更新日 : 2025年2月21日

請求書の発行・受取などの処理業務を効率化するには？自動化におすすめのサービスも紹介

インボイス制度の施行やペーパーレス化の推進によって、請求処理をはじめとする経理業務が煩雑化しています。請求書の発行や受取をアナログで行っている場合、効率化できる余地は多いでしょう。まずは自社の業務フローを把握し、課題の原因を特定することが重要です。

この記事では、請求書の処理業務を効率化する方法や、導入を検討すべきシステムについて解説します。

目次 [非表示にする]

請求書の処理業務の一般的な業務フロー
- 請求書発行の業務フロー
- 請求書受取の業務フロー
請求書の発行・受取業務における課題
請求書の発行・受取業務を効率化する方法
請求書の発行・受取業務を効率化するメリット
請求書の発行・受取業務を効率化するサービスの種類
請求書の発行・受取業務を効率化するサービスの選び方
請求書の処理業務を効率化して経理の負担を軽減しましょう

請求書の処理業務の一般的な業務フロー

請求処理のどの工程に改善の余地があるのかを知るために、まずは請求書の発行・受取時の業務フローを紹介します。

請求書発行の業務フロー

請求書発行の一般的な業務フローは次のとおりです。

請求金額の計算
請求書発行
内部承認
請求書送付
入金の確認
督促
帳簿の消込処理

請求書には請求元や宛名に関する情報（会社名や部署名など）、取引項目（種類、単価、数量）、請求金額、振込先、支払期限などを記載します。消込処理は入金があったときに帳簿データを削除する行為を指します。何もしないと売掛金が残った状態が継続し、収入に含めることができません。

請求書受取の業務フロー

請求書受取の一般的な業務フローは次のとおりです。

請求書の受領
関係部署への回覧
請求内容の確認
帳簿への入力
支払の実行
保存管理

請求書を受領し、回覧やチェックを済ませた後は、請求情報をシステムに入力して帳簿を作成します。続いて支払いを実行すると、すべてのフローが完了します。不正防止のためシステム入力と支払い処理は別々の部署で行うのが望ましいですが、人手不足の中小企業では兼務していることも少なくありません。

受け取った請求書は法律に基づき、一定期間保管が求められます。法人の場合、請求書の保存期間は最低でも7年必要です。取引相手や件数が多いと請求書の保管スペースだけでも相当な幅を取ります。

なお、請求書と精算書を混同してしまわぬよう注意が必要です。精算書は従業員が立て替え払いをしたときに、清算を求めて会社に提出する書類です。

請求書の発行・受取業務における課題

請求書の発行・受取業務における課題は、次のとおりです。

請求書の受取に関する課題

請求書の受取方法は、取引先ごとにメール・郵送・システム経由と異なるため、煩雑な業務が伴います。紙の請求書は紙のまま、オンライン上で届いたものは電子データのまま保管するなど、紙と電子どちらで受け取るかによっても対応が異なります。

請求書を電子で一元的に処理する企業の場合、紙で届いた書類をスキャンして読み込む作業も加わるなど、作業は膨大です。経理担当者はこのような多様な対応を余儀なくされ、業務が非効率になりがちでしょう。

請求書の受け取り漏れを防ぐため、取引先や担当部署にリマインドを出す企業もあります。届くタイミングも企業ごとにまちまちで、まとめて業務をこなし、効率的に取り組もうにもしにくい状況です。

請求書のデータ入力の課題

受け取った請求書から、取引先・金額・支払日・支払口座などの情報をシステムや管理シートに入力して管理する必要があります。何度も繰り返し似たようなデータを入力する工程はミスを招きがちです。よって機械化・自動化して効率化を図る余地があるでしょう。

取引先ごとに異なるフォーマットを自社の帳票定義に合わせて変換する場合もあり、膨大な工数が余儀なくされます。入力したデータを別の人間が確認するダブルチェックも必要です。単純な作業ながら作業量は膨大なため、ヒューマンエラーが起きやすく、厄介な工程です。

