更新日 : 2023年3月23日

発注書・注文書を送るメールの文例を紹介！注意点は？

発注書や注文書は郵便やファックスで送ることもできますが、メールで送る場合もあります。発注書・注文書をメールで送るときの注意点や文例を紹介するので、ぜひ参考にしてください。

発注書・注文書はメール添付で送っても問題ない
発注書・注文書をPDFなどで添付する際のメール文例
- 発注依頼の場合
- 発注依頼を受けた場合
発注書・注文書をメールで送る際の注意点
請求書・発注書をメールで送ると時間もコストも節約できる

発注書・注文書はメール添付で送っても問題ない

発注書や注文書は、郵便やファックスで送ることも多いです。例えば、郵便なら鮮明に印刷された発注書・注文書を送れますが、郵便料金がかかります。1通あたり数十円でも、送付頻度が高い場合は年間で見れば決して少なくない金額です。

相手側に届くまでに時間がかかるのも、郵便のデメリットのひとつです。何らかの事情で届くまでの時間が長引いたり、紛失したりするリスクもあります。

コストがかかるのは、ファックスも同じです。それに加えてファックスは、相手側の印紙切れやインク切れで印刷できない場合もあります。

時間やコスト、印紙切れなどのリスクを考えるならば、メールで送付する方法も検討してみましょう。メールであれば瞬時に相手側に届くだけでなく、印紙もインクも必要ありません。また、送信した時間が記載されるだけでなく過去のやり取りも残るため、相手側との行き違いや誤解がなくなるメリットもあります。

発注書・注文書をPDFなどで添付する際のメール文例

発注書や注文書をメールで送るときは、改ざんしづらいファイル形式にしておくことが必要です。本文中に発注書・注文書を記載したり、ワードやエクセルなど、簡単に書き換えられる形式で発注書・注文書のファイルを添付するのは好ましくありません。トラブル回避のためにも、PDF化してから添付するようにしましょう。

メールにファイルを添付するときは、パスワードをつけて限られた方だけに公開することもできます。しかし、発注書・注文書は秘密文書ではないため、基本的にはパスワードをつける必要はありません。

送付状中には挨拶と地の文、発注書・注文書の内容を含めることが必要です。書き方は以下を参考にしてください。

発注依頼の場合

件名：【発注書】◯◯のご依頼につきまして

本文：

〇株式会社
〇〇部
〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社△の△△でございます。

先日お見積もりいただきました◯◯の件につきまして、ぜひお願いしたいと考えております。

つきましては発注書を添付いたしましたので、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

なお、発注内容につきましては、以下の通りです。

商品名：◯◯
数量：◯
納期：◯◯◯◯年◯◯月◯◯日
単価：◯◯円

ご不明点がございましたら、ご連絡をお願いいたします。

発注依頼を受けた場合

件名：Re:【依頼書】◯◯の発注につきまして

本文：

株式会社〇〇
〇〇部
〇〇様

いつもお世話になっております。△株式会社の△△です。

この度はご発注いただきましてありがとうございます。
ご期待に添えるよう、今後も最善を尽くしてまいります。

その他ご要望がございましたら、お気軽にお聞かせください。
引き続きのご愛顧、何卒よろしくお願い申し上げます。

発注書・注文書をメールで送る際の注意点

発注書・注文書をメールで送るときは、以下の点に注意が必要です。

本文中に発注書・注文書の内容を記載しておく
件名に【発注書】【注文書】をつける
相手にメールで発注書・注文書を送付することについて許可を得る

本文中に発注書・注文書の内容を記載しておくと、誤りがあったときに早く気付いてもらえます。仕様などの細かな内容も、発注書・注文書内ではなく、送付状中に記載しておきましょう。

件名に【発注書】【注文書】などをつけると、より相手にわかりやすいメールになります。メールの見落としも防げるため、ぜひつけるようにしましょう。

なお、初めて発注書や注文書をメールで送付するときは、事前にメールで送付することについて取引先から同意をもらうようにしましょう。発注書・注文書を電子化すると、データを保存・管理しやすくなります。

請求書・発注書をメールで送ると時間もコストも節約できる

メールで発注書・注文書を添付して送ると、時間とコストの節約になります。改ざん防止のためにも、PDF化してから添付しましょう。また、PDF化したファイルはデータ保存できるので、ペーパーレス化や文書の電子化にもつながります。

よくある質問

発注書・注文書はメールで送っても良い？

発注書・注文書をメールで送ることには何ら問題はありません。ただし、今まで郵便やファックスで送っていた場合は、見落としを防ぐためにもメールで送る旨を伝えることが必要です。詳しくはこちらをご覧ください。

発注書・注文書をメールで送る際の注意点は？

改ざん防止のためにも発注書・注文書をPDF化してから添付することが必要です。もし誤りがあったときに取引相手がすぐに気付くためにも、送付状内に注文内容も記載しておきましょう。詳しくはこちらをご覧ください。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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