受領書の役割とは?取引をする上で知っておきたい基礎知識

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企業や個人事業主とのやりとりなどで発生する受領書。どのような役割を果たしているのかについて、ここでご紹介していきます。

また、ビジネス上の文書のやり取りをする上で気をつけたほうがいいことや、受領書にどんな決まりがあるのかについても詳しく触れていきます。

受領書はいつ発行するもの?ビジネス書類のやりとりの基本

ビジネスをしていると、あらゆるタイミングで文書をやり取りすることがあり、見積書や発注書など、似たようなフォーマットの書類が多々あります。

ここでは、文書・書類がどんなタイミングで発行されるか、その意義についてご説明していきます。

ビジネス書類のやり取りの流れ

1.見積書
2.発注書
3.納品書
4.受領書
5.検収書
6.請求書

上記の順番で、発注者と受注者の間で書類のやり取りがされます。見積書はだいたいどれくらいの費用がかかるかの試算をした書類です。この見積書を受けて、実際に発注することになると、発注書を発行します。

納品書は、受注したものを発注者に届ける際に送付する書類です。そして、その受け取りの証明として、受領書を発注者が発行します。

検収書は、発注したものを受け取った後、不良品はないか、数に間違いがないかなどを発注者が確認し、問題がなかった時に発行するものです。検収書を持って、受注者は初めて請求書を送ることができます。

ただ、実際は発注書や納品書、受領書や検収書を発行しないビジネスシーンも多くあります。ビジネス文書は、発行が義務ではありません。契約書ではありませんので、発行されていないからといって、何か法的な罰則があるわけでもありません。

すべては、ビジネスのやり取り、状況を明確にするための確認書類の役割を果たしています。

信頼、安心のためにも受領書は発行した方がいい

慣れた相手とのやり取りであれば、電話やメールなどで、受発注や納品を行う事業者もいることでしょう。しかし、初めての取引の場合は、各ビジネス書類が大きな安心の役割を果たしてくれます。

受領書について取り上げれば、相手に納品物がきちんと届いたことを証明してくれ、検収に入ったことを伝えてくれる書類になります。納品物を送っても、不達という可能性もあります。確実に相手が発注したものを受け取ったということは、受注者が納品したことを示し、それが1つの安心になるのです。

また、ビジネス書類は信頼できるビジネスパートナーだという印象を与えてくれます。どんなに内容が伝わっても、電話やメールよりは、格式高く見せてくれるのがビジネス書類です。きちんと取引をしてくれているという安心感を相手に与え、受注者への信頼を高めてくれるツールでもあります。

こちらの仕事に対する責任感を伝えるためにも、断られない限りは、ビジネス書類を発行することをおすすめします。

受領書には何を記載する?受領書の基本フォーマットとは

ここでは受領書には何を記載すればいいのかを説明していきます。

受領書は、発注者が発行するものです。そのため、何かを受け取った際には、以下を参考に受領書を発行するようにしてください。

受領書に記載すべき項目は以下になります。

・発行日、取引相手名、発行者名
・受領した案件、商品名
・受領した商品の単価
・受領した商品の数
・受領した商品の合計金額

取引先によっては、金額等を記載しないケースもあるようです。基本的には、発行日や取引相手の名前、発行者名、受領した案件や商品の名前、商品の数などが記載されますが、行き違いなどを避けるため、できれば金額なども記入して発行するようにしましょう。

金額については、見積書や発注書の時点で確認をしているものですが、発注から納品までに時間がかかる商品などを受領した場合、その金額を間違えて認識していることもあるかもしれません。見積書を複数回に渡って受け取った場合などには、どの見積書が最終的なものだったか、あやふやになることもあります。

こういったトラブルを防ぐためにも、金額を記載して受領書を発行することをおすすめします。

また、取引先によっては、受領書のフォーマットが決まっている場合もあります。こちらが受領書を発行する際には、そのフォーマットに則って発行した方が、取引がスムーズです。

場合によっては、受領書の段階で売上を計上する企業もあります。受領書を発行しなくても法的な罰則はありませんが、相手企業が経理処理に困ることもありますので、納品物や商品を受け取ったら、すぐに受領書を送るようにしてください。

まとめ

ビジネス上、よくやり取りがあるのは見積書や請求書であることが多いです。しかし、受領書にも役割があること、そこに記載した方がいい項目があることをご理解いただけたと思います。

よりよい取引相手との信頼を築くためにも、ビジネス書類はきちんと発行したいもの。軽く考えず、きちんと対応できるように、基礎知識をおさえておいてください。

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※掲載している情報は記事更新時点のものです。

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監修:土屋 英則 (税理士)

税理士法人ゆびすい ゆびすいグループは、国内8拠点に7法人を展開し、税理士・公認会計士・司法書士・社会保険労務士・中小企業診断士など約250名を擁する専門家集団です。 創業は70年を超え、税務・会計はもちろんのこと経営コンサルティングや法務、労務、ITにいたるまで、多岐にわたる事業を展開し今では4500件を超えるお客様と関与させて頂いております。 「顧問先さまと共に繁栄するゆびすいグループ」をモットーとして、お客さまの繁栄があってこそ、ゆびすいの繁栄があることを肝に銘じお客さまのために最善を尽くします。 お客様第一主義に徹し、グループネットワークを活用することにより、時代の変化に即応した新たなサービスを創造し、お客様にご満足をご提供します。

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