- 更新日 : 2024年11月6日
注文書のFAX送付状の例文・無料テンプレート、書き方を解説
FAXで注文書を送る際は、受信者が注文内容と総ページ数を一目で確認できるように送付状を添えることがビジネスマナーとなっています。適切な送付状を一緒に送ることで、万が一書類の送信トラブルが発生しても、いち早く対応できます。この記事では、注文書をFAXで送る際の送付状の書き方や具体的な文例、FAXを送る際の注意点をわかりやすく説明します。
また、すぐに使えるFAXの送付状（注文書）のテンプレートを無料ダウンロードいただけますので、効率的に送付状を作成いただけます。効率的なFAX送信にお役立てください。
注文書のFAX送付状の例文
FAXで注文書を送る場合のケース別例文を紹介します。必要に応じて内容を調整してお使いください。
一般的な注文書のFAX送付状の例文
FAX 送付状
X年X月X日
株式会社〇〇〇〇〇
ご担当：〇〇〇〇様
〇〇〇部〇〇〇課 担当：
TEL:XX-XXXX-XXXX
FAX:XX-XXXX-XXXX
E-mail:XXXXXX@XXXXX
【総ページ数】2ページ（本状含む）
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
このたび、注文書をFAXにてお送りさせていただきました。ご査収のうえ、宜しくご対応賜りますようお願い申し上げます。
ご不明な点等ございましたら、お手数ではございますが担当○○までご一報くださいませ。
敬具
・〇〇〇注文書 1枚
以上
間違いによる注文書の差し替えFAX送付状の例文
FAX 送付状
X年X月X日
株式会社〇〇〇〇〇
ご担当：〇〇〇〇様
〇〇〇部〇〇〇課 担当：
TEL:XX-XXXX-XXXX
FAX:XX-XXXX-XXXX
E-mail:XXXXXX@XXXXX
【総ページ数】3ページ（本状含む）
拝啓 平素より大変お世話になっております。
〇月〇日にお送りいたしました注文書に誤りがございましたため、訂正した注文書を再度FAXにてお送りさせていただきます。この度は、大変ご迷惑をおかけいたしましたことを深くお詫び申し上げます。お手数をおかけいたしますが、前回の注文書は破棄いただき、本書に基づきご手配いただきますようお願い申し上げます。
ご不明な点などございましたら、お手数ではございますが担当○○までご一報くださいませ。何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
〇〇〇注文書（差し替え） 2枚
以上
急ぎの注文書を送るFAX送付状の例文
X年X月X日
株式会社〇〇〇〇〇
ご担当：〇〇〇〇様
〇〇〇部〇〇〇課 担当：
TEL:XX-XXXX-XXXX
FAX:XX-XXXX-XXXX
E-mail:XXXXXX@XXXXX
【総ページ数】2ページ（表紙含む）
拝啓 平素より大変お世話になっております。〇〇でございます。
このたび、急ぎで注文したい品がございますので、注文書をFAXにてお送りいたします。ご確認いただき、迅速にご対応いただけますと幸いです。お手数をおかけいたしますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。
・〇〇〇注文書 1枚
以上
追加の注文書を送るFAX送付状の例文
X年X月X日
株式会社〇〇〇〇〇
ご担当：〇〇〇〇様
〇〇〇部〇〇〇課 担当：
TEL:XX-XXXX-XXXX
FAX:XX-XXXX-XXXX
E-mail:XXXXXX@XXXXX
【総ページ数】2ページ（表紙含む）
拝啓 平素より大変お世話になっております。〇〇でございます。
先日ご注文いたしました商品に関しまして、追加で発注したい品目がございますので、追加注文書をFAXにてお送りいたしました。ご査収の上、合わせてご手配をお願い申し上げます。
何かご不明な点がございましたら、〇〇までお気軽にご連絡ください。
敬具
・〇〇〇注文書（追加） 1枚
以上
注文書のFAX送付状の無料テンプレート
マネーフォワード クラウドでは、注文書のFAX送付状の無料テンプレートをご用意しております。
こちらからダウンロードできますので、ぜひお気軽にご利用ください。
注文書のFAX送付状の基本的な書き方
FAXの送付状に記載すべき項目とその記載方法を、以下の例文を使って解説します。
（1）日付
FAX送付状に送信する日付を記載します。そうすることで相手側も注文を受けた日付を把握しやすくなります。送付年月日は、送付状の右上に記載するのが一般的です。
（2）宛先
日付の下の行に左寄せで宛先を記載します。社名は（株）や（有）などと省略せず、必ず正式名称で記載します。
会社名の下には、部署名と担当者名、敬称を記載します。会社や部署に送付する場合、敬称は「御中」です。個人宛に送付する場合、敬称は「様」となります。
（3）差出人情報
差出人情報は、宛先の次の行に右寄せで記載します。記載内容は、住所、氏名、電話番号、FAX番号、メールアドレスです。
（4）表題
表題は「何の目的でFAXを送付したのか」を伝えるために作成します。送付状を手にしたときすぐ目につくように、表題は本文より少し大きめのフォントで記載しましょう。配置は中央寄せです。
表題は「注文書送付のご案内」など、わかりやすい文章にします。
（5）総ページ数