請求書の承認に関する課題

請求書の処理フローでは、担当者が経理部門や財務部門に支払いを申請し、承認をもらうプロセスが伴います。決裁権を持つ職員が休暇や出張で不在の場合は手続きが前に進まず停滞することもあるでしょう。

紙の決裁ではパソコンで確認などもできないため、担当者がオフィスに出向くまでは案件の進捗がストップしてしまいます。決裁が下りた後にも経理担当者が請求内容を会計システムに記帳し、データに基づき管理部門が銀行振込を行う処理が必要です。

請求書の保管に関する課題

請求フローは取引先に振り込みを行って終わりではなく、保管の問題が発生します。会社であれば基本的に7年間、個人事業主であれば5年間は請求書を保存する義務が定められています。

大量の請求書を受け取る大企業の場合、ファイリング作業をはじめマンパワーや保管場所の確保が必要です。紙の請求書は検索性の悪さもデメリットで、書庫に眠る膨大な資料の中から該当の書類を見つける作業は非効率です。

電子データでの保管に切り替えたとしても、1枚ずつスキャンで読み取る作業が発生します。月末の忙しい最中、十分な時間を取るのは難しく、効率化のために電子化を図ったつもりが、かえって負担を増やすという事態も起りえます。

請求書の発行・受取業務を効率化する方法

請求書の発行・受取業務を効率化するために重要なのが、自社の業務フローを見直し、非効率や無駄が発生している作業を特定することです。原因を突き止めることで、適切かつ具体的な解決策を見出せます。

請求書管理システムは特定のフローに限定せず、業務全域の自動化・効率化の推進に役立つ便利なツールです。請求書の確認や膨大な枚数の管理に苦慮しているなら、電子請求書の導入によるペーパーレス化も有効です。

業務フローに非効率な部分がないか見直す

請求書処理の作業工程を洗い出して、業務フローに非効率な部分がないかチェックしましょう。効率的ではない業務を特定し、集中的に改善策を講じます。

たとえば、請求書の発行枚数が多く印刷や封入に時間がかかっているのであれば、メールでの請求に置き換えるのが効果的です。計算ミスが頻発しているのなら、システムを導入して機械に委ねるのがおすすめです。

問題点を正確に把握するためには、業務にかかる時間や時期、人員などの明確化が必要になります。具体的な情報を得ることで、個別的な解決策の立案につながります。実際は後述する自動化やシステム化などの策を講じるのが効果的です。

請求書のペーパーレス化を検討する

請求書発行方法の電子化によって印刷や封入の手間が省け、業務効率化やコスト削減が可能です。時間や場所に捉われず受取や確認、保存作業を行えるのもメリットです。請求書を受け取った直後から業務を進められるため、業務効率化に寄与します。

決裁や請求書の確認を他人に依頼するときも、オンライン上で処理が完結できるためスムーズです。

電子請求書は請求書をPDFにスキャンして送付するメール配信型やクラウドへのアップロードする方法のほか、システム上で発行から受取まで一元化する方法などがあります。

請求書管理システムを導入する

請求額の計算や請求書の発行、送付、入金消込などの業務を自動化する、請求書管理システムを導入するのも一つです。請求業務の工数削減、ヒューマンエラーの減少、人件費の削減などの効果があります。

請求書管理システムは電子請求書の導入・活用を促進する存在でもあり、電子発行できるシステムと、受領した請求書を電子上で保管するシステムに大きく分かれます。オンラインで請求業務が完結し、コロナ禍で問題となった請求書の受取や承認のために出社が必要となるような事態を防げます。

さらに会計システムや基幹システムと連携できるサービスを選べば、請求書の電子発行やオンライン上での受領の実現にとどまらず、会計管理なども含めた業務全般にまつわるサポートも受けられます。自社にとって必要な作業だけシステム化し、本業に割くリソースを確保しましょう。

