- 更新日 : 2024年10月17日
請求書を送信する際のファイル名は？電子帳簿保存法の検索要件も解説
請求書は郵便やファックスでも送付できますが、PDFとして作成してからメールに添付して送付することもできます。請求書をPDFとしてメールに添付する場合、PDFのファイル名はどのような付け方が望ましいのか、具体例を挙げて解説します。また、電子帳簿保存法で推奨されているファイル名も紹介するので、ぜひ参考にしてください。
請求書をメールで送る際のファイル名はどうする？
メールで請求書を送るときは、改ざん防止のためにもWordやExcelからPDF化して添付するようにしましょう。請求書をメールなどで送る際、PDFのファイル名を「請求書」などシンプルなものにするとどの請求書か分からず、取引先に混乱を与えかねません。請求書の内容が分かるようなファイル名にすると、取引先だけでなく発行側もデータを管理しやすくなります。
請求書のPDFファイル名の付け方には、特別な決まりはありません。しかし、後からファイル名で検索する可能性があることを考えると、請求月と取引先、取引内容が分かるようにしておくほうがよいでしょう。いくつか例を紹介します。
- 「2023年4月 社屋新築工事費用請求書 A社」
- 「4月 印刷用紙代請求書 B社」
- 「【請求書】202304 建築資材 C社」
ファイル名のパターンを決めたら、すべての請求書のファイルを同じパターンで名づけるようにしましょう。
請求書は電子帳簿保存法の検索要件に沿ったファイル名で保管
国税庁では電子帳簿保存法の一問一答で、ファイル名には取引年月日などの日付、取引金額、取引先を含め、統一した順序で入力することが望ましいとしています。これらの情報を過不足なく含めるだけでなく、ルールを決めて一定の順序で列挙することが好ましいです。
例えば、「20230901_D社_396000_建築資材請求書」のように記載すると、情報を過不足なくファイル名に盛り込めます。ただしあまりにも長くなると一目で確認しづらいこともあるため、取引金額など長くなりがちなものは省くのも1つの付け方です。
また、請求書をPDFで受け取った際は、発行した請求書とフォルダを分けるだけでなく、ファイル名に「A社から受領」などと記載しておくと後ほど検索する際に便利でしょう。
電子帳簿保存法に対応したシステムの利用が便利
請求書のファイルには必要な情報を過不足なく盛り込んだファイル名をつけると、後で検索しやすくなります。メールで受け取る側も、ファイル名を見るだけでどのような取引についての請求書なのか理解しやすくなるでしょう。また、ファイル名から宛名や日付、金額などの間違いに早めに気付けます。
ファイル名の付け方には社内でルールを決め、毎回正確に守ることが大切です。例えば「20XXXXXX_相手企業名_取引内容」のようにシンプルなルールを決めて、社内で統一するようにしましょう。
なお法人の場合、請求書は原則7年間の保管義務があります。欠損金がある事業年度に関しては10年間となります。また、個人事業主は原則5年間、適切に保管しなくてはいけません。ただし保管年数の起点となるのは確定申告書の提出期限の翌日です。
紙の書類を長期にわたって保管するのは、スペースが必要なだけでなく、紛失などのリスクもあり、できれば避けたいものです。電子帳簿保存法の要件を満たしたシステムで請求書を作成し、データとして保管するようにしましょう。
請求書は検索しやすいファイル名で保存しよう
請求書をファイルで作成・保管するときは、社内でルールを決めてファイル名をつけるようにしましょう。ファイル名の付け方に法的な決まりがあるわけではありませんが、日付や取引内容、取引先の名前などを含めると、後で検索しやすくなります。受け取った請求書も同じルールでファイル名を付けるようにすると、よりデータをきれいに整理できるでしょう。
また、請求書は原則として7年間の保管義務があります。欠損金が生じた事業年度は10年間、個人事業主は原則5年間保管しなくてはいけません。大切な書類を正しく保管するためにも、管理しやすいファイル名をつけることが大切です。
よくある質問
請求書をメールで送信する際は、どのようなファイル名をつければ良いですか？
ルールを決めておくと、ファイル名が統一されて検索しやすくなります。取引年月日などの日付や取引金額、取引先を含め、統一した順序で入力するとより分かりやすくなります。詳しくはこちらをご覧ください。
受け取った請求書を保管する際は、どのようなファイル名をつければ良いですか？
受け取った請求書も発行する請求書と同一のルールでファイル名をつけると、よりわかりやすくなります。ただし、受け取った請求書であることがわかるように「A社から受領」などと記載しておきましょう。詳しくはこちらをご覧ください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容（テンプレートを含む）の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。
関連記事
はがきの郵便料金はいくら？切手の貼り方や差額への対応方法も解説
はがきの郵便料金は、2024年10月1日から値上がりします。63円から85円への値上がりです。はがきを送る際は、料金不足にならないよう、注意しましょう。DM発送などはがきを大量に送っている企業は、料金を抑える対策を考えなければなりません。 …
詳しくみる請求書の発行・受取などの処理業務を効率化するには？自動化におすすめのサービスも紹介
インボイス制度の施行やペーパーレス化の推進によって、請求処理をはじめとする経理業務が煩雑化しています。請求書の発行や受取をアナログで行っている場合、効率化できる余地は多いでしょう。まずは自社の業務フローを把握し、課題の原因を特定することが重…
詳しくみる郵便料金に消費税は発生する？仕訳やインボイス対応についても解説
郵便料金は、その内容などによって消費税の取り扱いが異なることがあります。例えば、郵便切手は原則として購入時には非課税です。この記事では、郵便料金と消費税の関係や、消費税が非課税になる場合と課税になる場合、インボイスとの関係について解説します…
詳しくみる請求書に振込先はどう記載する？項目や注意点を解説
事業者間の取引において請求額を口座に入金にしてもらうためには、請求書に振込先を記載する必要があります。振込先の情報として具体的にどのような事項を記載すべきか、今回は請求書に記載が必要な振込先に関する項目や注意点などを解説していきます。 請求…
詳しくみる業務委託の請求書テンプレートと書き方のポイントを紹介！
「業務委託の請求書」は、フリーランスや個人事業主、外部の専門家など、特定の企業に雇用されずに独立して業務を行う方が使用します。クライアントとの契約に基づいて特定のサービスやプロジェクトを提供した後、合意された報酬を請求するために請求書を作成…
詳しくみるインボイス制度をきっかけに請求書を電子化・ペーパーレス化するメリットは？
インボイス制度の導入で、多くの課税事業者が適格請求書の発行を求められるようになりました。インボイス制度導入以前でも、請求書の「紙」での取り扱いの見直しを考える流れはあったものの、インボイス導入を機として電子化・ペーパーレス化を考える会社も多…
詳しくみる