• 更新日 : 2024年10月17日

請求書の郵送代行とは？メリット・デメリット、おすすめサービスを紹介

請求書郵送代行は、請求書発送業務を代行するサービスです。個人や中小企業も利用でき、インボイス制度対応のものもあります。なかには、代金回収や与信管理に対応しているサービスもあるため、導入すれば業務効率化を実現できるでしょう。本記事では、請求書郵送代行の特徴やメリット、選び方のポイントなどを詳しく解説します。

請求書の郵送代行とは？

請求書の郵送代行とは、請求書発行に伴う作業を委託できるサービスです。請求書の印刷や封入、宛名書き、郵送などの作業を代わりに行ってもらえます。

請求書の発行は月末や月初に集中する傾向があるため、作業に追われてその他の業務が止まってしまうことがあります。請求書の郵送代行サービスを活用すると、請求書発送にかけていた時間をコア業務にあてられるようになります。

クラウド型が主流

さまざま郵送代行サービスがありますが、デジタル化が進んだ今の主流は、クラウド型のサービスです。クラウド型では、請求書をテンプレートから作成し、そのまま発行・送付してもらえます。また電子請求書の発行ができるうえに、PDFファイルとして出力しメール等に添付して送ることが可能です。

請求書の郵送代行に依頼できる内容

ここからは、請求書の郵送代行サービスに依頼できる具体的な内容について解説します。

請求書の作成

請求書の郵送代行サービスでは、テンプレートを利用したり、PDF・CSVといったファイルを読み込ませたりして請求書を作成できます。作成した請求書は、紙とWebどちらの形式でも一括送付が可能です。

代金の回収

請求書の郵送代行サービスのなかには、その請求書の代金の回収に対応しているサービスもあります。具体的には「代金回収の代行」「未払企業への督促」などを代わりに行ってもらえます。未回収金の保証が付いているサービスもあり、リスクを軽減できるでしょう。

与信審査

与信審査は、取引先の支払い能力などの信用度を審査することです。郵送代行でも、与信審査を請け負ってくれるサービスがあります。掛け売りの取引が多い場合は、取引先の与信審査に時間がかかるため、作業を代行してもらえば社内担当者の負担を軽減できるでしょう。

請求書の郵送代行を依頼するメリット

請求書の郵送代行を依頼するメリットはいくつかありますが、ここでは主なメリットについて解説します。

請求書の郵送にかかる手間が省ける

請求書の郵送代行を利用すると、請求書郵送にかかる作業時間を他の業務にあてられます。手間を省けることにより、効率的にコア業務を進められるでしょう。

ミスや郵送忘れを防止できる

請求書の発行や郵送作業は、月末や月初など特定の時期に集中することが一般的です。そのためミスが起きたり、郵送そのものを忘れたりする可能性があります。請求書の郵送代行を利用すると、多くの業務を自動化することが可能です。余裕が生まれ、ミスや郵送漏れを防止できるでしょう。

請求書の郵送代行を依頼するデメリット

請求書の郵送代行を利用するデメリットもあります。ここからは、主なデメリットを解説します。

急な変更に対応できない

請求書の郵送代行を依頼するデメリットとして一番にあげられるのが、急な変更に対応できない点です。請求書の間違いに後から気が付いても、急な変更に対応できない可能性があります。そのため、請求書の内容に不備が発生しないように、事前にミスを防げるような作業手順にすることが大切です。

費用が発生する

請求書の郵送代行を利用すると、少なからず初期費用や運用費用が発生します。郵送代行サービスには、従量課金制や定額課金制などさまざまな料金体系が存在します。適切な料金体系のサービスを比較して選択することで、発生する費用を抑えられるでしょう。

請求書の郵送代行に向いている会社

請求書の郵送代行サービスを利用するのに向いているのは、請求書に関わる業務で本業に影響が出ている会社です。請求書の作業に追われて、本業がおろそかになってしまうのは望ましい状況とは言えません。会社の規模にかかわらず、請求書発行業務が本業に影響しているのであれば、請求書の郵送代行サービスを利用したほうがよいでしょう。

個人の場合でも、請求書の郵送代行サービスは利用できます。請求書の金額確認や入金確認といった業務を外注することで、本業に集中できます。個人の場合は、請求書に関わる業務に煩わしさを感じていたり、リソースが不足していると感じたりしている場合は、代行の利用を検討するのがおすすめです。

請求書の郵送代行の費用相場

請求書の郵送代行の費用相場は、会社の規模によって異なります。一般的な請求書の郵送代行サービスの目安は、初期費用が0〜10万円以内、月額費用は3万円以内です。

料金形態が請求書の発行枚数ごとの場合には、1枚あたり150〜200円程度が一般的な目安となっています。利用手数料が発生する場合は、取引額の0.5〜3.5％が目安です。

請求書の郵送代行サービスを導入するポイント

請求書の郵送代行サービスを導入する際に、判断基準となるポイントを解説します。

自社のシステムと連携できるか

請求書の郵送代行サービスを選ぶ際は、まず自社のシステムと連携できるか確認する必要があります。すでにあるシステムと連携できない場合、再度情報を入力するといった作業が必要です。自社の顧客データや販売管理システムと連携が可能であれば、このような手間がかからず代行サービスを利用することができます。

セキュリティ対策が万全か

請求書を発行する業務には、多くの顧客情報が含まれているため、情報漏洩やハッキングなどのリスクに注意が必要です。データにアクセスする際の認証方式やセキュリティ対策が万全か確認しましょう。

必要とする機能が備わっているか

請求書の郵送のみならず、請求書の作成や代金の回収、与信審査を行っているサービスもあります。必要とする機能が備わっているか比較検討し、選択することでより業務の効率化が期待できるでしょう。

請求書の郵送代行は業務効率の向上が期待できる

郵送代行サービスは、個人や中小企業でも利用可能です。請求書の郵送作業は、数が増えると時間や手間がかかり、ミスも起きてしまいます。請求書の郵送代行サービスを活用して、業務効率化や、ミスを防止しましょう。

• 監修：笹本 拓実（公認会計士）

  2016年度公認会計士試験に合格後、EY新日本有限責任監査法人札幌事務所に入社。旅客運輸業、小売業、情報通信業等の会計監査業務に従事。2022年より都内IT系コンサルティング会社にて管理部長に就任、コーポレート部門全般を管掌。2023年には株式会社PASONを設立。代表取締役に就任し、M＆A仲介、アドバイザリー事業、小規模M＆A特化のマッチングプラットフォーム事業、バックオフィス支援事業を展開している。