- 更新日 : 2025年3月6日
雇用契約書・労働条件通知書の送付状とは？テンプレートと郵送の注意点ガイド
雇用契約書や労働条件通知書を郵送する際、送付状（添え状）も一緒に送ることは、ビジネスマナーとして大切です。しかし、「送付状はどう書けばいいの？」と感じる方も多いのではないでしょうか。送付状は、同封した書類の内容や部数を伝える役割があり、誤送や不足を防ぐためにも重要なものです。この記事では、送付状の書き方や例文、テンプレート、郵送する際の注意点をわかりやすく解説します。
▼雇用契約書・労働条件通知書の送付状のひな形・テンプレートを無料でダウンロードいただけます。
目次
雇用契約書・労働条件通知書に送付状は必要？
雇用契約書や労働条件通知書は、入社手続きに関する重要な書類です。ビジネスで書類を郵送する際には、送付状（添え状）を添えるのがマナーです。送付状には、送付する目的や書類の内容を簡潔に記載し、受け取る側にとってわかりやすくする役割があります。
送付状をつけることで、書類が正式な手続きの一環であることを明示し、企業の信頼性を高める効果もあります。また、書類の不備や誤解を防ぐためにも重要な役割を果たします。
雇用契約書・労働条件通知書を郵送するときの添え状（送付状）の書き方
雇用契約書や労働条件通知書を郵送する際の送付状の書き方にはいくつかのポイントがあります。適切な形式で作成することで、受け取る側に好印象を与え、スムーズな手続きを促進できます。
書類の作成日（年月日）
送付状の冒頭には、書類を作成した日付を記載します。日付は「令和〇〇年〇〇月〇〇日」のように、正式な書式で記載します。送付された書類がいつ作成されたのか、相手に伝わり、受け取った側も適切に対応しやすくなります。
また、法律関係や契約書などの重要な書類の場合は、日付は非常に重要な要素となります。日付があることで、書類の発行時点が明確になり、手続きの記録としても役立ちます。
宛名
宛名には、受取人の氏名や所属部署を記載します。個人宛ての場合は「○○様」、部署宛ての場合は「○○御中」と表記します。
差出人（送付側の情報）
差出人（送付側）の情報も記載します。送付側の企業名、担当部署、担当者名、連絡先を記載します。書類に関して問い合わせがある場合に、スムーズに対応できるようにするためです。
タイトル・件名
送付する書類の内容が一目でわかるように、タイトルを明記します。例えば、「雇用契約書送付のご案内」や「労働条件通知書送付のご案内」と記載します。
本文（挨拶）
ビジネス文書では、時候の挨拶を入れることが一般的です。「拝啓 春暖の候、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」のように、季節に合わせた表現を使います。
本文には、送付する書類の簡単な説明を加え、受け取った相手がどのように対応すべきかを伝える文章を記載します。
例えば、「〇〇契約書をご確認の上、ご署名いただき、返送をお願いいたします」といった具体的な指示を加えると、相手にとってもわかりやすくなります。形式的な文面で問題ありませんが、相手に敬意を示す表現を用いましょう。
送付書類の内容・部数
本文の最後には、同封した書類の種類と部数を明記します。例えば、「雇用契約書（2部）」や「労働条件通知書（1部）」のように記載すると、受取人が内容を確認しやすくなります。
雇用契約書・労働条件通知書の送付状のひな形、テンプレート
雇用契約書・労働条件通知書を郵送する際に添付する送付状のテンプレートを無料でダウンロードいただけます。
マネーフォワード クラウドでは、今すぐ実務で使用できる、テンプレートを無料で提供しています。以下よりダウンロードいただき、自社に合わせてカスタマイズしながらお役立てください。
雇用契約書・労働条件通知書を郵送する際の送付状の例文
雇用契約書や労働条件通知書を郵送する際には、送付状（添え状）を同封するのがマナーです。送付状があることで、受け取る側が何の書類を受け取ったのかを明確に把握できます。ここでは、企業側から送る場合と従業員から返送する場合の送付状の例文を紹介します。
企業側から送る送付状の例文
令和○年○月○日
〇〇 〇〇様
〒123-4567
東京都〇〇区〇〇町1-2-3
TEL: 03-1234-5678
担当：〇〇 〇〇
書類送付のご案内
拝啓 時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。
このたびは、弊社へご入社いただき誠にありがとうございます。
早速ではございますが、下記の書類を送付させていただきます。内容をご確認の上、署名・押印いただき、ご返送くださいますようお願い申し上げます。ご不明点がございましたら、〇〇部〇〇までお気軽にお問い合わせください。
なお、返信用封筒を同封しておりますので、ご利用ください。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
敬具
記
- 雇用契約書 2通
- 労働条件通知書 1通
- 返信用封筒
以上
従業員から返送する送付状の例文
令和○年○月○日
株式会社△△△△
人事部 ご担当者様
〒789-0123
東京都〇〇区〇〇町4-5-6
TEL: 090-1234-5678
雇用契約書等の送付につきまして
拝啓 〇〇の候、貴社におかれましては、ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。
この度は、入社にあたり、雇用契約書および労働条件通知書をご送付いただき、ありがとうございます。
