- 更新日 : 2023年9月8日
送付状はどんな用紙に印刷すべき？手書きの場合の紙も紹介
ビジネスにおける書類には、送付状を添付することがあります。メインとなる書類とは別に作成されることが多いため、作成方法や書式、用紙が異なる場合も多いでしょう。
送付状に使う用紙は、どのようなものがふさわしいのでしょう。ここでは送付状を作成する際、適切とされる用紙について解説します。
目次
送付状を印刷する際は何の用紙が適している？
送付状を印刷する場合、どのような用紙を用いるべきでしょうか。ここでは送付状を印刷する際に適した用紙と、書き方について解説します。
一般的なコピー用紙で作成すれば問題はない
現在、ビジネスの現場では一般に、書類はパソコンとプリンタを使って作成します。そのため送付状も、ビジネスで多く用いられるA4サイズのコピー用の普通紙に印刷することが多いでしょう。
ただし、送付状の用紙サイズに規定はないため、必ずA4サイズである必要はありません。取引先の要望があれば、B5サイズで作成するケースもあるでしょう。また送付状に、上質紙などより高級感のある材質の紙を使うこともあります。
横書きには算用数字を使う
送付状に用いる用紙は、通常のコピー用紙で問題ありません。ただし、パソコン・プリンタで印刷する場合は「横書き」が一般的です。上から順に送付日、宛名、送付元情報など、決められた位置に適切に記入する必要があります。
なかでも気をつけたいのは、日付や数量といった数字に「算用数字」を用いることです。漢数字は横書きの場合、読みづらいという難点があります。送付状に用いる数字は、慣用句等を除いて算用数字に統一しましょう。
また、文字のフォントを多用しすぎる場合も読みづらくなってしまうため避けるべきです。
送付状を手書きする際は何の用紙が適している？
用途によっては、送付状を手書きで書く場合もあるでしょう。ここでは手書きの送付状に適した用紙の特徴と、横書きで書く場合との違いを解説します。
縦書きのシンプルな便箋を選ぶ
手書きの送付状は縦書きが基本となるため、書く用紙も縦書きに適した体裁のものが必要です。用紙のサイズは主となる書類と同じサイズで、縦書きしやすい罫線つきのシンプルな便箋が適しています。柄や色、縁取りなどの装飾がない、シンプルなものを選びましょう。
なお、現在ビジネスで多く用いられる用紙サイズはA4サイズです。A4サイズの罫線つき便箋は種類が少ないため、手に入らない可能性もあります。そのため入手できない場合は、B5サイズを使っても問題はありません。
横書きとの書き方の違いに注意
縦書きと横書きの特徴的な違いは、日付や数字に現れています。横書きの場合、日付と数字は算用数字を用いますが、縦書きでは算用数字だと書きづらく読みづらくなってしまうため、漢数字を用いるのが一般的です。また日付も、横書きでは西暦を用いますが、縦書きでは和暦を用います。書類ごとに振る番号やそれぞれの枚数も漢数字を使いましょう。
また横書きとは、項目の位置もかなり違うため注意が必要です。横書きでは日付が最上段で右寄せ、宛名はその次の段に左寄せ、発送元情報は宛名の下段に今度は右寄せで記入します。しかし縦書きでは、日付は本文の次に、その次の行は下端に発送元情報を、さらに次の行に宛名を書くのがマナーです。
送付状のテンプレート・ひな形
送付状は主となる書類に添える書類ではありますが、適切なマナーに沿って作成することが大切です。しかし、はじめて作成するような場合には、どのように作成するべきか悩むケースもあるでしょう。
そのような場合に、活用したいのが送付状のテンプレートやひな形です。適切な書式や項目があらかじめ入力されているため、誰でも簡単に送付状を作成できます。
さまざまな種類が用意されているため、用途にあったものを選択して活用しましょう。
送付状を作る際のポイント
送付状を作成する際には、以下のポイントに留意する必要があります。
- 送付状の役割
- 送付状を同封すべきケース
- 封筒の入れ方
ここではそれぞれのポイントを確認しておきましょう。なお送付状の具体的な書き方については、下記の内容もご参照ください。
送付状の役割
送付状の役割は、おもに以下の3点です。
- 相手に同封した書類の内容全体を把握しやすくする
- 宛先を明確にすることで的確にスムーズに届きやすくする
- 同封した書類の種類や枚数に間違いがないか確認できる
送付状に記載されている宛先に、企業名だけでなく部署名や担当者個人名を記入することで、開封した人はそれがどこの誰に届けるべき書類なのかがすぐにわかります。また各書類の枚数は、書類の枚数が多い場合に役立つ項目です。
送付状は重要な書類を、確実かつスムーズに相手へ届けたいときに利用できる書類です。そのため、届ける相手への配慮であり、思いやりともいえます。開封した人が理解しやすいように表記する工夫も必要でしょう。
送付状を同封すべきケース
送付状を同封する必要があるのは、以下のような状況が想定されます。
送付状は、ビジネスにおける取引に欠かせない書類を、適切なタイミングで確実に届けるための書類です。宛先の担当者に届くまでの間に、何人もの手を経るようなケースではとくに重要といえるでしょう。
封筒の入れ方
先方に、よりスムーズに内容を確認してもらうためには、封筒への入れ方にも配慮する必要があります。
ビジネス文書を郵送する場合、A4サイズを三つ折りにして封筒に入れるのが基本です。全体の枚数が少ない場合は、主となる書類の上に送付状を重ねて三つ折りにします。先方で開封し書類を取り出したとき、最初に目にするのが送付状であるためです。
また三つ折りにするときは、最初に書類の下3分の1を上向きに折り、次に上3分の1を下向きに折り込みましょう。これにより書類を開いた際、最初に送付状のタイトルが目に入るようになります。
送付状には飾らないシンプルな用紙がおすすめ
送付状は商品や書類などを送る際に、受け取る側に対して送付の意図や内容を伝えるための文書です。受け取った人に良い印象を与えるため、適切な用紙とフォーマットで作成することが重要です。
送付状を印刷する場合、一般的には白いA4サイズの用紙が使用されます。ただし、できるだけ高品質な用紙を選ぶことをおすすめします。
一方、手書きの送付状を作成する場合でも、清潔で読みやすい文字で書くことが重要です。手書きの送付状には、手紙用の封筒に使われるような封筒サイズの用紙を使うことが一般的です。
どちらの場合においても、飾らないシンプルな用紙を選択しておくのが無難といえるでしょう。
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