- 更新日 : 2024年10月21日
紙と電子データの両方の請求書を受領したら、どちらを保存すべき？
取引先から請求書を受領する際、ペーパーと電子データの両方が届く場合があります。受け取った請求書は税法上、一定期間保存することが義務付けられている証憑書類の1つのため、正しい方法で保存しなければなりません。今回は、紙と電子データが届いた場合、どちらを保存すべきかについて解説します。
目次
紙と電子データの両方の請求書を受領したら、どちらを保存すべき？
「紙と電子データのいずれを保存すべきか？」という選択は、両者が「全く同一のもの」であることが前提となります。同一でなければ別の書類としてそれぞれを保存しなければなりません。この前提条件を踏まえて、以下のパターン別に解説します。
紙と電子データの内容が同じ場合
全く同一の請求書が紙と電子データで届く場合、請求書の発行者とどちらを正本とするかの取り決めがなければ、一方を保存するだけで請求書の保存要件を満たします。なお、電子データが添付されていたメール文書についても、電子データの補足資料として一緒に保存しておきましょう。
紙がカラーで、電子データが白黒の場合
本来カラー印刷する紙ベースの請求書を、電子データとして送信する際に白黒にした場合、両者が内容的には同じものであっても、全く同一の請求書であるとはいえません。したがって、それぞれを正本として保存する必要があります。
電子データの受領後、紙の請求書が郵送されてきた場合
請求内容をリアルタイムで確認するため等の理由で、紙ベースの請求書が送付される前に電子データとして先に受け取るパターンです。受け取りのタイミングは違いますが、請求書の発行者と正本の取り決めがなければ、どちらか一方を保存するだけで請求書の保存要件を満たします。
当事者間でどちらを正本とするか決めていた場合
「紙と電子データが全く同一のもの」で、どちらを正本とするか請求書の発行者と事前に取り決めしておくパターンです。この場合、取り決めしたほうを正本として保存するだけで請求書の保存要件を満たします。
紙で受領した請求書を正本として保存する方法は？
次に、紙ベースの請求書を正本として保存する方法や、保存する際の注意点について解説します。
請求書は年度別に保存する
紙ベースの請求書は取引先ごと、あるいは取引した月ごとにファイリングしたうえで、段ボール等を使って年度別に保存します。年度別に保管することで、税務調査があった場合でも速やかに請求書を探すことが可能です。
また請求書の保存期間（法人は最大10年間、個人事業者は5年間）を経過して書類を破棄する際にも、段ボール等ごと処分できるため手間が掛からず、年度を間違え誤って破棄してしまうリスクも軽減できます。
保存期間に注意する
請求書の保存期間は法人で最大10年間です。原則は7年間ですが、繰越欠損金制度を利用する場合には保存期間が延長され、最大で10年間請求書を保存しなければなりません。
個人事業の場合、保存期間は5年間です。ただし、個人が消費税の課税事業者や適格請求書の発行事業者である場合には、当該請求書を7年間保存しなければなりません。
保存期間を統一しておくのも1つの方法
税法や利用する制度ごとにズレがあるため、保存期間の管理が煩雑になる可能性があります。間違いを防止するため、法人および個人事業者ごとに定められた保存期間の最大年数に合わせて保存するのも1つの方法です。法人の場合は10年間、個人事業者の場合は7年間保存しておけば間違いありません。
電子データで受領した請求書を正本として保存する方法は？
次に、電子データの請求書を正本として保存する方法と、保存する際の注意点について解説します。
電子データの保存期間は紙の請求書と同じ
紙ベースの請求書と同様に、電子データによる請求書の保存期間は法人で原則7年間、個人事業者で原則5年間です。ただし、法人が繰越欠損金制度を利用する場合には、保存期間が10年に延長されます。また、個人事業者も消費税の課税事業者であるケースや、適格請求書発行事業者から受け取る電子データがある場合には、保存期間が7年間となるため注意してください。
電子帳簿保存法の保存要件に注意
電子データの保存で気を付けなければならないのが、電子帳簿保存法です。電子データで受け取った請求書を保存する場合、データにタイムスタンプを付け、「取引日」「取引金額」「取引先」の3項目で検索できる状態にしておかなければなりません。PDFなどのファイルを検索できるシステムを使って管理することをおすすめします。
紙と電子データを一元管理するならマネーフォワード クラウド
電子データの保存方法として検討したいのが、電子帳簿保存法に対応したソフトの利用です。「マネーフォワード クラウド」は、電子帳簿保存法が定める「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の全てに対応しており、誰でも簡単に電子データをクラウド上に自動保存することができます。
アップロードした時点で電子帳簿保存法の要件を満たしており、検索機能も充実しているため、操作に不慣れな方でも安心して使うことが可能です。
紙と電子データの一元管理について詳しく知りたい方は、以下のリンクを参照してください。
請求書の電子データ化には早めの対応を
電子帳簿保存法が施行された背景には、商取引全般の電子化が広く進んでいることも理由の1つとして挙げられます。請求書の電子データ化は今後ますます増えていくことが予想されるため、ソフトを利用した早めの対応を検討する必要があるでしょう。
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