• 更新日 : 2023年4月7日

見積書を送る封筒の書き方を解説!宛先や見積書在中の位置は?

見積書を送付する封筒の書き方や書類の入れ方には、一定のマナーがあります。見積書は信書であるため、普通郵便だけでなく簡易書留やレターパックでも送付可能です。この記事では、見積書を送付する封筒の書き方などを解説します。見積書を送付する際の参考にしてください。

見積書を送る封筒に記載すべき事項

見積書を送付する封筒には、押さえておくべきポイントがいくつかあります。

封筒に記載する事項は、相手に対する気遣いだけではなく、ビジネスマナーとしても重要です。下図を参考に、見積書を郵送する際、送付する封筒に記載すべき事項を解説します。

見積書を送る封筒に記載すべき事項

郵便番号・住所

見積書を郵送する際、まずは郵便番号を記入します。郵便番号の枠がない場合は、封筒の上部に「123-4567」のように記載しましょう。

次に住所を記載します。郵便番号が記載されていれば、都道府県名の記載がなくても届きますが、受取先の住所は省略せず、都道府県から記載するのがビジネスマナーです。

ビル名やマンション名、階数なども、省略せずに記載しましょう。

会社名や個人名

見積書を扱う担当者がわかるときは、宛先として個人名まで封筒に記載します。「○○社 ××部 役職」に続けて個人名を続けます。

担当者がわからないときは、会社名と部署名のみ記載します。

敬称

見積書を郵送する際、個人名には「様」を、会社名や部署名には「御中」をつけます。

個人宛の場合、宛名は「○○社 ××部 □□様」と記載します。「御中」と「様」を併用しないことに注意しましょう。

一方、会社宛や部署宛の場合、宛名の書き方は「○○社 御中」「○○社 ××部 御中」です。

見積書在中

見積書を送付したことがわかるように、封筒に「見積書在中」のスタンプを押しましょう。

必ず付すべき印ではないですが、すぐに確認してもらいたい重要書類であることを相手方に伝えるためにも、明記しておくことをおすすめします。

見積書在中の記載が黒だと目立たないので、青字か赤字を使用するのが通例です。スタンプがなければ、手書きでも構いません。

裏面

封筒の裏面には差出人を記します。郵便番号、送付元の住所、会社名、担当者氏名を記載します。株式会社や有限会社は(株)(有)と省略せず、正式名称にしましょう。記載場所は、半分より右側の下部です。

最後に、「封をしました」という意味で、封をした部分に「〆」「封」「緘」のいずれかの印をつけます。

見積書を封筒に入れる際のマナー

見積書の郵送には、ビジネスマナーとして気をつけるべきことがあります。詳しく見ていきましょう。

送付状を同封

見積書を郵送する際は、送付状を同封します。送付状があると、どの書類が何通入っているかを受取先が一目でわかるようになります。

メールで見積書を送信する場合は、別途送付状を用意する必要はありません。本文に見積書を送信する旨を書けば十分です。

見積書の折り方

見積書を封筒に入れる際は、三つ折りにして郵送します。受取先が書類を開いたときに、見積書の表題がすぐ見えるように、表題部分は最後に折りたたんで封筒に入れます。

見積書を封筒で送る際の注意点

見積書を封筒で送る際には、いくつかの注意点があります。知らないと相手に迷惑がかかる可能性もあるため、しっかり押さえておきましょう。

用紙・封筒のサイズ

見積書はA4用紙で作成します。書き方に決まりはなく、手書きでも問題ありません。

封筒は長形3号(120mm×235mm)が主流です。中身が透けにくい封筒だとなおいいでしょう。

重さに応じた切手

定形郵便は、封筒を含めた総重量で郵送料金が変わります。25グラム以内で84円、50グラム以内で94円です。50グラム超は定形外郵便となります。

金額が不足していると、受取人が不足分を負担する可能性があります。相手方に失礼となるため、重さが心配な場合は、郵便局の窓口から送付しましょう。

郵送した旨を別途連絡

郵送にはタイムラグがあるため、送付してから数日内に到着しない場合があります。

送付先の住所が間違っていたり、郵便事故で届かなかったりする恐れもあるため、いつ見積書を発送したか、別途電話やメールなどで連絡するとお互いにとって安心です。

見積書を郵送する際のビジネスマナーを押さえておこう

見積書は、ビジネスマナーに従った郵送が重要です。封筒には相手先の住所・宛名を記載し、「見積書在中」のスタンプを押します。見積書とあわせて送付状の添付も忘れないようにしましょう。

長形3号封筒を使った場合、50グラム超は定形外郵便です。料金不足の場合、先方に負担させてしまう可能性があるため、心配なときは、郵便局で送付すると確実です。

郵便事情で見積書がすぐ届かない場合もあるため、見積書を送付した旨の連絡を入れておくといいでしょう。

よくある質問

見積書を送る封筒には、何を記載すれば良いですか?

見積書を送る封筒には、送付先の郵便番号、住所、会社名、部署名、担当者名、「見積書在中」の文字を記載します。詳しくはこちらをご覧ください。

見積書を封筒で送る場合、気をつけるべきことはありますか?

見積書だけでなく、送付状も添付します。封筒を含めた総重量に合った切手を貼付し、郵送したことを相手先に別途連絡をすると安心です。詳しくはこちらをご覧ください。


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