- 更新日 : 2023年7月7日
納品書に同封する送付状の書き方は？送り状との違いも解説
納品書を取引先に送付する際には、送付状を同封・添付するのが一般的です。必ず必要であるというわけではありませんが、「より丁寧な仕事」を印象付け、信用度が増すでしょう。書式や内容に決まった型がないゆえに、かえってどう書けばいいのか迷ってしまうこともあるかもしれませんが、構成さえ分かれば難しいことはありません。ここでは送付状の書き方と注意点について解説します。
目次
納品書に送付状は同封すべき？
納品書を送付するときは、送付状を同封すると丁寧な印象を与えられます。必ずしも同封が求められるわけではありませんが、ビジネスマナーとして送付状を同封するようにしましょう。
送付状の役割
送付状には、次の役割があります。
- あいさつ状の代わりになる
- 同封した書類に抜け漏れがないか確認できる
封筒に納品書だけを入れると、送り先にあいさつの言葉を伝えられません。送付状にあいさつ文を記載し、あいさつ状の代わりとすれば、送り先により一層の誠意を伝えられます。
また、送付状はそもそも同封書類の一覧を記載するための書類です。「納品書1枚」のように送付状に明記しておくことで、送り主だけでなく送り先も書類に抜け漏れがないか確認できます。
送付状と送り状の違い
送付状は「送り状」とも呼ばれることがあります。
ほかにも、「カバーレター」や「添え状」と呼ばれることもありますが、いずれも同じで、同封書類一覧やあいさつ文を記載するための書類です。納品書や請求書、伝票などを郵送するときは、送付状を1枚添付するようにしましょう。
納品書に添える送付状の書き方
送付状の内容の構成は、次の3点になります。
- 日付・宛名・送付者・件名
- 主文：あいさつ・通知
- 末文：備考
それでは、項目ごとの書き方をご紹介します。
納品書に添える送付状の書き方 1．「序文」
日付
日付は発送日です。納品書の日付が到着日である場合には、日付が一致しません。しかし、このことに問題はありません。
宛名
会社名・部署名・担当者名など。
送付者
会社名・組織名・送付者・連絡先を記載し、必要なら担当者印を押印します。
件名
「納品書送付のご案内」「納品書送付のお知らせ」など。
納品書に添える送付状の書き方 2．「主文」
仕事上の文書には、頭語と結語を使うのが礼儀です。「拝啓」＋「敬具」や、「謹啓」＋「敬具」などの組み合わせがあります。
あいさつ
「拝啓」「謹啓」などの後には、次にあげるような挨拶文を書きます。
平素は格別のお引き立てをいただき、ありがとうございます。
日頃よりご愛顧を賜わり、厚くお礼申し上げます。
さらに、「この度は、数ある中から弊社を選んでいただき、誠にありがとうございました」や「先日の納品ではご迷惑をおかけし、誠に申し訳ありませんでした」など、自分の言葉であいさつを添えるのもいいでしょう。
通知
納品書を送付したので内容を確認して欲しいという旨を記載します。例文は以下のとおりです。
- 添付書類が複数の場合は「以下の書類」とし、その下に詳細を記載します。納品書のみを送付する場合には、本文中にそのまま「納品書」と記したほうが簡潔です。○月○○日付で納品いたしました商品の納品書を送付させていただきます。ご査収いただきますよう、お願い申し上げます。
- 早速ですが、以下の書類を添付させていただきます。ご査収くださいませ。
- 以下の書類を送付させていただきます。ご査収くださいますようお願いいたします。
以上のような通知文のあとに「敬具」と記し、本文は終了です。
後に詳細を記載する場合
本文中に「以下の書類を添付」と書いた場合には、書類内容の詳細を書き加えます。最初に「記」としたあと、添付書類の詳細（納品書1通 明細書1通……など）を付記し、最後に「以上」と結びます。
ご査収とは
ご査収とは、「中身を確かめたうえで受け取ってください」ということです。相手に確認を要求する内容なので、丁寧な言い方の「ご査収」を使います。ただし、堅苦しいと感じる場合には「ご確認ください」と書いても大丈夫です。なお、相手がすでに確認済みの場合に「確認」を重ねて求めるのは失礼にあたります。その場合は「お納めください」とします。
添付の注意点
メールに納品書やその他関連書類を添付することもあるでしょう。添付を忘れるケースも少なからずあります。メールの画面上で目視確認しにくいのが原因だと言われており、防ぐ特効薬はないのですが、最初に添付させたうえで本文を書く、本文だけでなくタイトルにも「添付有」と記載し忘れにくくする、などの対策をとるように心がけましょう。
納品書に添える送付状の書き方 3．「末文」
備考
取引や納品に関する補足・お礼など。
ご不明な点がございましたら、お手数ですが上記担当者までお問い合わせ下さい。
納品書・送付状のテンプレート
納品書や送付状は記載する内容がほぼ決まっているため、テンプレートを使うと簡単に作成できます。それぞれ、無料でダウンロードできるテンプレートを紹介します。
送付状テンプレート
送付状にはあいさつ文を記載しますが、季節のあいさつは必要ありません。以下からテンプレートをダウンロードして、お使いください。
ただし、同封する書類は状況によって変わります。「記」の後に添付書類を正しく記載しておきましょう。
納品書テンプレート
納品書には、自社の住所や名称、電話番号などの情報を記載しなくてはいけません。自社情報をすべて記載した状態のフォームを作成しておくと、次回以降は手間をかけずに納品書を作成できます。
以下からテンプレートをダウンロードし、自社情報を記載した状態で保存してください。あらかじめ取引先情報を記載したフォームを別個に作成しておくと、さらに便利に活用できます。
納品書などの重要書類には送り状を添えよう
納品書や請求書などの重要な書類を郵送するときには、送り状を添えるようにしましょう。より丁寧な印象を与えるだけでなく、同封されている書類を明確にできるため、送り主だけでなく送り先も抜け漏れがないか確認しやすくなります。
送り状は、あいさつや同封書類の種類を伝えるためだけの書類のため、凝った文章は必要ありません。テンプレートなどを活用して必要情報を過不足なく記載し、シンプルに作成しましょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
