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  • 更新日 : 2024年10月17日

請求書番号は必要？役割・メリットや書き方を解説（無料テンプレート付き）

請求書番号は請求書を管理するために付与する番号のことです。法律上は不要ですが、請求書管理を効率化できるというメリットがあります。

本記事では、請求書番号を記載する必要性やメリット、登録番号との違い、書き方のポイント、テンプレート・請求書発行システムの活用について解説します。個人事業主やフリーランスの方は業務の効率化に役立ててください。

請求書番号は必須ではない

請求書には請求書番号が記載されていることが多いですが、請求書番号の記載の有無は法律で定められているわけではありません。記載するかどうかは、企業が任意に決めています。

多くの企業が請求書番号を利用する理由は、請求書を管理するために便利であるためです。取引先とやり取りするときも、請求番号によって請求内容を特定できるというメリットがあります。

また、請求書番号の付番ルールの決め方も、請求書発行者の任意です。請求書を管理しやすいように発行者が独自のルールを設定し付番しています。

請求書番号は請求書に付与する固有の番号

請求書番号とは、企業が請求書を管理するために付与する番号のことです。請求書の右上など見やすい場所に記載されています。

多数の請求書を効率的に管理するために、一般的には請求書ごとに固有の番号を付与します。請求書番号が重複（固有の番号ではない）すると、請求内容を確認するときに手間がかかったり、間違いが発生したりするためです。

請求書番号と登録番号の違い

請求書番号と混同しやすいのが「登録番号」です。1つの請求書の中に、請求書番号と登録番号の両方が記載されていることもあります。

登録番号とは、インボイス制度（※）の「適格請求書発行事業者」に付与される番号のことです。登録番号は国税庁が発行する「T+13桁の番号」で、適格請求書を発行するときに必要となります。

※適格請求書を使って、売上に対する消費税額から仕入れなどに対する消費税額を控除する仕組みのことです。適格請求書を発行するには、適格請求書発行事業者として国税庁に登録しなければなりません。

請求書番号は一つひとつの請求書を識別するための番号であるのに対し、登録番号は適格請求書発行事業者であることを証明（または事業者を識別）するための番号で、主な違いは次の通りです。

（請求書番号と登録番号の違い）

請求書番号登録番号
番号の付番単位請求書1枚ごとに付番適格請求書発行事業者に付番
番号の利用義務請求書発行者が任意に決める適格請求書を発行するときは必須
付番方法請求書発行者が独自のルールで付番する国税庁が付番する（任意に決められない）

請求書番号をつけるメリット

請求書に請求書番号を付番する主なメリットは次の通りです。

  • 請求書の管理がしやすくなる
  • 取引先の問い合わせにすぐ対応できる

それぞれのメリットについて解説します。

請求書の管理がしやすくなる

請求書番号を使うメリットの1つは、請求書の管理がしやすくなることです。固有の請求書番号を使用することによって、多数の請求書を識別できるためです。

取引先コードや取引日を組み合わせて請求書番号を付番すれば、取引先ごと、または取引日ごとに請求書を検索したり、管理したりできます。さらに、請求書番号を見積書や納品書の管理番号と統一すると、一連の取引を関連付けて管理できるため事務効率のアップが期待できます。

取引先の問い合わせにすぐ対応できる

取引先から問い合わせがあったとき、請求書番号を付番していれば該当する請求書を簡単に特定できます。迅速・正確に対応できるため事務効率がアップするだけでなく、取引先の信用を高めることも可能です。

また、取引番号（同じ請求に対して発行した請求書の番号）を使用すれば、請求書を再発行したときに二重請求を避けられるというメリットもあります。

請求書番号の書き方のポイント

請求書番号の付番方法は任意で決められますが、次のポイントに注意すれば請求書の管理がスムーズにできます。

  • 一般的には取引先コードと取引日時を組み合わせる
  • 請求書番号が重複しないようにする
  • 見積書・納品書と同じ番号をふる

各ポイントについて解説します。

一般的には取引先コードと取引日を組み合わせる

請求書番号は、「取引先コード」と「取引日」を組み合わせて付番するのが一般的です。

たとえば、A社は「001」、B社は「002」など取引先コードを入れて請求書番号を付番すれば、取引先ごとに請求書を検索することや、管理もできます。また、10月1日に請求書を発行した場合、「20241001」を入れて付番すれば、取引日ごとに請求書を管理しやすくなります。