FAXは途中でページが欠けることがあるため、総ページ数の記載は非常に重要です。受信者がページの欠損を確認できるよう、以下の点に留意して記載します。
「総ページ数：〇ページ（表紙含む）」などと明記し、相手が表紙を含めた全体のページ数を認識できるようにします。
例えば3ページの書類を送る場合、「総ページ数：3ページ（表紙含む）」と記載することで、表紙＋本文2ページで3ページ構成であることが明確になります。
総ページ数を明記することで、万が一ページが欠けている場合に受信者が気づき、再送依頼をするなどの対応が取りやすくなります。
（6）頭語+挨拶文＋結語
頭語には挨拶の役割があります。手紙を書く際と同じく、ビジネスでも「拝啓」を頭語として添えることが一般的です。
「拝啓」の次に、挨拶文を記載します。挨拶文に時候の挨拶を入れると、テンプレートを作成した際、季節に合わせて変更が必要です。
結語は、送付状の締めの言葉となります。「拝啓」は頭語のため、対になる結語が必要です。こちらも手紙を書く際と同じで、「拝啓」を使用した場合は、対応する結語は「敬具」を使用します。
一般的なビジネス文書の例：
頭語： 拝啓
挨拶文： 平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
結語： 敬具
季節の挨拶を入れた例：
頭語： 謹啓
挨拶文： 紅葉の候、貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
結語： 敬白
改まった場面での丁寧な文例
頭語： 謹啓
挨拶文： 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。日頃より格別のご支援を賜り、心より御礼申し上げます。
結語： 謹白
（7）本文
本文は、何を送付したかを簡潔に記載する場所です。書類の送付と同時に伝えたい補足情報がある場合も、本文に記載します。
本文の最後は、丁寧な文章で締めましょう。
（8）「記」書き
記書きとは、箇条書きでわかりやすく伝えるために使われる記法です。「記」の後ろで改行し、同封物の内容と部数などを箇条書きで記載します。
箇条書きの内容が多く、1枚に収まらない場合は、箇条書き部分に「別紙参照」と記載し、送付内容を記載した別紙を添付しましょう。
（9）以上
「以上」と記載することで、記書きが終わった旨を送付先に伝えます。箇条書きの最後の項目で改行し、右端に記載します。
注文書をFAXを送る場合の注意点
送信の前後に電話連絡をする
送信前に受信可能な状態かを確認し、送信後は届いているかの確認を行います。特に重要な書類の場合は、必ず電話で到着確認をしましょう。これにより、未着や誤送信のリスクを大幅に減らすことができます。
送付状を1枚目にして送る
FAXを送る場合、送付状（FAX送信案内状）を1枚目に添付します。送付状があることで、受信側は送信者や送信内容を即座に確認でき、適切な対応ができます。また、FAXの未着や不備があった場合の連絡先としても重要です。
FAXは受信者以外も目にすることを考える
FAX受信機は通常、共有スペースに設置されているため、送信した書類は担当者以外の目に触れる可能性があります。そのため、個人情報や社内情報は必要最小限に留め、内容には十分注意を払いましょう。
FAX番号を間違えないようにする
FAXを送る際は、送信前に必ずFAX番号を複数回確認してください。特に新規の送信先は必ずダブルチェックを行います。もし万が一、FAXを間違った宛先に送信してしまった場合は、迅速な対応が必要です。最優先で誤送信先へ連絡を取り、深くお詫びすると共に、受信した書類の破棄をご依頼ください。その後、本来の送信先へ状況を説明し、謝罪の連絡をします。また、送信した書類内に取引先の重要情報が含まれていた場合は、該当する取引先様にも状況説明とお詫びの連絡が必要となります。
機密文書や親展の書類は送らない
機密情報や個人情報を含む文書はFAXでの送信を避けてください。これらの書類は、書留での郵送や暗号化メールなどセキュリティの高い方法で送付しましょう。
FAXを送信する時間帯に配慮する
FAX送信は相手先の営業時間を考慮した営業時間内に行いましょう。緊急時をのぞいて早朝や深夜の送信は避けるようにします。
注文書をFAX以外で送る方法
FAX以外にも、郵送やメールで注文書を送る方法があります。それぞれの方法について、送付状や注意点を以下に解説します。
郵送で注文書を送付する
郵送で注文書を送る場合は、注文書の一番上に送付状を重ねて封筒に入れます。受取側が内容をすぐに確認できるため安心です。急ぎの場合や重要な注文書の場合は「速達」や、配達記録が残る「書留」の利用を検討しましょう。
メールやチャットで注文書を送る
メールやチャットで送る場合は、送付状は必要ありませんが、送付状に相当するメッセージをメール本文に記載すると丁寧です。また、メールの件名に「【重要】注文書の送付」などと入れておくと、相手が迷惑メールと間違えないようにできます。注文書はPDFにし、添付漏れがないか、メールアドレスや相手の名前に間違えがないか確認して送付しましょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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