書類の内容を確認し、必要事項を記入・押印のうえ、返送いたします。お手数ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
敬具
記
- 雇用契約書（署名・押印済み）1通
- 労働条件通知書 1通
以上
雇用契約書・労働条件通知書を郵送する際の注意点
雇用契約書・労働条件通知書を郵送する際のポイントや注意点を解説します。
返信用の封筒を同封する
企業側から雇用契約書を送付する際には、返信用封筒を同封するとスムーズです。返信用封筒には、企業の送付先住所を記載し、切手を貼付しておくと、受け取る側の負担を軽減できます。
押印せずに送る
契約書の原本は押印せずに送るのが一般的です。押印は相手側の署名後に行います。
企業側から未押印のものを送付し、従業員が署名・押印した後に返送してもらいます。返送された書類に押印し、最終的な控えを従業員に渡します。
クリアファイルに入れA4サイズ封筒で送る
書類を送付する際には、折れや汚れを防ぐために、クリアファイルに入れ、A4サイズの封筒を使用します。書類が折れずに届くため、受け取り側が確認しやすくなります。
追跡サービスが利用できる形式で発送する
重要な書類であるため、普通郵便ではなく追跡が可能な郵送方法を利用すると安心です。
- 簡易書留：配達記録が残り、受取時に対面での受け取りが必要。
- 特定記録郵便：追跡可能だが、対面受取は不要。
- レターパック：速達扱いで、追跡が可能。
雇用保険や社会保険に関する書類は郵送を控える
個人情報が含まれる以下の書類は、できるだけ郵送を避け、対面での受け渡しをおすすめします。
電子契約なら契約書を郵送する時間やコストを削減できる
契約書の取り交わしには、郵送よりも電子契約を利用する方法もあります。電子契約を導入すると、契約手続きを迅速化できるだけでなく、コストの削減や管理の効率化にもつながります。
電子契約を利用すると、郵送費や印紙税を削減できるため、企業の負担を軽減できます。また、オンライン上で署名が完結するため、契約締結までの期間が短縮され、手続きがスムーズになります。さらに、契約書をデータで保管できるため、紙の書類のように保管場所を確保する必要がありません。
一方で、電子契約を導入する際にはいくつかの注意点があります。電子契約は法的に有効ですが、取引先が電子契約に対応していない場合は、紙の契約書が必要になることがあります。また、契約データの漏えいを防ぐために、信頼できる電子契約サービスを利用し、適切なアクセス管理を行うことが重要です。
雇用契約書・労働条件通知書を適切に送付しよう
雇用契約書や労働条件通知書の送付状を正しく作成し、郵送の際は封筒の選び方や発送方法にも気を配ることが大切です。適切な手続きを行うことで、スムーズな入社手続きにつながります。
また、電子契約を導入することで、契約手続きの時間やコストを削減し、業務の効率化を進めることも可能です。状況に応じて、紙と電子のどちらが適しているかを判断し、適切な方法で契約手続きを進めることが重要です。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容（テンプレートを含む）の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。
関連記事
お中元を贈る送付状・添え状の例文、テンプレート、書き方を解説
お中元を郵送する場合は、送付状や添え状を添えることがビジネスマナーとされています。受け取る方への配慮の気持ちを込めて、丁寧に作成することが大切です。状況に応じて適切な文面を選ぶよう心がけましょう。本記事では、送付状と添え状の違いや、シーン別…
詳しくみるDMの送付状の例文、テンプレート、販売戦略に繋がる書き方を解説
お客様へのパンフレットや商品カタログやクーポン、キャンペーン案内、サービス紹介などのDMに送付状を添えることで、企業の丁寧な姿勢が伝わり、ブランドイメージの向上にもつながります。 この記事では、DMを郵送する際の送付状の書き方や、新規顧客開…
詳しくみる採用証明書の送付状の書き方とは？会社宛・個人宛の例文、テンプレートを紹介
採用証明書とは、失業手当（雇用保険）を受給中の人が就職した事実を証明するための書類です。新しい就職先が決まったら採用証明書をハローワークに提出することで、失業手当の受給停止や再就職手当の申請などに使われます。こうした書類を郵送する際には、一…
詳しくみる請求書をFAXで送っても問題はない？送付状の書き方も紹介
取引先から「請求書をFAXで送ってください」と言われ、指示通りにして良いか困ってはいませんか。請求書のFAX送付はビジネスマナーとして問題ある行為ではありません。 ただし郵送やメールでの送付が一般的なため、取引先から同意を得た場合に限って行…
詳しくみる送付状に使える3月の時候の挨拶まとめ 上旬・中旬・下旬それぞれ紹介
ビジネス文書に同封する送付状には、時候の挨拶を入れるのが一般的なマナーです。時候の挨拶とは季節を表す言葉を用いた挨拶のことで、それぞれの季節感や気候の様子を表す言葉を添えます。 本記事では3月に送る送付状に書く時候の挨拶について、例文ととも…
詳しくみる傷病手当金申請書の送付状の書き方は？ 会社宛や個人宛の例文、テンプレート
傷病手当金は、業務外の病気やケガで働けない場合に、健康保険から一定の給付を受けられる制度です。申請には「傷病手当金申請書」を提出する必要がありますが、その際に送付状があると受け取る側もスムーズに対応できます。 この記事では、会社から従業員宛…
詳しくみる