• 更新日 : 2024年4月2日

発注書は英語でどう作る?テンプレートやメールの文例を紹介

日本国内宛ての発注書と、海外宛てに送付する英語の発注書では形式や記載する内容などが異なります。発注書を英語で作成する場合、どのような点に注意すると良いのでしょうか。英語の発注書のテンプレートを例に、記載する項目やポイント、発注書送付時のメールの文例を解説します。

英語での発注書の書き方

海外の取引先に対して注文をする際は、発注書を作成して発注相手に送付することが多いです。その後、必要に応じて相手から発注請書が発行され、発注した商品の発送手続きが行われます。

英語の発注書のフォーマットは日本のものと共通点もありますが、英語の発注書に特有の項目も見られます。海外に送付する場合、どのように作成すると良いのでしょうか。英語の発注書のテンプレートをもとに、記載する項目を見ていきましょう。

発注書は英語で「Purchase Order」

英語では、発注書のことをPurchase Orderといいます。POと略すこともあります。英語の発注書には、支払条件や貿易取引条件も記載されることがあるため、購買契約書ともいわれます。取引相手から見積書が発行された後に発注書を作成して送付するのが一般的な取引の流れです。

英語版の発注書に記載が必要な項目

発注書に決まった形はありませんが、次のような項目を記載するのが一般的です。以下のテンプレートを例に記載項目について解説します。

英語版の発注書

■PURCHASE ORDER(タイトル)

「PURCHASE ORDER」(発注書)であることがわかるようにタイトルを記載します。

■Date(日付)

発注日を記入します。Jan 15,2022のように「月/日/年」の順で記載するか、15th Jan 2022のように「日/月/年」の順で記載するのが一般的です。

■PO Number(発注番号)

発注番号を書きます。#の後に発注番号を記載することもあります。

■自社情報

発注をかける自社の社名、住所、電話番号、メールアドレスなどを記載します。テンプレートでは「◯◯Co., Ltd.」と記載していますが、会社の形態や登記に合わせて記載を変更します(※Co., Ltd.は有限責任の株式会社などで使用)。住所は、日本の住所の場合、番地/市町村/都道府県/郵便番号/国名の順となり、日本の書き方と逆になる点に注意しましょう。

【例】東京都新宿区北町○○ 郵便番号 162-0834の場合

英語表記:○○ Kitamachi, Shinjuku-ku, Tokyo, 162-0834 Japan

■ORDER TO(発注先情報)

自社情報の例にならって、発注先の情報を記載します。発注先の担当者名がわかる場合は、「Mr.○○」などと担当者名を社名の上に記載すると良いです。発注先と配送先が異なる場合は、ORDER TOの下に、SHIP TO:などと記載して配送先の名称や住所を記載します。

■Shipping Method(運送方法)

指定の運送方法を記載します。例えば、航空便希望の場合は「Air freight」などと記載します。

■Expected Ship Date(配送希望日)

配送希望日があれば記載します。国を超えての取引は配送に時間がかかりますし、通関の関係もありますので、その点も考慮して記載すると良いでしょう。

■Payment Terms(支払条件)

支払条件を記載します。代表的なのは、Advance Payment(前払い)、L/C(荷為替手形取引)、Open Account(送金・小切手)などです。

■Shipping Terms(貿易取引条件)

配送に関わる取引条件を記載します。代表的なのが、CPT(配送指定地までの運賃を負担)、CIP(配送指定地までの運賃と保険料を負担)、DDP(関税含む輸入通関までの費用とリスクを負担)などです。

■発注情報

No.(番号)、Item(商品名)、Code(商品コード)、QTY(数量)、Unit Price(単価)、Total(合計額)、など発注に必要な情報を記載します。テンプレートでは、Unit PriceとTotalのカッコ書きの部分がUSD(米ドル)となっていますが、発注先の国の通貨などに合わせて変更します。

■発注合計金額

Subtotal(発注した商品の合計額)、Taxes(税金:複数ある場合はその合計額)、Shipping(発注者側が負担する運賃)、Total(最終的な合計額)を記載します。

■Special instructions(特記事項)

「何かあればご連絡ください」など、相手側に伝えたいことなどがあれば特記事項として英語で記載します。

英語版の発注書のひな形(テンプレート)

英語版の発注書のテンプレート(Word版)です。先に紹介した記載事項の説明に沿って作成できるようになっていますので、ご自由にダウンロードしてお使いください。

英語での発注書送付メールの書き方

「Please issue an order form.(注文書の発行をお願いします)」など、見積書の発行を受けて発注書の依頼メールが取引先から来ることがあります。相手の依頼を受けて発注書をメールで送る場合は、次のような英語の文面に発注書を添付して送信します。

英語での発注書送付メールの例文

次の英語の文は、発注書をメールで送付する場合のビジネスメールの典型例です。

【英語でのメール文面例】

Title:Purchase Order (#◯◯)

Dear Mr.(or Ms.)◯◯,

Please find attached our Purchase Order(#◯◯).

We would appreciate it if you could accept the PO.

With best regards,

◯◯

 

【日本語訳】

タイトル:発注書(番号◯◯)

○○様

発注書(番号◯◯)を添付いたしましたのでご確認ください。

受領いただけますと幸いです。

よろしくお願いいたします。

○○

英語でのメールの書き方と注意点

発注書送付時の英語のメールは、できるだけシンプルに、できるだけ相手に伝わりやすくがコツです。メールの構成は、タイトル、相手の名前、本文、送信者の名前、の構成となっています。

タイトルには、発注書であることと発注書の番号を記載すると良いでしょう。相手の敬称は性別などで異なります。男性であればMr.◯◯、女性であればMs.○○を使うことが多いです。

相手の名前の後には要件を記載します。例文はすでに取引がある相手を想定したシンプルな文章となっていますが、初めての取引の場合は、「Thank you for your quotation.(お見積りをいただきありがとうございます。)」などの記載があるとより丁寧です。

また、発注書自体に記載しているものでも、支払条件や貿易取引条件など注意して確認してもらいたい箇所があれば、メールにも記載しておくと安心です。

最後に、With best regards, や Kind regards, のようなお決まりの結びの文言を入れて、送付者の名前を記載します。

形がわかれば英語の発注書作成も難しくない

Payment Terms(支払条件)やShipping Terms(貿易取引条件)など、貿易で必要になる情報の記載もありますが、基本的に発注書の内容は日本版と大きく変わりはありません。記載項目に沿って英語で記載するだけです。まずは一般的にどのような項目を記載することが多いのか、要点を押さえましょう。

よくある質問

発注書は英語で何といいますか?

Purchase Orderといいます。詳しくはこちらをご覧ください。

英語で発注書を作成する際に記載が必要な項目は何ですか?

表題、日付、発注番号、自社情報、発注先情報、運送方法、配送希望日、支払条件、貿易取引条件、発注内容、発注合計金額などを記載するのが一般的です。詳しくはこちらをご覧ください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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