請求書の承認フローを自動化する

請求書管理システムの導入によって、申請と承認作業を効率化する方法です。

購買担当が支払依頼書を作成してから、財務部で承認を受けるまでの一連の手続きを電子作業に切り替えることで、業務効率化を推進できます。

後述する請求書受領サービスでは、多くのツールにワークフロー機能が備わっています。部署や金額に応じて詳細なフローが設けられている場合も対応可能で、使い勝手の良さが魅力です。

外出先でもシステム操作が可能で、リモートワークとの相性も抜群です。承認プロセスは複数人が関与するため、数ある請求書業務のなかでもとくに時間がかかる工程だといえます。紙で請求書を発行しているなら、なおさらです。システムの導入によって承認フローを自動化し、大幅な業務改善につなげましょう。

請求代行会社のアウトソーシングを活用する

請求代行会社は、請求書の作成・封入・発送・入金確認・督促など請求に関わるさまざまな業務を代行する業者です。依頼元が請求データを提供しさえすれば、後の業務はアウトソーシングで対応できるため、請求業務の大幅な削減をもたらします。

業者によっては、取引先の信用リスクを判定する与信管理に応じている場合もあります。支払能力の見極めや適正な取引限度額の設定には、調査の手間や専門的知見が必要です。仮にリソース的には自社で対応可能でも、外部の専門人材の知見を借りたほうが正確性を担保できます。

督促に伴う精神的負担も和らげられるのも利点で、請求業務に不安や課題を抱える企業は積極的に活用してほしい方法です。一つ注意したいのは、紙の請求書の場合は請求内容の急な差し替えには対応しにくい点です。依頼後にミスが発覚し、再度新しいデータなどを送ることになれば、かえって手間になってしまう可能があります。

請求書の発行・受取業務を効率化するメリット

ここでは、請求書の発行・受取業務を効率化するメリットを見てみましょう。

担当者の手間や負担を削減できる

請求業務の課題はさまざまで、担当者は膨大な業務を短期間で処理する必要があります。特に取引先から請求書が届き、前月の入金確認も伴う月末や月初は忙しく、予期せぬ残業や休日出勤を迫られることもあるでしょう。

請求書関連の業務は前倒しで先に進めることが難しいため、いかに効率よくミスなく遂行できるかが勝負です。請求書業務はツールやシステムが得意な領域のため、自動化・省力化を促進することで、担当者の手間や負担は大きく軽減します。

リモートで作業を完結できる

クラウド型のツールを導入した場合、請求書の発行やチェックのためだけに出社する必要がなくなります。ネット環境がある場所なら自宅や外出先などどこでも確認や作業を行うことができ、リモートワークの促進や働き方改革の一助にもなるでしょう。

ツールを導入すれば、請求書の作成からメールの送付、検索まで一通りの業務がオンライン上で実現します。育児や介護で出社できない人も通常通りの業務ができ、自宅にいながら請求書業務を滞りなくこなせるでしょう。また、場所を選ばないため、遠方に住む優秀な人材の獲得にもつながる可能性があり、企業の採用戦略の改革にも寄与するかもしれません。

請求漏れや入力ミスを減らせる

リマインドや検索機能の活用によって、目視での確認と比べて請求漏れのリスクを減らす効果があります。請求業務はフォルダ分けや請求金額の入力、転記など人為的な作業が多く、ミスをしやすい作業ともいえるでしょう。

たとえ単純なケアレスミスでも、請求金額や口座番号を間違うと企業の信用にもつながる大問題に発展する恐れがあります。データ入力のような単調な作業は積極的に自動化し、人の手が介在する余地を少なくするのがポイントです。

見積もりを社内で共有しやすくなる

Webサービスならクラウド上に情報が保管されるため、システムに入れる人であれば誰でも閲覧やデータ検索が可能です。部署やチームなどのユニットごと、または社内全員で見積もりを共有できるなど、話し合いがしやすい環境を構築できます。

作成した請求書の承認を受けたい時に一括で決裁をとることもでき、承認に至るまでの業務時間の短縮化を実現します。暗号化処理による不正アクセス対策や、共有権限の限定などセキュリティ対策も行えるため、情報漏洩のリスクも低いでしょう。安全かつ効率的に請求業務を進めやすいのは、効率化・自動化の大きな利点です。

