- 更新日 : 2024年10月17日
請求書に添える送付状の文例・書き方をテンプレートつきで解説
請求書を郵送する際は、送付状（送り状、添え状）と呼ばれる手紙を添付する商習慣があります。
添付する送付状には挨拶の言葉や日頃の御礼、請求書を送るといった内容を記載します。郵送が遅れた場合はお詫びの言葉が必要です。手書きのメッセージを添える場合もあります。
本記事では請求書に添える手紙の書き方や送り方をテンプレートと共に紹介します。
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目次
請求書に添える送付状とは？
請求書に添える送付状は、送り状や添え状とも呼ばれます。送付状には、挨拶とともに郵便の中身を知らせる役割があります。
送付状は時候の挨拶などの定形文で始まり、用件に入るという形式で作成するのが一般的です。送付状はビジネス上のマナーであり、添えることで丁寧な印象になります。送付状で書類全体の枚数や種類、送付の目的を知らせることで、送付数や送付先などの間違い・認識の違いなどを防止できます。
また、送付状は書類について補足する役割も果たすものです。本来は2種類送るべきところ1種類だけ先に送る場合などイレギュラーな対応をする際、説明を記載できます。
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 |  |  |  |
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請求書の送付状に記載すべき項目・文例
送付状に記載すべき項目は、以下のとおりです。
- 送付年月日
- 送付先・差出人の氏名
- タイトル
- 頭語と結語
- 挨拶文
- 送付内容（記・以上）
以下では、記載例を簡単に紹介します。
送付年月日
|
送付年月日はいつ書類を送ったのかがわかるよう、必ず記載が必要です。基本的には右上に記載するのがきれいでしょう。
送付先・差出人の氏名
| 送付先 |
|---|
| 〒123-0000 東京都港区三田00-00-0 ○○○ビル○F ○○○株式会社○○部○○○○様 |
送付先は、【郵便番号、住所、会社名、部署名、担当者名】を最低限記載しましょう。
| 差出人 |
|---|
| 〒123-0000 東京都港区三田00-00-0 ○○○ビル○F 電話：03-0000-0000 FAX：03-0000-0000 株式会社マネーフォワード サンプル部 マネー 二郎 |
差出人については、電話番号（必要に応じてメールアドレスなど）も記載しておくと、何かあった際に先方が連絡を取りやすくなります。
タイトル
|
受け取る人が一目で分かりやすいタイトルを、必ず記載します。
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頭語と結語
|
ビジネスシーンで使われる送付状の場合、基本的には「拝啓・敬具」を使用するのが無難です。
挨拶文
| 貴社におかれましては、ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 早速ではございますが下記の書類をお送りします。ご査収の上よろしくご手配を賜りますようお願い申し上げます。 |
| 春暖の候、貴社におかれましては益々のご繁栄をお喜び申し上げます。さて、本書面にて3月分の請求書を送付させていただきます。 内容にご不明点等ございましたら、お気軽にお問い合わせください。 |
挨拶文は頭語の「拝啓」の後に続く文章で、定型文を使います。挨拶文の例文は、このあとの項目でもサンプルをご紹介します。
送付内容
記 送付書類 以上 |
送付内容は箇条書きで、以下のように送付する書類名と数量を記載してください。
- 請求書 1部
- 請求明細書 1部
箇条書きの上下には、記・以上を必ずつけましょう。「記」は文書の中央に記載し、「以上」は箇条書きのあとの右下に記載します。
送付状に記載する挨拶文の具体例
送付状に書く挨拶文の具体例を紹介します。宛先によって文言がの調整が必要な場合もあるので、パターン別に見ていきましょう。
一般的な挨拶
一般的な挨拶は、送り先によってさまざまなパターンがあります。
日頃から付き合いがある取引先で何度もやり取りしている場合、一般的に使う挨拶文は以下のとおりです。
- いつもお世話になっております
- いつも大変お世話になっております
- 平素よりお世話になっております
- 日頃より大変お世話になっております
よりかしこまった挨拶にする場合は、以下のような挨拶文を使います。
■個人宛の場合
- 貴殿におかれましては、ますますご健勝のこととお慶び申し上げます
- 貴殿におかれましては、ますますご清祥のこととお慶び申し上げます
■法人の場合
- 貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます
- 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
- 貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます
