- 更新日 : 2023年5月29日
見積書の書き方・作り方は？見本つきで各項目を解説
取引を行う際は、見積書や発注書、請求書などの書類を作成する必要があります。しかし、それぞれの書類の役割について、明確に理解している人は少ないのではないでしょうか。本記事では見積書を発行する目的や書き方について、具体例を交えて分かりやすく解説します。
目次
見積書を発行する目的
見積書とはクライアントへ費用の目安を伝える目的として、取引の初期段階で発行する書類です。依頼の検討に必要な情報が共有できるほか、条件のすれ違いによるトラブルを避けることもできます。
クライアントは見積書の内容を確認して、仕事の発注を検討します。その際に見積書があれば、費用や納期などの契約に必要な基礎的な情報が確認できるため、取引をスムーズに進めることが可能です。見積書に記載されている金額はあくまで費用の目安であるため、妥当な理由があれば契約時に金額の変更が生じたとしても問題ありません。
見積書については、別の記事で詳しく解説しています。
見積書を書くために必要なもの
見積書を作成するためには、まず必要なものをそろえる必要があります。手書きで作成する場合とPCで作成する場合とでは必要なものが異なるため、それぞれの作成方法に分けて解説していきます。
手書きで見積書を作成する場合
手書きで見積書を作成する場合は、以下のものが必要です。
- 見積書用紙（一般的にはA4）
- 封筒
- 切手
- 見積書在中のスタンプ
- 価格表（必要に応じて。価格表がよく変動する場合には、「当社〇月〇日現在の価格表による」などと添え書きをしておくケースもあります）
見積書を書くための用紙はサイズが決まっているわけではありませんが、一般的にはA4サイズを使用します。また、見積書を郵送する封筒には通常「見積書在中」のスタンプを押し、一目で見積書が送付されてきたことが分かるようにしておきます。
PCなどで見積書を作成する場合
PCなどで見積書を作成する場合は、以下のものが必要です。
- 見積書のフォーマット
- 封筒
- 切手
- 見積書在中のスタンプ
- 価格表（必要に応じて。価格表がよく変動する場合には、「当社〇月〇日現在の価格表による」などと添え書きをしておくケースもあります）
「見積書の作成枚数が多くて、手書きでは処理できない」といった場合は、PCなどを利用して見積書を作成するといいでしょう。WordやExcel、見積書作成ソフトを利用することにより、効率的に見積書が作成できるからです。PCで作成した見積書は、封筒に入れて郵送するほか、電子データ（一般的にはPDF）をメールで送付することもできます。ただし、情報漏えい対策などの観点から事前に見積書の送付方法について、先方へ確認しておくことをおすすめします。
見積書の書き方
見積書を作成する際は、必要事項の漏れがないように注意しましょう。決まったフォーマットがあるわけではありませんが、宛名や品目名、単価、数量などの情報が漏れている場合は取引に問題が生じるおそれがあるからです。ここからは一般的な項目の書き方について解説していきます。
なお、「マネーフォワード クラウド請求書」では見積書テンプレートを無料で提供しています。テンプレートは下記リンクから無料でダウンロードできます。
宛名
宛名には、先方の所在地や会社名、担当者名などを記載します。会社名のみの記載で良いとされている場合もありますが、できるだけ多くの情報を記載しておいたほうが親切なため、記入しておくようにしましょう。
見積書の宛名については、別の記事で詳しく解説しています。
差出人の名前
見積書には、必ず差出人の名前も記載する必要があります。差出人名がないと、誰から届いた見積書なのかが分からなくなってしまうからです。会社名や所在地に加え、電話番号も記載する必要があります。
見積書番号
発行する会社側のルールにもよりますが、見積書には通し番号を記載していると、管理がしやすくなります。通し番号を記載しておけば、取引で問題が生じた際に書類を探しやすくなります。
見積書作成ソフトなどを使うと、自動で通し番号を発行してくれるので便利です。
発行日
書類の発行日を記載することで、有効期限を設定しやすくなります。また先方とコミュニケーションを取るうえで役に立つことや、書類を管理する手間が減るメリットもあるため、記載するようにしましょう。
見積もりの合計金額
見積もりの合計金額には、品目を合計した金額を記載します。それぞれの項目を合計した金額とズレないように注意しましょう。
見積もりの内容
見積もりの内容には品目名や単価、個数、合計などを記載します。
品目名
品目名の欄には、納品する商品や提供するサービスなどを項目ごとに記載します。このときには取引相手にも分かるような書き方で記載する必要があります。
単価
原則、品目ごとの金額を記載します。ただし単価の記載ができない商品やサービスについては、空欄でもかまいません。
個数
それぞれの品目に対して、提供する数量を記載します。サービスなど、具体的な数量を記載することが難しい場合は「1式」のような書き方で記載するといいでしょう。
合計
品目ごとの合計金額を記載します。ここでの金額は「単価×個数」で算出される金額となります。
各項目の小計、消費税、合計金額
各項目の小計欄には、項目ごとの合計金額を記載します。また合計金額の欄には、小計金額に消費税額を加算した金額を記載します。
備考欄
全体に関わる補足説明や条件などがあれば記載します。特に記載する項目がない場合は、短い挨拶文やメッセージを記載するケースもあります。
見積書を作成する際の注意点
見積書を作成するうえでは、以下のような点に注意しましょう。
