- 更新日 : 2025年11月13日
在庫管理と発注を最適化するには？タイミングや方式、エクセル管理を解説
適切な在庫管理と発注は、欠品による販売機会の損失を防ぎ、同時に過剰在庫によるキャッシュフローの悪化を避けるために欠かせない業務です。そのため、いつ、どれだけ発注するかの基準が、企業の収益に直結します。
「また在庫が切れた」「倉庫に不要な在庫があふれている」といった発注タイミングの悩みは、多くの中小企業や個人事業主にとって日常的な課題ではないでしょうか。
この記事では、在庫管理と発注の考え方から、代表的な発注方式、エクセル（Excel）やシステムを使った管理方法まで、わかりやすく説明します。
目次
在庫管理における発注とは？
在庫管理における発注とは、商品や原材料などが不足しないよう、あらかじめ定めたルールに基づき、必要な数量を、適切なタイミングで仕入先へ注文する一連の業務を指します。単に注文書を送るだけでなく、需要を予測し、適切な在庫量を維持するための起点となる活動です。
発注業務の基本的な流れ
発注業務は、一般的に以下のステップで進められます。
- 必要数量の把握：
現在の在庫数、安全在庫、需要予測、調達にかかる期間（リードタイム）をふまえて、発注が必要な品目と数量を特定します。 - 仕入先の選定と比較：
品目ごとに、品質、価格、納期（リードタイム）などを比較し、最適な仕入先を選びます。 - 発注データの作成・送信：
発注書（注文書）を作成し、仕入先へ送付します。近年はEDI（電子データ交換）やWeb発注システムを使うケースも増えています。 - 納期管理：
発注した商品が予定どおり納品されるかを確認し、遅延が発生する場合は調整を行います。 - 検品・入庫：
納品された商品の品目、数量、品質が発注内容と一致しているかを確認（検品）し、問題がなければ在庫として受け入れ（入庫）、在庫データを更新します。
問題（数量差異・品質不良・ロット不一致等）がある場合のフローも構築しておくとよいでしょう。
なぜ適切な在庫管理と発注が重要なのか？
適切な在庫管理と発注が重要な理由は、企業の利益とキャッシュフローに直接的な影響を与えるためです。
まず、発注が遅れたり、数量が不足したりすると「欠品」が発生します。これは、顧客の需要に応えられず、販売機会を逃す（機会損失）だけでなく、顧客満足度の低下や取引停止につながる恐れもあります。
一方で、必要以上に多く発注すると「過剰在庫」となります。在庫は「寝ているお金」であり、過剰な在庫は保管スペースの圧迫、品質劣化（陳腐化）のリスク、そして何より仕入れにかかった資金が固定化され、キャッシュフローを悪化させる要因となります。
在庫管理に必要なKPI（在庫回転率、サービス充足率、欠品率、廃棄率等）を設定しておくとよいでしょう。
在庫の発注タイミングはどう決めるべき？
在庫の発注タイミングは、「発注点（ROP：Reorder Point）」を基準に決めるのが一般的です。発注点とは、「在庫がこの数量まで減ったら発注する」という基準値（トリガー）を指します。
この発注点を適切に設定することで、担当者の勘や経験に頼らず、組織として一貫したタイミングで発注業務を行えるようになります。
発注点（ROP：Reorder Point）とは？
発注点（ROP）は、次の納品までに消費が見込まれる量に、不測の事態（急な需要増や納品遅れ）に備えるための「安全在庫」を加えた数量です。
在庫がこの点を下回った（または達した）時点で発注をかければ、理論上は「次の商品が入荷するまでの間に在庫がゼロになる（欠品する）のを防げる」という考え方に基づいています。
発注点の計算方法
発注点は、一般的に以下の計算式で求められます。
発注点 ＝ (調達リードタイム × 1日あたりの平均使用量) ＋ 安全在庫
- 調達リードタイム：発注してから商品が納品されるまでの期間（日数）。
- 1日あたりの平均使用量：過去の実績などから算出する、1日あたりに消費・販売される平均数量。
- 安全在庫：需要の変動やリードタイムの変動など、不確実性に対応するために最低限保持しておく在庫量。
例えば、リードタイムが5日間、1日の平均使用量が10個、安全在庫を20個と設定した場合、発注点は (5日 × 10個) + 20個 = 70個 となります。在庫が70個になった時点で発注をかける、というルールです。
発注点を決める際の注意点
発注点を設定しても、その前提条件が変われば見直しが必要です。
