• 更新日 : 2024年12月27日

返却物を郵送する際の送付状（添え状）テンプレート、例文や注意点

プロジェクトの異動や退職時など、会社からの貸与品や返却物は直接手渡しでの返却が基本ですが、事情により郵送での返却が必要になる場合があります。この記事では、貸与品・返却物を郵送する場合の注意点や送付状（添え状）の例文、書き方を解説します。
また、効率的に送付状を作成できる無料テンプレートもご用意しています。ぜひご活用ください。

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返却物は郵送で返却してもよい？

会社からの貸与品の返却は、原則として担当者への直接手渡しや所定の場所への返却が望ましいです。しかし、遠隔地への異動や退職後の返却など、何らかの理由で直接返却が難しい場合は、郵送での返却も認められることが多いです。

ただし、郵送する際は、安全性と確実な到達を考慮した方法を選ぶ必要があります。

返却物の送付状の例文

基本の貸与物の返却

パソコン、タブレットの返却

退職に伴う返却

書類送付時の送付状の書き方

送付状は、1枚にまとめるのが一般的です。必要な情報を記載し、余計な表現は控えるよう心がけましょう。相手も読みやすく、内容もしっかり伝わります。

送付状に記載すべき項目は、以下のとおりです。

1. 送付年月日
2. 送付先（宛先）
3. 差出人情報
4. タイトル
5. 頭語と結語・挨拶文
6. 本文
7. 送付内容（記・以上）

①送付年月日

送付状には、送付した日付を入れておくと、相手が書類を受け取った時期を確認しやすくなります。送付年月日は、送付状の右上か左上に書くことが多いです。

②送付先（宛先）

送付状には、誰に送っているのかを明確にするために、相手の名前や会社名を記載します。会社宛の場合は、会社名の後に担当者名も入れておくと丁寧です。個人宛なら、名前だけで十分です。これにより、相手に対する配慮が伝わります。

また、送付先が企業や部署の場合は「御中」を使用し、個人名がわかっている場合は「様」を使います。同じ宛名で「御中」と「様」を併用しないようにしましょう。例えば、部署宛なら「株式会社○○○○ ○○部 御中」、担当者宛なら「株式会社○○○○ ○○部 ○○ ○○ 様」と記載します。

③差出人情報

自身の情報も忘れずに書いておきます。住所や氏名、連絡先などを書いておくと、相手が連絡を取りたい場合にスムーズに対応できます。

④タイトル

送付状には、何を送るかを簡潔に示すタイトルをつけます。「返却物送付のご案内」や「返却物送付の件」といったものがよく使われます。タイトルをつけることで、送付状を受け取った相手がすぐに内容を把握できます。

⑤頭語と結語・挨拶文

送付状の冒頭には「拝啓」といった頭語を使い、最後には「敬具」などの結語で締めくくります。また、挨拶文では、相手との関係や季節の一言を入れて、より丁寧な印象を与えると良いでしょう。

⑥本文

送付状の本文では、何を送ったかを具体的に説明します。例えば、「〇〇〇にてお借りした〇〇〇を返却させていただきます。」など、送ったものやその背景を簡潔に伝えます。

⑦送付内容（記・以上）

本文の最後には、送った内容を箇条書きにしておくことがよくあります。「記」と書いて「〇〇〇〇1部」のように書くと、相手が何が送られてきたかをすぐに把握できます。そして、最後に「以上」と書いて締めます。

返却物を郵送する場合の注意点

返却物を郵送する場合に、気を付けるべき点について解説します。

なるべく早めに返却を

退職日や異動日が決まったら、速やかに返却の準備を進めましょう。返却が遅れる場合は、必ず担当者に連絡を入れ、状況を説明しましょう。

事前に担当者への確認を忘れずに

郵送での返却を行う前に、必ず担当者に連絡を入れましょう。返送先の正確な住所、部署名、担当者名の確認に加え、返却物の確認や梱包方法について具体的な指示がある場合もあります。特に精密機器など、扱いに注意が必要な物品については、細かい指示に従うことが重要です。

退職時など複数ある場合は返却物リストを作成する

会社を退職する際など、返却物が複数ある場合は、漏れのないよう返却物リストを作成しましょう。
主な返却物には、社員証や健康保険証、パソコンやタブレット、業務用スマホ、制服などが含まれます。返却物は会社により異なるため、最終確認は人事や総務に行いましょう。

返却物の郵送には「親展」で送付する

返却物を郵送する際、通常「○○在中」と記載することがありますが、保険証や社員証の場合は避け、「親展」と書きましょう。保険証は重要な身分証明書であるため、「保険証在中」と記載すると悪用されるリスクがあるためです。「親展」は、宛名本人以外が開封しないことを意味し、安全に届けるための配慮になります。

送付状は一番上に添える

保険証を郵送する際には、送付状を書類の一番上に重ね、相手が最初に目にするよう工夫しましょう。送付状には挨拶や内容を知らせる役割があります。

封筒の裏面には〆マークを書く

封筒の裏面には、しっかりと封をしたことを示すために「〆」マークを記入します。この記号は、中身の保護や開封の確認のために使われます。

郵送は普通郵便ではなく書留で送るのが安心

保険証や社員証は本人確認書類としても使用できる大切な書類のため、ポスト投函される普通郵便ではなく、対面で手渡しされる簡易書留や一般書留で送るのが安心です。一般書留を利用すると、引き受けから配達までの配送経路が記録されますが、簡易書留でも引き受けと配達の記録が残るため、通常はこちらで十分です。

また、封筒の表面には、住所や会社名・担当者名を正しく書き、封筒の裏面には、自社の住所と名前を記入します。これにより、万が一配達に問題が生じた場合でも、確実に差出人に戻すことができます。

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