大掃除で大昔の日付の領収書が出てきてしまった場合の対処法

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年の瀬が近づいてまいりました。ご自宅や会社などでも新年に向けて大掃除をされる方も多いのではないでしょうか。

そんな中、奥の方にしまってあった段ボール箱から、大昔、例えば10年前の日付領収書が束になって出てきたら、あなたならどうしますか?

今回は、すでに確定申告済みとなっている、過去の確定申告時に添付する必要のあった書類が出てきてしまったときの対処法をご紹介します。

添付する必要がある書類

確定申告の時に、申告書に添付または提示する必要がある書類としては、主に以下の書類が挙げられます。

・番号確認書類の写し
・身元確認書類の写し(マイナンバカードがない場合)(原本)
・給与所得の源泉徴収票(原本)
・生命保険料や地震保険料に関する支払額などの証明書
・寄附金に関する受領書や証明書、認定証
・医療費通知等や明細書

必ず添付しなければならない書類と提示で済む書類がありますが、原則として提出するものと覚えておけば問題ありません。源泉徴収票は収入を証明する書類として、確定申告以外にも使う用途が多岐に渡ります。原本を提出してしまったあとで必要な場面が出てきたとしても、会社に依頼すれば再発行してもらうことができますが、念のためコピーをとっておくとより安心です。

参考:申告書に添付・提示する書類(国税庁)

場合別対処法

それでは実際に、いくつかのパターンを想定した対処方法をご紹介します。経過年数によっては修正申告する必要があったり、本来控除されるはずだった分の還付金を受け取れる場合もあります。

「10年前の日付の領収書が出てきてしまった場合」

10年前の日付が記載されている領収書が束になって出てきた場合、おそらくその事業年度すべての経費関連の領収書と考えることができます。領収書に計算したり転記した形跡があれば、正常に申告書に反映されていると思って間違いありません。

領収書の保管義務は、法人であっても個人事業主であっても、その事業年度の提出期限から7年間の保存義務があります。また青色申告の欠損が生じた事業年度においては帳簿書類の保管期間は9年間となっていましたが、平成30年4月1以後に開始する欠損金が生じた事業年度においては、10年間となりました。つまり10年前(平成30年4月1日以後に開始する欠損金が生じた事業年度においては、11年前)の日付が記載された領収書は保管義務を果たしたものと考え、破棄しても大丈夫です。

また、e-Taxを利用した際の領収書の保管期間は3年間となっているため、10年前の日付の領収書は破棄すべきものと考えることができますが、あまりにも高額な場合には控除額が大きくなるため税金を納めすぎたことが考えられます。最寄りの税務署に相談してみてもいいかもしれません。

「すでに確定申告してしまったが申告漏れしていた分の(過去の日付が記載された)領収書が出てきてしまった場合」

明らかに申告漏れしていた経費に関する領収書が出てきた場合、納める税金が多すぎたか還付金が少なかったということが考えられます。

たとえば収入500万円に対してかかった経費が150万円だったとすれば、単純に

収入金額500万円-経費150万円=350万円

に対して課税されていることになります。

しかし申告漏れしていた過去の日付が記載された領収書の金額が100万円だったとすれば、

収入金額500万円-(当初の経費150万円+あとから出てきた領収書100万円)=250万円

に対して課税されることになりますので、納める税金に100万円分の誤差が生じていることになります。

このように法定申告期限後の計算間違いなどにおける訂正は、「更生の請求」という手続きをとります。原則として法定申告期限から5年以内に限り行なうことができますが、たとえ10年前の領収書であったとしても、諸事情や金額を考慮してくれることも考えられますので、税務署に相談することをオススメします。

また、売上に関する領収書が出てきた場合、納める税金が少な過ぎたり還付される税金が多すぎたりすることが考えられます。その場合、ただちに修正申告するようにしましょう。

10年前の日付の領収書とはいえ、税務調査を受けてから修正申告をすれば、過少申告加算税がかかる可能性があり、その領収書を発端にしてすべての事業年度を徹底的に調査されることも大いに考えられます。税務調査前に自主的に修正申告すれば、過少申告加算税が課されることはないため、気が付いたら早めに修正申告するようにしましょう。

参考:確定申告を間違えたとき(国税庁)

どう探しても領収書が見つからない場合

・領収書を紛失したが、費用のメモ書きがある場合
領収書はないものの、かかった費用は何らかの書類にメモしてあったりメールの受信記録として日付を含めて残っているような場合や、領収書をもらうことがはばかられるような費用は、自分で出金伝票を作成することで証拠証憑(しょうひょう)とすることができます。

紛失してしまった領収書以外の具体的な費用として、冠婚葬祭で包んだご祝儀やご香典や公共交通機関の運賃などがあります。支払先や支払内容をしっかり明記すれば事足りますが、あまりにも出金伝票の枚数が多いような場合、税務調査で指摘されることも考えられます。

・領収書を紛失し、具体的にどのくらいの費用がどの日付でかかったかが不明な場合
支払先に領収書の再発行を依頼してみましょう。支払先に受領履歴が残っていれば、日付や費用のデータが残っているため、再発行という手段で発行してくれることもあります。ただし、領収書の再発行に応じない企業もあるため、過度に期待することは避け、応じてもらえたらいいな…くらいの気持ちでお願いしてみましょう。

まとめ

いくら領収書といった証拠証憑の保管が重要とはいえ、感熱紙などは経年劣化により日付や内容が判読不能になることも大いに考えられます。ただとりあえず保管するのではなく、いざというときに備えてすぐに利用できるように保管することが、領収書に関しては何よりも重要なのです。

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監修:土屋 英則 (税理士)

税理士法人ゆびすい
ゆびすいグループは、国内8拠点に7法人を展開し、税理士・公認会計士・司法書士・社会保険労務士・中小企業診断士など約250名を擁する専門家集団です。
創業は70年を超え、税務・会計はもちろんのこと経営コンサルティングや法務、労務、ITにいたるまで、多岐にわたる事業を展開し今では4500件を超えるお客様と関与させて頂いております。
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