例えば、仕入先の都合や輸送状況で、調達リードタイムが延びる可能性があります。また、季節性やトレンド、競合の動きによって、1日あたりの使用量（需要）は変動するでしょう。安全在庫の精度も影響します。安全在庫を少なめに設定すればキャッシュフローは良くなりますが欠品リスクが高まり、多めに設定すればその逆になります。
これらの変動要因を定期的にチェックし、発注点や安全在庫の数値を更新し続けることが、在庫管理の精度を高めることにつながります。
在庫の発注方式にはどんな種類がある？
在庫の発注方式には、主に「定量発注方式」と「定期発注方式」の2種類があります。どちらの方式を採用するかは、取り扱う商品の特性（単価、重要度、需要の安定性など）によって決めるべきでしょう。
定量発注方式とは？
定量発注方式は、在庫量に着目する方式です。あらかじめ決めておいた「発注点」まで在庫が減少したら、その都度、一定の量（経済的発注量など）を発注します。
メリットとして、発注ルールが「在庫が〇個になったら発注」と単純なため、管理しやすく、発注漏れが起きにくい点が挙げられます。比較的安価で需要が安定している商品（例：事務用品、ネジなどの汎用部品）に向いています。
その反面、需要が急激に変動すると、欠品や過剰在庫が起きやすく、在庫量を常に監視（またはシステムで自動検知）する必要があります。
定量発注方式を導入する際には、「発注点（いつ発注するか）」とあわせて「発注量（いくつ発注するか）」もルール化しておくと効果的です。
この発注量を決める考え方がEOQ（経済的発注量）です。
EOQを用いることで、発注コストと在庫コストのバランスを最も効率的に保つことができ、発注回数や在庫量を最適化できます。
定期発注方式とは？
定期発注方式は、発注時期に着目する方式です。「毎週金曜日」「毎月25日」のように、あらかじめ決めた発注サイクルで定期的に在庫量を確認し、その時点での必要量（発注量）を計算して発注します。
メリットとしては、在庫を確認するタイミングが決まっているため、業務スケジュールを組みやすい点が挙げられます。複数の品目を同じ仕入先から仕入れている場合、まとめて発注できるため輸送コストを削減できる場合もあるでしょう。需要の変動に対応しやすく、高価な商品や重要度の高い商品（例：主要原材料、主力商品）に向いています。
一方、発注サイクルが来るまで在庫が減っても発注しないため、次の発注日までに欠品するリスクがあり、その分、安全在庫を多めに持つ必要が出るかもしれません。また、発注の都度、需要予測や在庫確認、発注量の計算が必要となり、業務負荷が（定量方式に比べ）かかりやすいです。
その他の発注方式（簡易発注方式など）
上記2つのほか、より簡易的な発注方式もあります。
- ダブルビン方式（2ビン方式）：
定量発注方式の一種です。在庫を2つの箱（ビン）に分けておき、普段は1つ目の箱から使用します。1つ目の箱が空になったら（＝発注点に達したら）、2つ目の箱を使い始めると同時に、空になった1つ目の箱の分量を発注します。 - 発注点補充方式：定量発注方式とほぼ同義で使われることが多いです。
定量発注方式と定期発注方式の比較
| 比較項目 | 定量発注方式 | 定期発注方式 |
|---|---|---|
| 発注のトリガー | 在庫量が「発注点」に達した時 | 「一定のサイクル」が来た時 |
| 発注量 | 一定（あらかじめ決めた量） | 不定（発注の都度計算） |
| 在庫の確認頻度 | 随時（または発注点到達時） | 定期（発注サイクルごと） |
| 主なメリット | 管理が単純・発注漏れ防止 | 需要変動に対応・輸送コスト削減 |
| 主なデメリット | 需要変動に弱い | 発注業務が煩雑・欠品リスク |
| 向いている商品 | 安価・需要が安定・汎用品 | 高価・需要が変動・重要品 |
在庫管理や発注はエクセルでもできる？
在庫管理と発注業務はエクセル（Microsoft ExcelやGoogleスプレッドシートなど）でも行えます。特に事業規模が小さい場合や、取り扱う品目数が少ない場合には、手軽に始められる方法でしょう。
関数（IF関数、VLOOKUP関数、SUMIF関数など）やマクロ（VBA）を活用すれば、発注点の計算や在庫が一定数を下回った際のアラート表示など、簡易的な発注管理の仕組みを作ることも不可能ではありません。
エクセル（Excel）管理のメリットとデメリット
エクセル管理の最大のメリットは、追加コストがほとんどかからず、多くの人が使い慣れている点です。
