支払証明書テンプレート|経費精算システム「MFクラウド経費」

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支払証明書テンプレート

支払証明書とは

支払証明書とは、領収書が発行されない対象に対してお金を支払ったことを証明するための書類です。

会社の業績を出して経営実態を把握するためには、経理部などで入出金など、その会社のお金に関わる記録・証拠を集めたり、それらにもとづく会計処理を行わなければなりません。そのために、どんなに少額のお金の動きでも、領収証などの会計証票となりえる書類を回収・保管していく必要があります。

しかし、業務に関することで経費として計上したい支払いがあるのに、例えば下記のように場合によっては領収書が交付されない支払いの種類があります。

・電車やバスに乗って移動する際の交通費
・会議の際に、自動販売機で買って取引先に出したドリンク代
・営業にあたって情報をチェックするために売店等で買った新聞や情報誌
・打ち合わせなどの際に割り勘で払うことになったコーヒー代
・業務でダウンロードする必要のあった、個人カード決済のアプリ
・関係先のお祝いやご不幸での、ご祝儀や香典などの出費

上記のような支払いは毎回自動的に「領収証」が交付されるような仕組みになっていない場合があるのです。

そもそも領収書とは代金の受取人が支払者に対して、何らかの対価として金銭を受け取ったことを証明するために発行する書類のことですが、自動販売機に領収書を交付してくれるような機能はなく、ご香典をお渡しする際に領収書を求めることは非常識とみなされてしまいます。しかし逆に自分でこの金額を支払ったと証明することは出来ます。その役目を担うのが支払証明書です。支払証明書を作成すれば領収書と同様の扱いで、帳簿に記載することができます。

また例外的な使い方ですが、上記にあるように、領収書とのコンセプトの違いから支払証明書は手違いや不正防止の役割も果たします。例えば営業マン(受取人)が、訪問先(支払者)で1万円を集金したとします。営業マンは訪問先に1万円分の領収書を渡しますが、会社に渡す予定の領収書の控えには「9,500円」と書いて、差額の500円を自分の懐に入れてしまいました。

しかしここで営業マンが支払証明書と複写式の領収書を使用していて、控えの方にも訪問先の印をもらえばそのようなことはできません。控えにも支払った金額である「1万円」と記載されていなければ、訪問先も押印しないためです。

支払証明書の書き方

支払証明書は文房具店などでも購入でき、また会社が独自の書式のものを発行している場合もありますが、その書式は多種多様です。しかし仕入税額控除のための帳簿の記載要件といった基本的な項目は共通していますので、それらを下記にご紹介します。

例:会議用の水を自動販売機で買った場合

1. 支払日
代金を支払った(資産を仕入れた)年月日を記入します。(例: 2016年4月1日)

2. 支払先
代金を払った先(資産の仕入先)の名称を記入します。(例:自動販売機)

3. 支払額
消費税等込みの実際に支払った金額(資産の支払対価)を記入します。なければ¥マークも記入して下さい。 (例: ¥1,000)

4. 支払事由
購入した資産の内容を具体的に記入します。(例: 会議用の水を現金で購入 100円×10本)

上記の4点が消費税法第30条に則った仕入税額控除のための帳簿の記載要件となっていますが、支払額が3万円以上で請求書などの交付が受けられなかった場合には、消費税法施行令第49条に則って領収書などが交付されなかった理由について(例:自動販売機のため)や、支払先の住所などを記入しなければなりません。企業毎に求められる様式の支払証明書を使用しましょう。