更新日 : 2024年10月21日

AI-OCRで請求書をデータ化する方法は？メリットやおすすめのサービスも

OCR（光学文字認識機能）という技術は従来もありましたが、近年のAIの発達により「AI-OCR」という新たなOCR技術が注目されています。今回は「AI-OCR」を使って書面の請求書をデータ化するメリットやおすすめのサービスについて解説します。

そもそもAI-OCRとは？
AI-OCRで請求書をデータ化する方法は？
AI-OCRで請求書をデータ化するメリットは？
AI-OCRで請求書をデータ化するときの注意点は？
- 文字や数字の識別精度が100％ではない
- 利用するシステムによっては非定型のフォーマットの識別が困難
AI-OCRで請求書をデータ化するならマネーフォワードクラウド
「AI-OCR」を使って事務効率アップを

そもそもAI-OCRとは？

はじめに、AI-OCRとは何かについて解説します。「OCR」は「Optical Character Recognition」の略であり、請求書などの書面に記載されている文字や数字を光学的に抽出し、電子データに変換する機能です。抽出した文字や数字をエクセル等に反映させたり、書面の文字データから会計の仕訳処理を行ったりするなど、書面のデータを手動で電子化する手間を省ける便利な技術です。

しかし、従来のOCR技術では文字や数字の誤認識が起こるなどの弊害がありました。そこで近年注目されているAIの学習機能とOCR技術を組み合わせることで、データ認識の精度を向上させたのがAI-OCRです。

AI-OCRで請求書をデータ化する方法は？

では、AI-OCRを使ってどのように請求書をデータ化するのか、その方法について解説します。

請求書の読み取り

はじめに、紙ベースの請求書を専用のスキャナや複合機のスキャン機能などを使って電子データとして読み込みます。利用するAI-OCRによっては、画像撮影などにも対応しており、スマートフォン等で請求書を撮影するだけで読み取れる機能もあります。

読み取りデータの識別

スキャンや撮影により読み取った文字や数字のデータを、AIを使って識別していきます。「ソ（そ）」と「ン（ん）」のように、特に手書きの文字については、従来のOCRではよく誤認識が発生していましたが、AIの持つ学習機能を使った識別により、精度の高い識別ができるようになりました。

識別データの抽出

AI-OCRが識別した文字や数字のデータを、エクセルやワードなどのデータとして抽出できます。また、読み取った請求書を単純な画像データとして保存することも可能です。

AI-OCRで請求書をデータ化するメリットは？

進化したOCRであるAI-OCRは、特にビジネスにおいて非常にメリットのある技術です。次に、AI-OCRを利用するメリットをご紹介します。

事務作業の効率化

例えば、請求書を会計伝票に起票するにあたって、従来であれば簿記の知識を持った事務担当者が、請求書を見ながらパソコンにデータ入力する形で対応していました。

しかしAI-OCRのなかには、文字や数字の高い識別精度はもちろんのこと、識別したデータから自動で仕訳処理を行ってくれる機能を備えたものがあります。これにより、従来の手入力を省略して事務作業を効率化できます。

コストの削減効果

請求書のデータを電子データとして利用するためには、手動でデータを起こす必要がありました。初期の設備投資はかかるものの、AI-OCRを利用すれば請求書からのデータ入力が原則不要になるため、そのための人員を雇用する必要がなくなります。

請求書の保管コストの削減

「電子帳簿保存法」では、請求書をスキャナ保存しておけば原本である紙ベース請求書の保管義務はなく、破棄しても問題ありません。電子帳簿の保存要件さえ満たせば、保管場所や保管する手間が省けるためコストの削減につながります。

AI-OCRで請求書をデータ化するときの注意点は？

近年成長をみせるAI-OCRですが、注意点もあります。次に、AI-OCRで請求書をデータ化する際の注意点について解説します。

文字や数字の識別精度が100％ではない

AIの学習機能が高いとはいえ、人が書く、癖がある文字や数字を識別する精度は100％ではありません。人間が見れば、癖がある文字や数字も、前後の文書の流れなどからある程度識別できます。しかし、基本的にAIは学習しなければ識別できず、100％近い精度になるには相当の時間と学習を要します。

利用するシステムによっては非定型のフォーマットの識別が困難

請求書や領収書のように、会社名や金額が用紙の一定の位置に記載されているケースではAIの識別精度が上がります。しかし、手書きの請求書のように位置が決まっていない非定型フォーマットの場合、利用するシステムによってはAI-OCRの識別精度が著しく低下する場合もあるようです。

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