しかし、事業が成長し、取り扱う品目や取引先が増えると、限界も見えてきます。例えば、すべて手動で入出庫を記録するため、ヒューマンエラーが起きやすくなります。また、複数人での同時編集が難しく、最新の在庫状況を即座に把握しにくい点も課題です。
高度な関数やマクロを組んだ場合、作成した本人しかメンテナンスできなくなり属人化しがちですし、データが増えすぎるとファイルの動作が極端に重くなることもあります。
エクセルで発注点を管理する方法
エクセルで発注点管理を行う場合、以下のような列を含む在庫管理表を作成するのが基本です。
- 商品コード
- 商品名
- 現在の在庫数（入庫数 – 出庫数）
- 安全在庫数（固定値）
- 発注点（計算式または固定値）
- 発注要否（例：IF(現在の在庫数 <= 発注点, “発注要”, “”) ）
「発注要否」の列にIF関数を使い、在庫が発注点を下回ったら特定の文字列（例：「発注要」）が表示されるようにします。さらに、条件付き書式を使えば、そのセルを赤く色付けして視覚的にアラートを出すこともできます。
エクセル管理が向いている企業・向いていない企業
エクセルでの在庫・発注管理は、以下のような企業には適しているといえるでしょう。
- 起業したばかり、または個人事業主
- 取り扱う品目数が数十種類程度
- 在庫の入出庫頻度が低い
- 管理担当者が1名〜2名程度
- 取り扱う品目数が多い（数百種類以上）
- 複数拠点（倉庫・店舗）で在庫を管理している
- ECサイトと実店舗など、複数の販売チャネルを持っている
- リアルタイムでの在庫把握が必須
在庫管理・発注システムやアプリ導入のメリットは？
在庫管理・発注システムや専用アプリを導入するメリットは、業務の自動化・効率化、そして精度の向上を実現できる点にあります。
「入力ミスが多い」「リアルタイムで在庫がわからない」「発注業務が属人化している」といった課題を抱えている場合、システムやアプリの導入は有効な解決策となるでしょう。
システム・アプリが解決する課題
在庫管理システムやアプリは、特に以下の点で力を発揮します。
- リアルタイムな在庫の可視化：
ハンディターミナルやスマートフォンのカメラでバーコードをスキャンするだけで、入出庫データが即座に反映され、いつでも最新の在庫状況を全員が共有できます。 - 発注業務の自動化：
あらかじめ設定した発注点に基づき、在庫が減少すると自動でアラートが上がったり、発注書（または発注データ）を自動作成したりする機能があります。 - ヒューマンエラーの削減：
手入力が減り、バーコードなどで機械的に処理することで、入力ミスや数え間違いを防ぎます。 - 属人化の解消：
発注のルールや履歴がシステム内に記録されるため、担当者が変わっても業務品質を維持しやすくなります。
在庫管理システムの主な機能
多くの在庫管理・発注システムには、以下のような機能が搭載されています。
| 機能分類 | 主な機能内容 |
|---|---|
| 入出庫管理 | バーコード/QRコード読み取りによる入庫・出庫・棚卸し登録 |
| 在庫一覧・検索 | 品目別、ロケーション（保管場所）別、拠点別の在庫数確認 |
| 発注管理 | 発注点アラート、発注データ作成、発注履歴管理 |
| データ連携 | 受注システム、販売管理システム、ECカート、会計ソフトとの連携 |
| 分析機能 | ABC分析、在庫回転率の算出、需要予測サポート |
在庫管理システムやアプリを選ぶ際のポイント
自社に合ったシステムやアプリを選ぶ際は、いくつかの点を比較検討しましょう。
自社が必要とする機能（例：複数拠点管理、ロット管理など）が備わっているか、逆に不要な機能が多くて高額になっていないかという「機能の過不足」は大切です。
あわせて、現場の担当者が直感的に使える「操作性」、現在使用している販売管理ソフトやECカートとの「連携性」も確認が必要です。
初期費用や月額利用料といった「コスト」が予算に見合っているか、導入時やトラブル発生時の「サポート体制」は手厚いかも選定のポイントになります。
発注ミスを防ぎ、在庫管理を最適にするコツは？
在庫管理システムの導入や発注方式の決定と並行し、現場の「モノの管理」を見直すことも、発注ミスを防ぎ在庫管理を成功させるために不可欠です。どれだけ良い仕組みを導入しても、現場の管理が乱れていては正確な在庫数が把握できません。
5S（整理・整頓・清掃・清潔・躾）を徹底する
在庫管理の基本は「5S（整理・整頓・清掃・清潔・躾）」です。
- 整理：要るモノと要らないモノを分け、要らないモノを処分すること。
- 整頓：要るモノを、決められた場所（ロケーション）に、誰でもわかるように表示して置くこと。