- 前提条件を提示する
- 相見積もりの内容を反映させる
- 見積もりの確認用の連絡先を記載する
- 見積もりの有効期限を設定する
- 納期について記載する
- 支払期限と支払方法を記載する
前提条件を提示する
提示する見積もり金額と契約時の金額が異なる可能性がある場合、前提条件を記載しておくようにしましょう。前提条件を記載しておくことで、トラブルを未然に防げるからです。
相見積もりの内容を反映させる
他社との相見積もりが想定される場合は、クライアントの目的や納期などを事前に把握しておき、要望に添った内容を反映させるようにしましょう。相見積もりでは、自社と他社で同じ内容や条件の見積もりが比較されるため、クライアントからのヒアリングが重要となります。
見積もりの確認用の連絡先を記載する
見積書には、支店名や担当者名、連絡先などを記載するようにしましょう。気軽に問い合わせしやすい見積書を作成することで、クライアントが安心して仕事を発注できるようになるからです。
「見積書の内容に関して不明点などがございましたらお気軽にお問い合わせください」などのメッセージを記載すると親しみやすさが伝わり、印象が良くなるものです。
また詳細な内容を聞きたいときに備えて、メールアドレスを記載しておくことも受注につなげるための有効な手段となります。
見積もりの有効期限を設定する
有効期限を設定する際は「提出後3カ月以内」や「発行後1カ月以内」など、具体的に設定するようにしましょう。
見積もりの有効期限を設定することで、相手側の意思決定を速やかに促すことができるからです。有効期限は、相手先の意思決定を適度に促す期間に設定することが大切です。
また情勢などにより原価が変動する可能性がある場合は、見積もりに有効期限を付与することで、赤字受注を未然に防ぐことができます。
納期について記載する
「受注後約1週間後に納品」「受注後3日以内に発送」といったように、納期を記載しておくことも大切です。発注から短期間で納品できるかということも、クライアントが注文を決定する際の判断材料となるからです。
納品するために証明書を発行してもらう必要がある場合などは、納期が変動することもあります。そのような場合に備えて「必要書類受領後、約1週間後に納品」と記載しておけば、納品にある程度の期間が必要なことを明示できます。
支払期限と支払方法を記載する
支払期限や支払回数、支払方法などの設定が別途必要な場合は必ず明記するようにしましょう。場合によっては、受注の段階で請求金額の一部を前払いしてもらう必要があるかもしれません。その場合はクライアントの了承を得て、別途見積書に記載するようにしましょう。
システム開発やイベントの企画・運営など、比較的長期間の業務となる場合は、人材の確保や資材の準備などに経費がかかるため、請求金額の前払いが必要になる可能性があります。
見積書データは保存しておく
作成した見積書は税法上の国税関係書類に該当するため、一定の保管義務期間が経過するまでは破棄することができません。見積書の保管期間は法人と個人事業主で異なり、法人の場合は原則としてその事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年、個人事業主の場合は原則5年間と定められています。
契約不成立の見積書は破棄してもかまいませんが、データとして残しておくことで、顧客管理や次回以降の受注につなげるためのツールとして有効に活用できます。
見積書の保管期間については、別の記事で詳しく解説しています。
見積書テンプレートや見積書作成ソフトで発行業務を効率化
見積書を作成する場合は、PCなどで作成する方法をおすすめします。見積書テンプレートや見積書作成ソフトを活用することにより、日々の事務作業を効率化できるからです。
見積書の作成枚数が多い場合は、見積書作成ソフトを使用するといいでしょう。一度作成した見積書の内容が次回の見積書にも反映されるほか、見積書の内容をもとに請求書を発行することもできるからです。手書きの場合と比較して格段に効率が良くなるため、PCなどで見積書を作成したことがない方は、試してみてはいかがでしょうか。
見積書を作成するときはヒューマンエラーに注意しよう
本記事では見積書の書き方や、作成に必要な準備物について解説しました。見積書を発行することにより費用の目安や納期などが伝えられるため、取引をスムーズに進めることができます。
見積書を作成する際は、記載漏れなどのミスがないように注意しましょう。小さなミスがクライアントからの信頼を失う原因になりかねないからです。見積書作成ソフトでは必要な記載項目が事前に設定されているため、記載漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。見積書作成ソフトを利用したことがない方はこの機会に導入して、事務作業の効率化を図ってみてはいかがでしょうか。
よくある質問
見積書を書くために必要なものは何ですか？
一般的に見積書を書くために必要なものは、見積書を書くための用紙、封筒、切手、見積書在中スタンプなどです。 詳しくはこちらをご覧ください。
見積書にはどのような内容を記載すればよいですか？
基本的に品目名、単価、個数など見積に関わる内容と、タイトルや宛名、発行日のようなどの書類にも必要となる項目を記載します。詳しくはこちらをご覧ください。
見積書を作成する際の注意点は何ですか？
前提条件の提示や相見積もりの内容を反映させるなどの注意点があります。詳しくはこちらをご覧ください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