（例）10月1日にA社に対して請求書を発行→請求書番号「001-20241001」

さらに、「取引番号」を追加する方法もあります。初回の請求は「01」、再発行の場合は「02」とルール決めすれば、重複して支払ったり、入金されたりするミスを減らせます。

（例）前述の例1で初めて請求書を発行→請求書番号「001-20241001-01」

請求書番号が重複しないようにする

請求書を効率的に管理するには、請求書番号が重複しないように固有の番号を付番するようにしましょう。固有の番号を付番することで、多数の請求書を識別できるようになります。

効率的に請求書を管理しやすくなるとともに、請求先を誤るなどのミスを防止できます。また、請求書発行後に、重複した請求がないかをチェックする仕組みを設けるとよいでしょう。固有の番号を付番していれば、チェックが容易にできます。

見積書・納品書と同じ番号をふる

請求書番号を決めるとき、見積書や納品書に記載する管理番号などと同じ番号にすると、見積りから納品、請求の一連の手続きを関連付けて管理できます。

また、同じ番号を使用することで、取引内容が把握しやすくなり、手順通り手続きが進行しているかチェックしやすくなるでしょう。その結果、業務の効率化や請求漏れなどのミスの防止が期待できます。

社内で付番ルールを統一する

部署ごとに請求書を発行する場合、すべての部署で請求書番号の付番ルールを統一することも検討してみましょう。社内の請求書を一括管理できるメリットがあります。

電子帳簿保存法（※）では、電子取引した請求書のデータ保存にあたっては「取引の日付・金額・取引先」の条件でデータを検索できる状態にしておく必要があります。社内で付番ルールを統一すれば、電子帳簿保存法への対応も容易です。

※決算書類や帳簿などの税務関係帳簿・書類を電子データで保存することを認めた法律です。一定要件を満たせば、原則紙で保存する帳簿などを電子データで保存できます。

請求書番号欄付き請求書テンプレート

請求書番号を記載した請求書を新たに作成するときは、企業向けのシステム会社やコンサルタント会社が無料で提供する情報やツールの活用がおすすめです。たとえば、マネーフォワード クラウド請求書では、さまざまなテンプレートを無料でダウンロードできます。

インボイス制度対応の請求書や免税事業者向けの請求書、請求内容や請求先に応じた請求書など、さまざまな様式のテンプレートが用意されています。

https://biz.moneyforward.com/invoice/templates/invoice/

請求書発行システムを導入することで請求書番号の付与が自動化できる

請求書発行システムを導入すれば、請求書番号の付与が自動的にできます。システム導入により、請求書番号の付与や管理だけでなく請求書発行業務も簡略化でき、大幅な業務の効率化が期待できるでしょう。

たとえば、マネーフォワード クラウド請求書では、利用者が使いやすいように付番ルールを簡単に設定できるため、システム導入後の請求書管理などが容易になります。

マネーフォワード クラウドサポートページ
各種帳票の採番ルールを設定する方法 | マネーフォワード クラウド請求書サポート
概要 このガイドでは、事前に設定したルールで管理用の帳票番号を採番する方法についてご説明します。 本ガイドでは

請求書番号の付番方法を工夫して請求書管理を効率化しよう

請求書番号は、請求書を管理するために付与する番号のことです。取引先コードや取引日などを組み合わせて請求書ごとに固有の番号を付番することで、請求書の管理が容易になり取引先の問い合わせにも迅速・正確に対応できます。

請求書番号の付番ルールは任意に決定できます。見積書や納品書に記載する管理番号と共通化する、取引内容がわかるような請求書番号にするなど、付番方法を工夫することで請求書管理の効率的を図りましょう。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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