• 更新日 : 2024年4月2日

請求書に添える送付状の書き方をテンプレートつきで解説

請求書に添える送付状の書き方をテンプレートつきで解説

請求書を郵送する際は、送付状(送り状、添え状)と呼ばれる手紙を添付する商習慣があります。添付する送付状には挨拶の言葉や日頃の御礼、請求書を送るといった内容を記載します。郵送が遅れた場合はお詫びの言葉が必要です。手書きのメッセージを添える場合もあります。

本記事では請求書に添える手紙の書き方や送り方をテンプレートと共に紹介します。

請求書に添える送付状とは?

請求書に添える送付状は、送り状や添え状とも呼ばれます。送付状には、挨拶とともに郵便の中身を知らせる役割があります。

送付状は時候の挨拶などの定形文で始まり、用件に入るという形式で作成するのが一般的です。送付状はビジネス上のマナーであり、添えることで丁寧な印象になります。送付状で書類全体の枚数や種類、送付の目的を知らせることで、送付数や送付先などの間違い・認識の違いなどを防止できます。

また、送付状は書類について補足する役割も果たすものです。本来は2種類送るべきところ1種類だけ先に送る場合などイレギュラーな対応をする際、説明を記載できます。

送付状に記載すべき項目

送付状に記載すべき項目は、以下のとおりです。

  • 送付年月日
  • 送付先・差出人の氏名
  • 頭語と結語
  • 挨拶文
  • 送付内容
  • 記・以上

送付年月日はいつ書類を送ったのかがわかるよう、必ず記載が必要です。

挨拶文は頭語の「拝啓」の後に続く文章で、定型文を使います。挨拶文の例文は、このあとの項目で紹介します。

送付内容は箇条書きで、以下のように送付する書類名と数量を記載してください。

  • 請求書 1部
  • 請求明細書 1部

箇条書きの上下には、記・以上を必ずつけましょう。「記」は文書の中央に記載し、「以上」は箇条書きのあとの右下に記載します。

送付状に記載する挨拶文の具体例

送付状に書く挨拶文の具体例を紹介します。宛先によって文言がの調整が必要な場合もあるので、パターン別に見ていきましょう。

一般的な挨拶

一般的な挨拶は、送り先によってさまざまなパターンがあります。

日頃から付き合いがある取引先で何度もやり取りしている場合、一般的に使う挨拶文は以下のとおりです。

  • いつもお世話になっております
  • いつも大変お世話になっております
  • 平素よりお世話になっております
  • 日頃より大変お世話になっております

よりかしこまった挨拶にする場合は、以下のような挨拶文を使います。

■個人宛の場合

  • 貴殿におかれましては、ますますご健勝のこととお慶び申し上げます
  • 貴殿におかれましては、ますますご清祥のこととお慶び申し上げます

■法人の場合

  • 貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます
  • 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
  • 貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます

■個人・法人共通

  • 日頃より格別のご高配を賜りまして厚く御礼申し上げます
  • 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます
  • 平素より格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます

送付状の挨拶については、下記記事でも詳しく紹介しています。

送付が遅れたお詫びの文を書く場合

送付が遅れた場合には、簡潔にお詫びの言葉を添えます。例文は、以下のとおりです。

  • 大変遅くなり、申し訳ございません。
  • このたびは送付が遅れましたこと、誠に申し訳ございません。
  • こちらの不手際で遅くなりましたこと、心よりお詫び申し上げます。
  • 書類送付が遅くなりまして、御迷惑をおかけいたしました。深くお詫び申し上げます。

通常のよりも丁寧な表現にすることが大切です。

送付状のテンプレート

送付状を初めて作成する際は、テンプレートを利用すると便利です。以下のリンクでは、ワード形式の送付状を無料でダウンロードできます。

シンプルなものから高級感のあるワンランク上のテンプレートまで、各種パターンを用意しています。さまざまなビジネスシーンで利用できるため、ぜひご活用ください。

手書きのメッセージを添えても良い場合

送付状はビジネスマナーの側面があり、テンプレートによる定型的な内容にするのが一般的です。基本的には、ビジネスに関する内容以外は記載しません。

しかし、先方の担当者とある程度関係性が築けている場合などは、形式的な送付状だけよりも手書きのメッセージを添えることで気持ちが伝わり、印象が良くなります。

「いつもお忙しいなかを対応いただき、ありがとうございます」など、日頃の感謝を伝えるとよいでしょう。

送付状がいらない場合はある?

ビジネスマナーとして、基本的に郵送やFAXで送る場合には送付状が必要です。

ただし、メールで送る場合、送付状に書く挨拶や送付内容については本文に記載しています。わざわざ送付状を添付する必要はありません。メールの場合はほかのメールに埋もれないよう「請求書送付 株式会社〇〇」のように、件名に請求書の送付であることを明記することが大切です。

また、対面で手渡しする場合、相手方とその場で書類の内容を確認できる場合は、送付状は必ずしも必要ありません。しかし、手渡すだけで確認しない場合、つけておいた方がよいでしょう。

請求書と送付状の送り方

請求書と送付状を送るのは、以下の2通りです。

  • 郵送
  • FAX

郵送の場合は送付状を請求書と同じサイズにして、送付状が1枚目になるように重ねます。書類に合わせた封筒に入れ、封筒の表には請求書在中と記載してください。

FAXで送るのは、急いで請求書を送る必要がある場合などに限定されます。必ず先方の了承を得ることが必要です。FAXでは送付状を先にして順番に送付し、送信後に必ず請求書が届いているか確認しましょう。後日、原本を送ることも大切です。

請求書を送る際のマナーについては、以下の記事が参考になります。

請求書を送る際は送付状を忘れずに

送付状はビジネスマナーとして挨拶の意味があるとともに、内容物に間違いがないか確認する役割もします。送付状の書式は決まっており、テンプレートを利用すると便利です。送付が遅れた場合などお詫びをする際は、適切な挨拶文を添えましょう。

メールで送る場合は添付の必要はありませんが、郵便やFAXでは必ず送付状をつけるようにしてください。

よくある質問

請求書に添える手紙(送付状、送り状、添え状)とは?

挨拶とともに、送付するものに間違いがないことを確認するための書類です。詳しくはこちらをご覧ください。

送付状の書き方は?

送付日・宛先・送付内容などの必要項目を記載します。詳しくはこちらをご覧ください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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