請求書の発行・受取業務を効率化するサービスの種類

請求書の発行・受取業務を効率化するサービスといっても、得意分野や機能はツールによってさまざまです。

請求書の発行業務を効率化するサービス

請求書の作成や取引先への送付が手間だと感じているなら、請求代行サービスの活用が適しています。未入金の確認や督促、代金回収、与信審査まで対応している業者もあり、請求業務の大部分を削減可能です。

指定期日に未入金がある場合、100%保証するオプションを設けている業者も存在します。売掛金の貸し倒れで資金繰りが厳しくなるリスクを軽減できるため、安心です。

企業内の基幹系システムやECサイトとAPI連携が可能なものも多く、社内で作成したデータを提供するだけで請求書が作れるため手軽です。

請求代行サービスでは、取引先の支払能力を精査する与信審査にも対応するものもあります。業界・業種問わず幅広く審査するサービスや、スピード感を重視し即日審査が可能なサービスなど機能面は多種多様です。

請求書の受取業務を効率化するサービス

受取業務の効率化に寄与するのが請求書受領サービスです。紙で届いた請求書の受取からスキャン・データ化まで対応し、仕分けや開封、ファイリングなどの物理的作業の手間を省けます。

送付方式にかかわらず、フォーマットを統一してデータ化できるのも強みです。メールで送られてくる方法でも、システムからダウンロードする形でも、まとめて処理できるため業務の大幅な効率化に役立ちます。

コロナ禍でリモートワークの導入が進みましたが、経理部門が紙の請求書を受け取るために出社を迫られるケースも多く存在しました。請求書受領サービスを使えば、オンラインで受領可能なため経理部門も他の部署と同様、リモートワークが可能です。

請求書受領サービスの詳しい特徴やツールの選び方について知りたい方は、次のページをご覧ください。

請求書の基礎知識

請求書受領サービスとは？受取請求書を電子化するメリットや比較ポイントを解説！

これまで煩雑だった受取請求書の業務を電子化し、大幅に請求書業務の負担を削減してくれるのが請求書受領サービスです。最近、請求書受領サービスを導入している企業が増えています。また、請求書受領サービスを提供する企業も増えています。この記事では、請求書受領サービスの概要や、受取請求書を電子化するメリットや比較ポイントなどを解説します。請求書受領サービスとは？請求書受領サービスとは、簡単にいうと請求書に関する業務を電子化して効率化するサービスです。サービス内容は提供会社によって異なりますが、受取請求書...

請求書の入力業務を効率化するサービス

外部ツールの導入によって、受け取った請求書の内容を会計システムに転記する手間をなくすことが可能です。記録のためのデータ入力のほか、支払い時の作業も必要で、同じデータを何度も転記する無駄が生じています。

会計との連携はAPI経由で直接情報をつなぎ合わせる方法と、出力したCSVファイルをシステムに取り込む方法に分かれます。

API連携なら定期的に自動でデータ送信が行われるため、経理担当者の負担を大きく減らせます。CSVファイルは手動での作業が必要ですが、サービス導入時に会計システムに適合した形にカスタマイズできるタイプを使えば、比較的負担は少ないでしょう。

入力業務の削減が目的のため、最も手間を削減できるのはどのツールかという基準で選ぶと良いでしょう。

請求書の発行・受取業務を効率化するサービスの選び方

請求書の発行・受取業務を効率化するサービスを選ぶポイントは、次のとおりです。

自社に必要な機能を備えているか

ツールの種類が膨大な数に及んでも、自社に必要な機能を備えているかという視点を持てば、ある程度絞り込めます。たとえば紙の請求書の受領に伴う出社を減らしたい場合、クラウド上で複数人で共有できるクラウド型ツールの導入が適しています。

部署をまたぐなど複数のシステム間での二重管理をなくしたい場合は、受け取った請求書を自動で電子化して保存できる請求書の電子受領サービスの利用がおすすめです。承認プロセスを簡略化したい時は、ワークフロー機能が備わったツールの導入が有力でしょう。

