- 更新日 : 2024年4月17日
ビジネス用の送付状の書き方は？テンプレートをもとに解説
取引先に請求書や見積書や物品を送付する際に、送付状を同封することがあります。送付状は法的に必須の書面ではありませんが、送付物の内容が確認しやすくなり、送り忘れ等のトラブル防止につながります。
本記事では、送付状の書き方や記載項目、作成する際の注意点などについて、テンプレートをもとに解説します。
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目次
送付状とは
送付状とは、書類や物品を送る際に添付する書類です。「送り状」「添え状」「カバーレター」とも言われます。主な役割は、同封すべき書類の内容を示すことで、送付が間違いなく行われたことを確認しやすくすることです。ビジネスシーンにおいては、書類を送付する際は送付状の同封がマナーとされています。
送付状の書き方に決まりはない
送付状に記載すべき主な内容は、挨拶、同封書類の内容と部数、補足の3点です。これら3点が記載されていれば、書き方の決まりはありません。
なお、個人から役所へ送付する際の送付状では、用件のみを簡潔に記載します。時候の挨拶も不要です。
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送付状の作成にはテンプレートの活用が便利です。
拝啓を入れる位置や、拝啓のあとで記載する内容などは定型化された書面で用をなすため、同封書類の中身を都度記載するだけで簡単に送付状を作成できます。送付状を手書きで作成する際も、テンプレートを参考にするといいでしょう。
個人が企業や役所へ書類を送付する際の添え状としても活用できます。送付状のテンプレートは下記ページからダウンロードが可能です。
他にも、以下のようにシンプルなものから高級感のあるテンプレート、時候の挨拶が掲載された送付状まで、20種類以上のパターンを用意しています。さまざまなビジネスシーンで利用できるため、ぜひご活用ください。
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送付状を用意した方がいいケース
送付状の同封は、トラブルの防止やビジネスマナーなどの観点から必要です。書類の同封ミスや枚数の過不足といった送付の際の間違いを事前に防げることと、受け取る側が書類の中身を確認しやすくなることが理由です。
書類や物品を送付する場合、送付状を用意した方がいいケースと、用意の必要がないケースがあります。
送付状を用意した方がいいケースには、次のようなものがあります。
- 請求書や契約書を郵送・FAX送信する時
- 商談の資料を郵送・FAX送信する時
- 物品を送付する時
- 履歴書や職務経歴書を郵送する時
送付状の用意が必要ないケースとしては、メールで添付する場合と直接書類を持参する場合が挙げられます。メールでは本文が送付状の役割を果たし、直接持参する際はその場で確認できるためです。
送付状に記載すべき項目
送付状は、記載項目と記載する位置にある程度の商習慣上の決まりがあります。
送付状に記載すべき項目と記載方法を、以下の例文を使って解説します。
（1）日付
送付状の送付年月日は、最上部に右寄せで記載します。日付がないと、書類がいつ送付されたかわからず、トラブルの元になってしまいます。
送付年月日の書き方は、和暦・西暦どちらでも問題ありませんが、送付する書類と表記方法をあわせるようにしましょう。
（2）宛先
日付の下の行に左寄せで宛先を記載します。社名は（株）や（有）などと省略せず、必ず正式名称で記載します。
会社名の下には、部署名と担当者名、敬称を記載します。会社や部署に送付する場合、敬称は「御中」です。個人宛に送付する場合、敬称は「様」となります。
（3）差出人情報
差出人情報は、宛先の次の行に右寄せで記載します。記載内容は、住所、電話番号、FAX番号、会社名、部署名、役職名、担当者名です。
（4）表題
表題は「何の目的で書類等を送付したのか」を伝えるために作成します。書類を手にしたときすぐ目につくように、表題は本文より少し大きめのフォントで記載しましょう。配置は中央寄せです。
表題は「書類送付について」「○○送付の件」など、わかりやすい文章にします。
（5）頭語+挨拶文
頭語には挨拶の役割があります。手紙を書く際と同じく、ビジネスでも「拝啓」を頭語として添えることが一般的です。
「拝啓」の次に、挨拶文を記載します。挨拶文に時候の挨拶を入れると、テンプレートを作成した際、季節に合わせて変更が必要です。季節に関係ない挨拶文を入れておくと、都度調整する手間を省けます。
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（6）本文
本文は、何の書類を送付したかを簡潔に記載する場所です。書類を返送してもらう必要がある、別途書類を送付するなど、書類送付と同時に伝えたい補足情報がある場合も、本文に記載します。
本文の最後は、今後の取引をスムーズに進行できるような丁寧な文章で締めましょう。
（7）結語
結語は、送付状の締めの言葉となります。「拝啓」は頭語のため、対になる結語が必要です。こちらも手紙を書く際と同じで、「拝啓」を使用した場合は、対応する結語は「敬具」を使用します。
（8）記書き
記書きとは、箇条書きでわかりやすく伝えるために使われる記法です。「記」の後ろで改行し、同封の書類内容と部数を箇条書きで記載します。
箇条書きの内容が多く、1枚に収まらない場合は、箇条書き部分に「別紙参照」と記載し、送付内容を記載した別紙を添付しましょう。
（9）「以上」
「以上」と記載することで、記書きが終わった旨を送付先に伝えます。箇条書きの最後の項目で改行し、右端に記載します。
送付状を作成する際の注意点
送付状を作成・送付する際には、受け取る側に配慮しつつ、次のような点に注意しましょう。
簡潔で読みやすく書く
送付状は、簡潔で読みやすく書くことが大切です。受け取り手に無駄な時間を取らせないよう、必要最低限の情報量にとどめた文面にしましょう。
手書きでもパソコンでも問題ありませんが、手書きで作成する際は、丁寧な字を心がけましょう。
誤字脱字があった場合、訂正はマナー違反です。必ず作り直し、誤字脱字がない状態で送付しましょう。
1枚以内におさめる
送付状は可能な限りA4用紙1枚でまとめましょう。2枚以上になってしまうと相手方も煩わしく感じてしまいます。前述のとおり、送付状はなるべく簡潔に、読みやすく書くのが原則です。2枚にわたる場合、余分なことが書かれていて本文が長すぎる可能性があります。
仮に送付する書類が多いなどの理由で2枚にわたってしまう場合、送付書類の項目に「別紙ご参照ください」などと記載し、2枚目に書類の一覧を記載し、末尾に「以上」と記すとわかりやすくなります。
書類の一枚目に添える
送付状は、いつどの書類を送付したかを送付先に知らせることが目的です。先方が封筒を開封した際に、受け取った書類の内容を確認しやすくするため、送付状は書類群の一枚目に添えて送付しましょう。
相手が確認しやすい送付状の作成を
送付状は、「いつ」「誰が」「どのような」書類を送付したかを送付先に伝えるための書類です。書類送付のミスを防ぎ、先方に書類を確認してもらいやすくする意味があります。
送付状は、内容を把握しやすく作成することが大切です。
送付状の書き方に決まりはありませんが、記載する項目や位置などに一定のルールがあります。ルールを守った書き方をすることで、相手が内容を確認しやすくなるだけでなく、今後の取引が円滑に進むようになるでしょう。
よくある質問
送付状の書き方に決まりはありますか？
送付状の書き方に決まりはありませんが、ビジネス文書のルールに沿って書くことで、送付先にとって見やすい書類となります。詳しくはこちらをご覧ください。
送付状を作成する際に、記載すべき項目は何ですか？
送付状の記載項目は、日付、宛先、差出人情報、表題、本文（頭語・挨拶文・本文・結語）、記書き、送付内容です。詳しくはこちらをご覧ください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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