• 更新日 : 2021年4月30日

請求書の書き方と基礎知識

どんなにたくさんの仕事をしても、どんなに高額な仕事をしても、請求書を発行しなければ、たいていの場合は代金を支払ってもらえません。

経営者や自営業者になると、自分で請求書を書く必要があります。請求書と言われても、デスクワークや経理の経験がない方にとっては未知の世界ではないでしょうか。

今回は、正しい書き方をはじめ、請求書についての基礎知識をご紹介します。

取引先の要望を最優先

じつは請求書の書き方に明確な決まりはありません。だからといって、自分のスタイルで請求書を送りつけるのは避けたいものです。会社によっては指定の書式があるかもしれませんし、日付や件名に希望があるかもしれません。文具店などで売っている一般的な複写式の請求書がありますが、原本でなければいけないという企業もあります。まずは取引先の要望を確認し、それに沿って請求書を作成することが大切です。

確認事項としては、請求書の日付はいつにすればいいのか、件名はどのように書けばいいのか、請求書のフォーマットの希望はないか、請求書は郵送がいいのか、メールやファックスでもいいのかなど、請求書を発行する前に先方に確認しましょう。

記載事項について

請求書の記載事項については下記の通りです。欠けていたら効力に問題が発生するというわけでない項目もありますが、詳細に正確に記載することによって正式な書類としての印象が高まります。

取引先情報:取引先の企業名と、取引先の住所や担当者名
自分の情報:住所・氏名(屋号)・電話番号・捺印 ※捺印は無くても法律上の効力に問題はありません。
請求番号:見積書、納品書などと同じ番号にしておくのが基本です。
期日:請求日・支払い期限
振込先:金融機関名・口座の種類・口座名義・口座番号
請求内容:件名・数量・単価
請求金額:数量×単価
小計、消費税、金額の合計額
※内訳には軽減税率の対象とならない品目(10%)と対象となる品目(8%)の小計を分けて記載し、それぞれの消費税額を明らかにする。
備考:振込手数料負担のお願い等伝達事項があれば記載

請求書を送る場合の注意

郵送の場合、封筒に「請求書在中」と記入した方がいいでしょう。必ず記入しなければいけないというルールはありませんが、先方の手間を省き、スムーズな処理を考えると記入した方が親切です。

消費税の計算について

消費税は小計の後に書きます。消費税は端数が出る場合がありますが、この端数をどうすべきか、法律上では明確にされておらず、「四捨五入」でも「切り上げ」でも「切り捨て」でも、任意に決めてよいこととなっています。一般に切り捨てが多いのは、払う人の負担に配慮してだと思われます。

どうするにしても、切り捨てだったり、四捨五入だったり、同じ取引先に出す請求書において異なる扱いをするのは好ましくありません。あらかじめ決めておきましょう。

請求書番号の役割

請求書番号は、納品書や見積書の伝票番号などと、あとで照らし合わせられるようにしておくと、管理上便利です。また、問い合わせや再発行の依頼があった場合でも、スピーディにどの案件か特定できます。万一発行した請求書に誤りがあった場合には、請求書番号に枝番号をつけるなどして、訂正版の請求書を作成し、訂正版であることが分かるように管理しましょう。

支払い期限

請求書の目的は入金を促すことです。その観点から、支払い期限は必ず明記するようにしましょう。できれば取引発生時や契約時に支払い期限を決めておきたいものです。

契約上の取り決めがない場合の支払日は、支払う会社のルールに乗っ取るのが一般的です。たとえば、「毎月20日締め翌月末払い」の会社にたいして、今月末に請求した代金は翌々月末に支払われることになりますので、相手の締め日には注意が必要です。

請求書の種類

請求書には、商品やサービス等を提供する度に発行する「都度方式」と、1カ月間など一定期間に提供した商品やサービスなどの代金をまとめて発行する「掛売方式」があります。

新規の取引はまとめて掛売はせずに都度方式で請求する場合が多いようです。都度方式の方が請求までの期間が早いため、掛売方式に比べて代金を早く回収できます。

売掛式方式は、月に1回、締め日を設定して1カ月の売上を集計して請求することが多いようです。1つの商品単価が低い場合や取引実績のある相手、毎月取引がある相手であれば、細々としたやり取りをしなくて済む分、効率的といえるでしょう。
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※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修:土屋 英則 (税理士)

税理士法人ゆびすい
ゆびすいグループは、国内8拠点に7法人を展開し、税理士・公認会計士・司法書士・社会保険労務士・中小企業診断士など約250名を擁する専門家集団です。
創業は70年を超え、税務・会計はもちろんのこと経営コンサルティングや法務、労務、ITにいたるまで、多岐にわたる事業を展開し今では4500件を超えるお客様と関与させて頂いております。
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