担当部署の従業員が起案し、承認を受けたデータをそのままシステムに登録できるため、経理担当者との業務の重複を防げます。地方の拠点に届いた請求書を担当者が入力し、上長の承認を受けた後に経理に申請する業務フローの構築も期待できます。

ツールによって対応できる作業が異なるため、自社のニーズを満たす機能性を持つものを見つけましょう。

電子帳簿保存法に対応できるか

法律は改正の可能性があるため、常時最新の状態を維持できるシステムが好ましいといえます。2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法では、メールなどの電子取引による電子データの保存が義務化されました。

従前までは紙に印刷してファイリングする対応も認められていましたが、改正後はオンラインを介して受け取った書類や、電子で発行された書類の紙保存は不可です。上記をふまえて、改正電子帳簿保存法の要件を満たすには、次のような機能があると良いでしょう。

取引先や日付、金額による書類の検索機能
スキャナ保存の要件を満たすスキャン機能
認定タイムスタンプ機能

他のサービスと連携できるか

請求書システムを他のサービスと連携した場合、どのシステムと連携ができるか事前の確認が必要です。請求書を受領したら購買部署に請求データを送付するため、特に会計システムとの接続性は要チェックです。

会計との連携方法はCSVファイルを会計システムに取り込む方法と、APIを介して直接接続する手法があります。API連携ならシステム間の移動時にデータを精製せずに済むため、業務の削減および入力に伴うミスの両方を防げるのが利点です。

導入や利用にかかる費用が適切か

取引件数が少ないにもかかわらず大規模なシステムを導入してしまうのは、コストの面から好ましくありません。一方で取引先の数が膨大にもかかわらず小規模なシステムを利用する場合、機能が足りず作業効率が落ちてしまう可能性があります。

クラウド型のツールは初期費用こそ抑えられますが、毎月のランニングコストを考えると、トータルではお得とは限りません。一般的には機能が豊富なほど導入コストは高騰します。ニーズに応じてプランを選べる商品なら、必要最低限の機能のみ備えたリーズナブルなものから始めるのがおすすめです。取引先が増加したらグレードが高いプランに切り替えるなど、柔軟な運用体制を構築しましょう。

サポート体制が整っているか

ツールを導入した初期は使い方に慣れておらず、問題やトラブルが発生する可能性があります。サポート体制が整っていれば素早い対応が可能で、業務の効率化を飛躍的に進められるでしょう。

初期設定でのサポートの手厚さは特に重要です。たとえば承認フローの簡略化や会計システムとの連携を確保したい場合、決裁の種別ごとに条件分岐を組み、仕訳データを会計システムに接続できるフォーマットに合わせる準備が必要です。従業員が多い大企業では承認フローは多岐で複雑に及ぶ可能性もあり、社内だけではカスタマイズの方法が分からず前に進まなくなる恐れがあります。

請求書受領サービスの場合、取引先への送付先変更依頼も代行するサービスがおすすめです。受領代行の依頼に当たり、前もってすべての取引先に請求書の送付先を変更する要請手続きが求められます。取引先の数は企業規模に比例して増えていくため、大企業ほどシステム導入時の連絡に手間がかかります。通知も含めて代行するサポート体制が万全なサービスを選ぶようにしましょう。

請求書の処理業務を効率化して経理の負担を軽減しましょう

請求書の作成・郵送・受領・保管などの各フローの自動化によって、業務量やミスの削減が期待できます。請求書代行サービスや請求業務自動化ツールの導入が代表的な方法です。サービスの選び方として、自社が求める機能があるか、最新の法改正に対応しているかなどが重要なポイントです。他にも、基幹システムとの連携性、費用感、サポート体制の充実度なども確認しましょう。

請求業務の自動化に成功すれば、経理担当者の負担は大幅に減ります。営業や製品開発など注力したい業務にリソースを割けるようになり、バックオフィスから企業活動を前に進める原動力として期待できます。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。