- 更新日 : 2023年4月28日
転職活動の際の送付状の書き方をテンプレートをもとに解説
転職活動では応募書類の送付が必要なことが多く、書類を郵送する際に同封すべきものが送付状です。送付状の役割や社会における認識、注意点についてきちんと知っておきましょう。
ここでは、転職活動における送付状の書き方や送付の注意点を解説します。
目次
転職活動で送付状は必要？
転職活動では求人への応募において、送付状の同封は必須ではありません。しかし一般的には、添えることがマナーとされる書類です。採用の検討において応募者はさまざまな項目についてチェック・評価をされますが、とくに中途採用であれば、これまでの社会経験や業務スキルなどと並んでマナーが重視されます。
ここでは転職活動において送付状はどのような書類なのか、その目的とともにどのような役割を果たすのかについて考えてみましょう。
送付状とはどのような書類？
送付状とは、ビジネス上の書類の郵送に添える書類です。主に同封する書類の内容と部数をわかりやすく伝え、補足事項があれば追加することでやり取りを円滑にする役割を果たします。
また、ビジネス上のやりとりであるため、お互いの立場を勘案したマナーという意味でも重要です。記載する項目や書き方にもルールがあり、形式や言葉選びを誤ると先方に対して失礼にあたります。
送付状は、郵送する書類をわかりやすくまとめる実用的な役割と、適切な形式やマナーを守ることで先方に対して敬意を表す役割も果たしている書類だといえるでしょう。
送付状を同封する目的
送付状を転職活動で郵送する応募書類に添える目的は、郵送する書類の内容を正確に伝える他にも、自分がビジネスマナーを身につけていること、また相手に対して気遣いができることを示すことです。
これから共に仕事をする仲間にふさわしいかどうかを判断してもらうためには、まず履歴書や職務経歴書などの書類に目を通してもらわなくてはなりません。採用担当者が書類を封筒から取り出して最初に目にする送付状は、応募者としての自分の印象を損なわないようにする機会だといえます。
転職活動で使える送付状のテンプレート
最近は送付状のテンプレートや雛形も、インターネットで検索すればいくつも見つけられます。ただし用途は違っても、送付状に記載される項目や項目ごとの書く位置、文字の大きさなどはほとんど同じです。転職活動に用いる送付状も、テンプレートに共通する項目を網羅し、示される形式に則って作成する必要があります。
これから転職活動のための送付状を作る方は、以下リンク先のテンプレートをご活用ください。
転職活動での送付状の書き方
転職活動では送付状を添えることで、これまでの職歴の中で一定のマナーが身についていることをアピールできます。ただし、そのためには形式に則った、適切な書き方であることが大切です。
ここでは必須となる項目ごとに、書く位置や書き方、注意点について解説します。
日付
送付状の一番上段、右寄せで書くのは日付です。この日付は、封筒をポストに投函する、または投函する予定の日を書きます。面接希望日や書類の作成日ではありません。日付は、同封する書類と同じとするのがマナーです。履歴書や職務経歴書、エントリーシートなど他の書類と違っていないか、封筒に封をする前によく確認しましょう。
日付のうち年については、西暦を「23」のように省略しないよう注意しましょう。また「2023年」のような西暦と「令和5年」のような和暦のどちらを使っても構いませんが、他の書類と同じもので統一します。
宛名
日付の下の段には左詰めで、届ける宛名を記載します。求人の応募先となる重要な名称です。パンフレットや公式サイトなどで正式名称を確認し、誤字脱字には細心の注意を払って記入しましょう。
企業の場合は「株式会社」や「有限会社」といった会社の形態も、省略せずに書きます。敬称は、宛名が企業名または組織名の場合は「御中」、さらに詳しく部署名に加えて担当者個人名とするときは「様」と、どちらか1つに統一するのがマナーです。「〇〇株式会社御中 人事部〇〇様」のように、重複しないよう注意しましょう。
差出人
差出人の情報は宛名の下段に、すべて右詰めで書きます。書く項目は上から行ごとに、郵便番号、住所（都道府県名も省略せず書く）、電話番号、氏名（フルネーム）です。メールによる連絡も希望する場合は、電話番号の下にメールアドレスを記載しましょう。
電話番号は、自宅の固定電話または携帯電話のどちらでも構いません。ただし、先方からの連絡にすぐ対応できるよう、できるだけ連絡が取りやすい番号にするのがおすすめです。
タイトル
タイトルの位置は差出人の下段です。中央揃えとし、転職のための応募であることがわかりやすいよう「応募書類の送付につきまして」または「履歴書、職務経歴書の送付について」などと書くとよいでしょう。