■個人・法人共通
- 日頃より格別のご高配を賜りまして厚く御礼申し上げます
- 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます
- 平素より格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます
送付状の挨拶については、下記記事でも詳しく紹介しています。
送付が遅れたお詫びの文を書く場合
送付が遅れた場合には、簡潔にお詫びの言葉を添えます。例文は、以下のとおりです。
- 大変遅くなり、申し訳ございません。
- このたびは送付が遅れましたこと、誠に申し訳ございません。
- こちらの不手際で遅くなりましたこと、心よりお詫び申し上げます。
- 書類送付が遅くなりまして、御迷惑をおかけいたしました。深くお詫び申し上げます。
通常のよりも丁寧な表現にすることが大切です。
送付状がいらない場合はある？
メールやチャット、オンラインシステムを利用して請求書を送る場合、送付状は必要ありません。
メールで送る場合、送付状に書く挨拶や送付内容については本文に記載しています。わざわざ送付状を添付する必要はありません。メールの場合はほかのメールに埋もれないよう「請求書送付 株式会社〇〇」のように、件名に請求書の送付であることを明記することが大切です。
また、対面で手渡しする場合、相手方とその場で書類の内容を確認できる場合は、送付状は必ずしも必要ありません。しかし、手渡すだけで確認しない場合、つけておいた方がよいでしょう。
ビジネスマナーとして、基本的に郵送やFAXで送る場合には送付状が必要です。
なお、送付状自体に押印する必要はありませんが、請求書には押印することで信頼性を高め、トラブルや不正のリスクを減らすことができます。ただし、送付状は請求書を補足する文書に過ぎないため、押印は必須ではないとされています。
請求書と送付状の送り方
請求書と送付状を送るのは、以下の3通りです。
- 郵送
- FAX
- メールやチャット
なお、請求書を送る際のマナーについては、以下の記事が参考になります。
郵送の場合
郵送の場合は送付状を請求書と同じサイズにして、送付状が1枚目になるように重ねます。
書類に合わせた封筒に入れ、封筒の表には請求書在中と記載してください。
FAXの場合
FAXで送るのは、急いで請求書を送る必要がある場合などに限定されます。必ず先方の了承を得ることが必要です。
FAXでは送付状を先にして順番に送付し、送信後に必ず請求書が届いているか確認しましょう。後日、原本を送ることも大切です。
メールやチャットの場合
請求書をメールやチャットなどで送る場合は、送付状の作成は不要です。
まずは取引先に事前に連絡を取り、メールやチャットで請求書を送っても良いか確認しましょう。特に原本が必要とされる企業では、先にデータをメール送信後、原本を郵送する手順を取ることが推奨されます。初めて取引する場合は、この確認が特に重要です。
また、請求書をメールで送信する際には、編集や改ざんが難しいPDF形式で送るのが一般的です。必要に応じて、画像データとして送ることも検討しましょう。セキュリティを強化するため、ファイルにはパスワードを設定し、請求書データとパスワードを記載したメールは別々に送信することが望ましいです。
メールで請求書を送る際は、件名に自社名、要件の要約、請求書の添付を明記することも忘れないようにしてください。
送付状に手書きのメッセージを添えても良い場合
送付状はビジネスマナーの側面があり、テンプレートによる定型的な内容にするのが一般的です。基本的には、ビジネスに関する内容以外は記載しません。
しかし、先方の担当者とある程度関係性が築けている場合などは、形式的な送付状だけよりも手書きのメッセージを添えることで気持ちが伝わり、印象が良くなります。
「いつもお忙しいなかを対応いただき、ありがとうございます」など、日頃の感謝を伝えるとよいでしょう。
請求書を送る際は送付状を忘れずに
送付状はビジネスマナーとして挨拶の意味があるとともに、内容物に間違いがないか確認する役割もします。送付状の書式は決まっており、テンプレートを利用すると便利です。送付が遅れた場合などお詫びをする際は、適切な挨拶文を添えましょう。
メールで送る場合は添付の必要はありませんが、郵便やFAXでは必ず送付状をつけるようにしてください。
よくある質問
請求書に添える手紙（送付状、送り状、添え状）とは？
挨拶とともに、送付するものに間違いがないことを確認するための書類です。詳しくはこちらをご覧ください。
送付状の書き方は？
送付日・宛先・送付内容などの必要項目を記載します。詳しくはこちらをご覧ください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容（テンプレートを含む）の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。
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