- 更新日 : 2023年9月1日
領収書の発行を依頼するには？メールの文面例を紹介
代金を支払ったのに領収書を受け取っていないケース、受け取るのを忘れてしまったケース、あるいは領収書を受け取ったけど紛失してしまったケースなどで、取引先に領収書の発行や再発行を依頼することもあるかもしれません。
今回はメールで領収書の発行を依頼する場合の文面例や注意点についてご紹介します。
目次
領収書の発行を依頼するタイミングは？
基本的に領収書は代金を支払ったタイミングで発行します。領収書は民法上の「受取証書」にあたり、民法第486条には以下のように規定されています。
第四百八十六条 弁済をする者は、弁済と引換えに、弁済を受領する者に対して受取証書の交付を請求することができる。
２ 弁済をする者は、前項の受取証書の交付に代えて、その内容を記録した電磁的記録の提供を請求することができる。ただし、弁済を受領する者に不相当な負担を課するものであるときは、この限りでない。
引用：e-Gov法令検索｜民法
弁済（支払い）と引き換えにはじめて受取証書の交付が受けられるわけですから、代金を支払っていない場合は領収書を発行することはできません。また、領収書は電磁的記録（データ）での提供も可能です。たとえばメールで依頼をして、PDFなどのデータを添付して返信してもらうといった方法も有効となります。
原則として領収書は代金を支払った際に発行してもらいますが、発行されていない場合、受け取りを忘れてしまった場合は、後でも請求可能です。ただし、取引から時間が経過していると代金の支払日や金額、明細など取引に関する記録がなくなってしまっていることも考えられるため、なるべく早めに請求するのが望ましいです。
領収書の発行を依頼するメール文面例
それでは領収書の発行を取引先に依頼する際のメールの文面例を見ていきましょう。
株式会社●●
●● ●●様
いつも大変お世話になっております。
◯◯株式会社の◯◯でございます。
X月X日に納入いただきX月X日に代金XX,XXX円を支払い済みの■■（商品名）について、領収書を発行していただきたくお願い申し上げます。
日付：X月X日
宛名：◯◯株式会社
金額：XX,XXX円
但し書き：消耗品代
大変恐縮ですが、弊社の経理処理の都合上X月X日（X）までに原本を頂戴できると幸いです。
また、本メールに領収書のPDFデータを添付して返信していただくかたちでも問題ございません。
お忙しい中恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
領収書を発行するうえで必要なのは取引の情報です。まずはどの取引に関する領収書が欲しいのかを明らかにしましょう。そのためにも商品の納入日や代金の支払日、商品名について記載しておくことが大切です。
領収書には日付や宛名、金額、但し書きという項目を記載しなければなりません。これらを箇条書きにすることで、スムーズな発行につながります。
また、いつまでに欲しいのか、期限を定めておくことで、経費精算までに間に合うよう発行してもらえる可能性が高くなります。
領収書の発行を催促するメール文面例
次に、一度領収書の発行を口頭もしくはメールで依頼したのにも関わらず発行されていない場合の督促文面例について見ていきましょう。
株式会社●●
●● ●●様
いつも大変お世話になっております。
◯◯株式会社の◯◯でございます。
X月X日に納入いただきX月X日に代金XX,XXX円を支払い済みの■■（商品名）について、領収書の発行をお願いしておりましたが、未だに届いておりません。
ご多忙とは存じますが、至急ご確認の上原本を頂戴するか、PDFデータを添付して返信していただけますようお願い申し上げます。
日付：X月X日
宛名：◯◯株式会社
金額：XX,XXX円
但し書き：消耗品代
大変恐縮ですが、弊社の経理処理の都合上X月X日（X）までに対応していただけますと幸いです。
なお、本状と行き違いでご送付いただいておりましたら、あしからずご容赦下さい。
お忙しい中恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
こちらもどの取引に対して領収書が必要なのかを明らかにし、記載項目を箇条書きにすることで、スムーズな発行につながります。また、メールが見落とされる可能性もあるため、急を要する場合はメールに加えて電話でも督促すれば確実です。
急いでいたり約束が守られなかったりしたことでイライラする気持ちもあるかもしれませんが、今後良好な取引を継続するためにも、感情的にならないよう注意しましょう。
領収書の発行を依頼する際に気をつけること
領収書の発行を依頼する際には以下の2点について注意しましょう。
- すでに代金の支払いが済んでいるか？
- すでに領収書が発行されているか？
前述のとおり領収書は代金の支払いと引き換えに発行を請求できるものです。代金が未払いの場合は領収書を発行してもらえません。
また、原則として領収書は1回の取引につき1枚のみ発行します。領収証を二重発行すると経費の架空請求や脱税などの不正行為につながりかねませんので、再発行には対応しない企業も少なくありません。本当に領収書が未発行なのか、受け取っていて破棄や紛失していないかをチェックしましょう。
領収書の発行を依頼するときはメールの書き方を工夫するとスムーズです
領収書の発行をメールで依頼する場合は、書き方を工夫するとスムーズに受け取れるようになります。どの取引の領収書が欲しいのか、領収書にはどのような記載をしてほしいのか、いつまでに欲しいのかをメール内で明確にしておくことで、スムーズに領収書が受け取れるようになります。
領収書だけに限ったことではありませんが、相手の立場に立ってメールの文面を考えてみましょう。
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