- 更新日 : 2024年10月17日
請求書を送信する際のファイル名は？電子帳簿保存法の検索要件も解説
請求書は郵便やファックスでも送付できますが、PDFとして作成してからメールに添付して送付することもできます。請求書をPDFとしてメールに添付する場合、PDFのファイル名はどのような付け方が望ましいのか、具体例を挙げて解説します。また、電子帳簿保存法で推奨されているファイル名も紹介するので、ぜひ参考にしてください。
請求書をメールで送る際のファイル名はどうする？
メールで請求書を送るときは、改ざん防止のためにもWordやExcelからPDF化して添付するようにしましょう。請求書をメールなどで送る際、PDFのファイル名を「請求書」などシンプルなものにするとどの請求書か分からず、取引先に混乱を与えかねません。請求書の内容が分かるようなファイル名にすると、取引先だけでなく発行側もデータを管理しやすくなります。
請求書のPDFファイル名の付け方には、特別な決まりはありません。しかし、後からファイル名で検索する可能性があることを考えると、請求月と取引先、取引内容が分かるようにしておくほうがよいでしょう。いくつか例を紹介します。
- 「2023年4月 社屋新築工事費用請求書 A社」
- 「4月 印刷用紙代請求書 B社」
- 「【請求書】202304 建築資材 C社」
ファイル名のパターンを決めたら、すべての請求書のファイルを同じパターンで名づけるようにしましょう。
請求書は電子帳簿保存法の検索要件に沿ったファイル名で保管
国税庁では電子帳簿保存法の一問一答で、ファイル名には取引年月日などの日付、取引金額、取引先を含め、統一した順序で入力することが望ましいとしています。これらの情報を過不足なく含めるだけでなく、ルールを決めて一定の順序で列挙することが好ましいです。
例えば、「20230901_D社_396000_建築資材請求書」のように記載すると、情報を過不足なくファイル名に盛り込めます。ただしあまりにも長くなると一目で確認しづらいこともあるため、取引金額など長くなりがちなものは省くのも1つの付け方です。
また、請求書をPDFで受け取った際は、発行した請求書とフォルダを分けるだけでなく、ファイル名に「A社から受領」などと記載しておくと後ほど検索する際に便利でしょう。
電子帳簿保存法に対応したシステムの利用が便利
請求書のファイルには必要な情報を過不足なく盛り込んだファイル名をつけると、後で検索しやすくなります。メールで受け取る側も、ファイル名を見るだけでどのような取引についての請求書なのか理解しやすくなるでしょう。また、ファイル名から宛名や日付、金額などの間違いに早めに気付けます。
ファイル名の付け方には社内でルールを決め、毎回正確に守ることが大切です。例えば「20XXXXXX_相手企業名_取引内容」のようにシンプルなルールを決めて、社内で統一するようにしましょう。
なお法人の場合、請求書は原則7年間の保管義務があります。欠損金がある事業年度に関しては10年間となります。また、個人事業主は原則5年間、適切に保管しなくてはいけません。ただし保管年数の起点となるのは確定申告書の提出期限の翌日です。
紙の書類を長期にわたって保管するのは、スペースが必要なだけでなく、紛失などのリスクもあり、できれば避けたいものです。電子帳簿保存法の要件を満たしたシステムで請求書を作成し、データとして保管するようにしましょう。
請求書は検索しやすいファイル名で保存しよう
請求書をファイルで作成・保管するときは、社内でルールを決めてファイル名をつけるようにしましょう。ファイル名の付け方に法的な決まりがあるわけではありませんが、日付や取引内容、取引先の名前などを含めると、後で検索しやすくなります。受け取った請求書も同じルールでファイル名を付けるようにすると、よりデータをきれいに整理できるでしょう。
また、請求書は原則として7年間の保管義務があります。欠損金が生じた事業年度は10年間、個人事業主は原則5年間保管しなくてはいけません。大切な書類を正しく保管するためにも、管理しやすいファイル名をつけることが大切です。
よくある質問
請求書をメールで送信する際は、どのようなファイル名をつければ良いですか？
ルールを決めておくと、ファイル名が統一されて検索しやすくなります。取引年月日などの日付や取引金額、取引先を含め、統一した順序で入力するとより分かりやすくなります。詳しくはこちらをご覧ください。
受け取った請求書を保管する際は、どのようなファイル名をつければ良いですか？
受け取った請求書も発行する請求書と同一のルールでファイル名をつけると、よりわかりやすくなります。ただし、受け取った請求書であることがわかるように「A社から受領」などと記載しておきましょう。詳しくはこちらをご覧ください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容（テンプレートを含む）の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。
関連記事
請求書発行システムとは？売上や請求管理と連携するメリットも紹介
WordやExcelを使用して請求書を作成している個人事業主や法人は、請求書作成ソフトの利用を検討しているのではないでしょうか。取引先が増えてくると請求書の作成に時間がかかるため、効率化をはかりたいですよね。 本記事では請求書作成ソフトを導…
詳しくみる請求管理システムとは？導入メリットや比較検討のポイントを解説
取引先が拡大するにつれて、請求書の作成や入金確認業務には多くの工数が費やされます。請求管理システムを導入することで、自社の請求業務や債権管理を効率化でき、労働生産性向上にも効果的です。本記事では、請求管理システムの概要や種類、サービスを比較…
詳しくみる請求書発行のアウトソーシングとは？利用のメリットや代行サービスを紹介
請求書発行業務は工程が多く、毎月の定型作業は担当者の負担になります。アウトソーシングすれば負担を軽減でき、空いた時間でコア業務に専念できることなどがメリットです。人件費や印刷代などのコスト削減にもつながるでしょう。 本記事では、請求書発行業…
詳しくみるカメラマンの請求書の書き方を解説！テンプレートも
カメラマンという呼称には、フォトグラファー（写真家）とテレビなどの映像撮影を仕事とする人の両方が含まれますが、この記事ではフォトグラファーとしてのカメラマンの仕事と請求書の書き方を説明します。 カメラマンという職業には、特に法律で規定がある…
詳しくみる紹介料の請求書テンプレートと書き方のポイントを紹介！
紹介料の請求書は、人材紹介業や不動産仲介業など、第三者に顧客やビジネスの機会を紹介して報酬を得る職種の人が使用します。この請求書は、紹介した結果として契約が成立した際、紹介した側が紹介料を正式に請求するために発行されます。タイミングとしては…
詳しくみる請求書の保管方法は？管理のポイントや保存期間も解説
請求書は取引が行われたことを証明する「証憑書類」のひとつで、法律により一定期間の保存が義務づけられています。請求書の保管方法は、紙のままファイリングする方法と電子データに変えて保存する方法の2種類に大きく分けられます。 本記事では請求書の保…
詳しくみる