作成日 : 2023年1月27日

請求書を送信する際のファイル名は？電子帳簿保存法の検索要件も解説

請求書は郵便やファックスでも送付できますが、PDFとして作成してからメールに添付して送付することもできます。請求書をPDFとしてメールに添付する場合、PDFのファイル名はどのような付け方が望ましいのか、具体例を挙げて解説します。また、電子帳簿保存法で推奨されているファイル名も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

請求書をメールで送る際のファイル名はどうする？
請求書は電子帳簿保存法の検索要件に沿ったファイル名で保管
電子帳簿保存法に対応したシステムの利用が便利
請求書は検索しやすいファイル名で保存しよう

請求書をメールで送る際のファイル名はどうする？

メールで請求書を送るときは、改ざん防止のためにもWordやExcelからPDF化して添付するようにしましょう。請求書をメールなどで送る際、PDFのファイル名を「請求書」などシンプルなものにするとどの請求書か分からず、取引先に混乱を与えかねません。請求書の内容が分かるようなファイル名にすると、取引先だけでなく発行側もデータを管理しやすくなります。

請求書のPDFファイル名の付け方には、特別な決まりはありません。しかし、後からファイル名で検索する可能性があることを考えると、請求月と取引先、取引内容が分かるようにしておくほうがよいでしょう。いくつか例を紹介します。

「2023年4月社屋新築工事費用請求書 A社」
「4月印刷用紙代請求書 B社」
「【請求書】202304 建築資材 C社」

ファイル名のパターンを決めたら、すべての請求書のファイルを同じパターンで名づけるようにしましょう。

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請求書は電子帳簿保存法の検索要件に沿ったファイル名で保管

国税庁では電子帳簿保存法の一問一答で、ファイル名には取引年月日などの日付、取引金額、取引先を含め、統一した順序で入力することが望ましいとしています。これらの情報を過不足なく含めるだけでなく、ルールを決めて一定の順序で列挙することが好ましいです。

例えば、「20230901_D社_396000_建築資材請求書」のように記載すると、情報を過不足なくファイル名に盛り込めます。ただしあまりにも長くなると一目で確認しづらいこともあるため、取引金額など長くなりがちなものは省くのも1つの付け方です。

参考：電子帳簿保存法一問一答 Q.41｜国税庁

また、請求書をPDFで受け取った際は、発行した請求書とフォルダを分けるだけでなく、ファイル名に「A社から受領」などと記載しておくと後ほど検索する際に便利でしょう。

電子帳簿保存法に対応したシステムの利用が便利

請求書のファイルには必要な情報を過不足なく盛り込んだファイル名をつけると、後で検索しやすくなります。メールで受け取る側も、ファイル名を見るだけでどのような取引についての請求書なのか理解しやすくなるでしょう。また、ファイル名から宛名や日付、金額などの間違いに早めに気付けます。

ファイル名の付け方には社内でルールを決め、毎回正確に守ることが大切です。例えば「20XXXXXX_相手企業名_取引内容」のようにシンプルなルールを決めて、社内で統一するようにしましょう。

なお法人の場合、請求書は原則7年間の保管義務があります。欠損金がある事業年度に関しては10年間となります。また、個人事業主は原則5年間、適切に保管しなくてはいけません。ただし保管年数の起点となるのは確定申告書の提出期限の翌日です。

紙の書類を長期にわたって保管するのは、スペースが必要なだけでなく、紛失などのリスクもあり、できれば避けたいものです。電子帳簿保存法の要件を満たしたシステムで請求書を作成し、データとして保管するようにしましょう。

参考：電子帳簿保存法関係｜国税庁

請求書は検索しやすいファイル名で保存しよう

請求書をファイルで作成・保管するときは、社内でルールを決めてファイル名をつけるようにしましょう。ファイル名の付け方に法的な決まりがあるわけではありませんが、日付や取引内容、取引先の名前などを含めると、後で検索しやすくなります。受け取った請求書も同じルールでファイル名を付けるようにすると、よりデータをきれいに整理できるでしょう。

また、請求書は原則として7年間の保管義務があります。欠損金が生じた事業年度は10年間、個人事業主は原則5年間保管しなくてはいけません。大切な書類を正しく保管するためにも、管理しやすいファイル名をつけることが大切です。

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