- 清掃：常にきれいな状態を保つこと。
- 清潔：整理・整頓・清掃を維持すること。
- 躾（しつけ）：決められたルールを守る習慣をつけること。
特に「整頓」が重要で、どこに何が何個あるか（ロケーション管理）が明確になっていなければ、正確な在庫数は把握できず、発注点の計算も狂ってしまいます。
在庫のABC分析で管理レベルを変える
すべての在庫を同じ熱量で管理するのは非効率です。「ABC分析」を用いて在庫を重要度別にランク分けし、管理のメリハリをつけることをお勧めします。
- Aランク：
重要在庫（売上の大半を占める主力商品など）。最も重点的に管理し、欠品を絶対に防ぐ。発注方式は定期発注方式などで厳密に行う。 - Bランク：
中程度在庫。Aランクに準じて管理する。 - Cランク：
低重要在庫（売上構成比が低い商品など）。管理コストをかけすぎず、定量発注方式やダブルビン方式などで簡易的に管理する。
ABC分析を行うことで、限られたリソース（人・時間・お金）を、本当に重要なAランク在庫の管理に集中投下できます。
定期的な棚卸しの実施と差異分析
どれだけ正確に管理しようとしても、理論上の在庫データ（帳簿在庫）と、実際の在庫数（実在庫）には差異が生じがちです。
定期的に「棚卸し」を実施し、実在庫を数え、帳簿在庫との差異を確認しましょう。もし差異があれば、その原因（入力漏れ、紛失、破損など）を追究し、業務プロセスを改善することが、発注精度の向上につながります。
在庫管理と発注業務のよくある課題と解決策は？
在庫管理と発注業務には、多くの企業が共通して抱える課題があります。ここでは代表的な課題と、その解決策の方向性を示します。
課題1：発注業務が属人化している
「ベテランのAさんでないと、いつ何を発注すべきかわからない」という状態は、非常にリスクが高いです。Aさんの勘や経験に依存しているため、その人が休んだり退職したりすると、発注業務が滞り、欠品や過剰在庫が多発する可能性があります。
- 解決策：
この状態を解消するには、発注点や発注方式といった「ルール」を明確に定め、マニュアル化することが求められます。なぜその発注点なのか、という計算根拠や基準を共有することも大切です。勘ではなくデータに基づいた発注ができるよう、在庫管理システムの導入を検討するのも一つの手でしょう。
課題2：調達リードタイムが変動する
発注点の計算は、調達リードタイムが一定であることを前提としています。しかし、仕入先の生産状況、天候、国際情勢、輸送機関の問題などで、リードタイムは予告なく変動することがあります。
- 解決策：
対策として、仕入先と定期的にコミュニケーションを取り、リードタイム変動の情報を早めに入手することが考えられます。リードタイムの変動（不確実性）も考慮して、安全在庫を厚めに設定する（ただしコストとのバランス）判断も必要かもしれません。また、複数の仕入先（サプライヤー）を確保し、1社に依存するリスクを分散させることも有効です。
課題3：需要予測が難しい
新商品や、季節性が強い商品、トレンドに左右される商品は、過去のデータが少ないため「1日あたりの平均使用量」を正確に算出するのが難しく、発注点の精度が下がります。
- 解決策：
この場合、過去データだけでなく、営業部門からの販売予測、市場のトレンド、競合の動向といった定性的な情報も加味する必要があります。需要予測機能を持つ在庫管理システムや、AI（人工知能）を活用した需要予測ツールの導入を検討するのもよいでしょう。ABC分析で「予測が難しい商品」を特定し、発注ロットを小さくしてこまめに発注するなど、対応を変えることも求められます。
在庫管理と発注の最適化で、安定経営を目指しましょう
適切な在庫管理と発注を実現するには、まず自社の商品特性をふまえ、定量発注方式や定期発注方式など、最適な発注方式を選ぶことがスタートです。その上で、調達リードタイムや需要予測に基づき、正確な発注点を設定し、運用しましょう。
エクセルでの管理も可能ですが、品目数や物量が増えれば、在庫管理システムや専用アプリの活用が、属人化を防ぎ業務を効率化する近道となります。発注タイミングを見直し、欠品や過剰在庫を減らすことが、キャッシュフローの改善と安定した企業経営につながるのではないでしょうか。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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