タイトルが明記されているほうが、相手に丁寧な印象を与えます。ただし、必ずしもなくてはならないものではありません。
本文
タイトルの下段から始まる本文は、頭語と結語、応募の経緯と志望動機、自己PRと続いて最後に同封する書類を箇条書きで示します。
頭語・結語
本文の書き出しとなる頭語と、本文の最後にくる結語は一対一で対応しています。そのため、頭語に「拝啓」を用いる場合、結語は「敬具」とするのがマナーです。他に広く知られている「前略」は頭語の1つですが、挨拶を省略するという意味となるため、この場面では使わないようにしましょう。
頭語に続く時候の挨拶との間に、1文字の空白を開けます。時候の挨拶は月ごとに、4月なら「春暖の候」や「仲春の候」など、10月「秋涼の候」や「秋晴の候」など決められた季語からはじめ「貴社ご清栄のこととお喜び申し上げます」と挨拶するのがおすすめです。
また結語は、本文の最後、または最後の下段に右詰めで記載します。
応募の経緯と志望動機・自己PR
挨拶文の後は、次のような応募の経緯と志望動機、自己PRを簡潔に述べます。
- 応募の経緯：〇〇（求人誌などの媒体名）で貴社の求人を拝見し、強い興味を抱き、 など
- 志望動機：求人されている〇〇（求人職種）について〇年の経験を生かしたいと考え（応募いたしました） など
- 自己PR：〇〇や〇〇（職種に必須のスキルなど）を身につける努力を惜しまず、これまで多くのお客様に喜ばれてきました など
最後に、次のように面接を受けたい旨を明記して、結語を記します。
「ぜひ面接の機会をいただきたく存じます。何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具」
※結語は、頭語に拝啓を用いた場合の例
同封の書類一覧
本文の下段には、次のように同封した書類を箇条書きで一覧にします。
- 履歴書 1部
- 職務経歴書 1部
以上
一覧は左寄せで、書類名と部数の間には1文字分空白を入れます。また最後に、これ以上書類がないことを示す意味を表すため、右詰めで「以上」と記載して送付状は完成です。
転職活動で送付状を書く際の注意点
転職活動時の応募に使う送付状には、書く内容や書き方以外のマナーも十分に理解しておくことが大切です。ここでは、注意すべきポイントについて解説します。
履歴書など同封の書類とサイズを揃える
送付状でなくても、同封されている書類のサイズがバラバラの場合、開封して取り出すとき下に落としてしまう危険があります。応募書類に添付する送付状は、履歴書や職務経歴書などの同封する書類と同じサイズに揃えることが大切です。
求人への応募では、書類をA4サイズに揃え、折らずに入れられる角形2号サイズの封筒を使います。書類は汚れたり破損したりしないよう、クリアファイルに入れた状態で封筒に入れると、より丁寧な印象を与えられるためおすすめです。
封筒に入れる順番
封筒に入れる際、クリアファイルに書類をおさめるときは、その順番にも注意しましょう。一番上にくるのが送付状で、以降は送付状に記載した箇条書きの順番にするのがマナーです。こうしておくと、開封した担当者がスムーズに確認しやすくなります。
自己PRは簡潔に書く
送付状に自己PRを書くのはマナー違反ではありません。ただし送付状の本来の目的は、同封する書類をわかりやすく伝えることと、宛先を明確にすることです。あまり長々と書くのは避け、簡潔にまとめましょう。
また、選考に際して不利になりそうな経歴の言い訳や、採用後の希望条件などを送付状に記載するのは不適切とされています。送付状には不要な情報を書かないよう注意しましょう。
履歴書を持参する際は必要ない
送付状はあくまで、書類を先方へ郵送で届ける場合に用いる添え書きです。そのため、直接持ち込む場合は必要ありません。応募に必要な書類を揃えて封筒に入れ提出しましょう。
転職の応募書類はマナーをおさえて郵送しよう
転職活動では求人に応募する際、まず履歴書などの書類を郵送します。その際は書類に送付状を添えるのがおすすめです。送付状は同封する書類の内容を伝える役割を果たしますが、ビジネス文書でもあるため応募者が身につけているマナーのアピールにも利用できます。
送付状は、わかりやすいこと、形式に則っていることが重要です。各項目の注意などをよく理解し、適切に作成して転職活動でイメージアップできるよう大いに活用しましょう。
よくある質問
転職活動で送付状は必要？
ビジネスマナーが身についていることを証明でき、また応募する企業にとっては同封する書類の内容が確認できるため必要です。詳しくはこちらをご覧ください。
転職活動での送付状の書き方は？
日付や宛先、差出人などを一定の形式に則った順番で書きます。詳しくはこちらをご覧ください。
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