- 更新日 : 2024年10月17日
発注書は英語でどう作る?テンプレートやメールの文例を紹介
日本国内宛ての発注書と、海外宛てに送付する英語の発注書では形式や記載する内容などが異なります。
発注書を英語で作成する場合、どのような点に注意すると良いのでしょうか。英語の発注書のテンプレートを例に、記載する項目やポイント、発注書送付時のメールの文例を解説します。
▼発注書の英語テンプレートをお探しの場合は、こちらからダウンロードできます
目次
発注書は英語で「Purchase Order」
英語では、発注書のことをPurchase Orderといいます。POと略すこともあります。英語の発注書には、支払条件や貿易取引条件も記載されることがあるため、購買契約書ともいわれます。取引相手から見積書が発行された後に発注書を作成して送付するのが一般的な取引の流れです。
英語版の発注書の書き方・記載が必要な項目
海外の取引先に対して注文をする際は、発注書を作成して発注相手に送付することが多いです。その後、必要に応じて相手から発注請書が発行され、発注した商品の発送手続きが行われます。
英語の発注書のフォーマットは日本のものと共通点もありますが、英語の発注書に特有の項目も見られます。
発注書に決まった形はありませんが、次のような項目を記載するのが一般的です。以下のテンプレートを例に記載項目について解説します。
①PURCHASE ORDER(タイトル)
「PURCHASE ORDER」(発注書)であることがわかるようにタイトルを記載します。
②Date(日付)
発注日を記入します。Jan 15,2024のように「月/日/年」の順で記載するか、15th Jan 2024のように「日/月/年」の順で記載するのが一般的です。
③PO Number(発注番号)
発注番号を書きます。#の後に発注番号を記載することもあります。
④自社情報
発注をかける自社の社名、住所、電話番号、メールアドレスなどを記載します。テンプレートでは「◯◯Co., Ltd.」と記載していますが、会社の形態や登記に合わせて記載を変更します(※Co., Ltd.は有限責任の株式会社などで使用)。住所は、日本の住所の場合、番地/市町村/都道府県/郵便番号/国名の順となり、日本の書き方と逆になる点に注意しましょう。
【例】東京都新宿区北町○○ 郵便番号 162-0834の場合
英語表記:○○ Kitamachi, Shinjuku-ku, Tokyo, 162-0834 Japan
⑤ORDER TO(発注先情報)
自社情報の例にならって、発注先の情報を記載します。発注先の担当者名がわかる場合は、「Mr.○○」などと担当者名を社名の上に記載すると良いです。発注先と配送先が異なる場合は、ORDER TOの下に、SHIP TO:などと記載して配送先の名称や住所を記載します。
⑥Shipping Method(運送方法)
指定の運送方法を記載します。例えば、航空便希望の場合は「Air freight」などと記載します。
⑦Expected Ship Date(配送希望日)
配送希望日があれば記載します。国を超えての取引は配送に時間がかかりますし、通関の関係もありますので、その点も考慮して記載すると良いでしょう。
⑧Payment Terms(支払条件)
支払条件を記載します。代表的なのは、Advance Payment(前払い)、L/C(荷為替手形取引)、Open Account(送金・小切手)などです。
⑨Shipping Terms(貿易取引条件)
配送に関わる取引条件を記載します。代表的なのが、CPT(配送指定地までの運賃を負担)、CIP(配送指定地までの運賃と保険料を負担)、DDP(関税含む輸入通関までの費用とリスクを負担)などです。
貿易条件とは、国際商取引において商品の損害リスクや運送費用の負担が売買双方のどちらにあるかを決定するルールです。運送方法(例えば船舶やコンテナ)によって異なりますが、海上輸送における一般的な貿易条件には以下のようなものがあります。
海上輸送における一般的な貿易条件の例 |
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⑩発注情報
No.(番号)、Item(商品名)、Code(商品コード)、QTY(数量)、Unit Price(単価)、Total(合計額)、など発注に必要な情報を記載します。テンプレートでは、Unit PriceとTotalのカッコ書きの部分がUSD(米ドル)となっていますが、発注先の国の通貨などに合わせて変更します。
⑪発注合計金額
Subtotal(発注した商品の合計額)、Taxes(税金:複数ある場合はその合計額)、Shipping(発注者側が負担する運賃)、Total(最終的な合計額)を記載します。
⑫Special instructions(特記事項)
「何かあればご連絡ください」など、相手側に伝えたいことなどがあれば特記事項として英語で記載します。
英語版の発注書のひな形(テンプレート)
英語版の発注書のテンプレート(Word版)です。先に紹介した記載事項の説明に沿って作成できるようになっていますので、ご自由にダウンロードしてお使いください。
英語での発注書送付メールの書き方
「Please issue an order form.(注文書の発行をお願いします)」など、見積書の発行を受けて発注書の依頼メールが取引先から来ることがあります。相手の依頼を受けて発注書をメールで送る場合は、次のような英語の文面に発注書を添付して送信します。
英語メールの例文①シンプルに送りたい場合
次の英語の文は、発注書をメールで送付する場合のビジネスメールの典型例です。
【英語でのメール文面例】
Title:Purchase Order (#◯◯)
Dear Mr.(or Ms.)◯◯,
Please find attached our Purchase Order(#◯◯).
We would appreciate it if you could accept the PO.
With best regards,
◯◯
【日本語訳】
タイトル:発注書(番号◯◯)
○○様
発注書(番号◯◯)を添付いたしましたのでご確認ください。
受領いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
○○
英語メールの例文②丁寧に送りたい場合
【英語でのメール文面例】
Subject: Submission of Purchase Order PO#12345
Dear [Supplier’s Name],
I hope this message finds you well. Please find attached the purchase order (PO#12345) for the upcoming order of [product/service]. This document contains all the necessary details regarding the quantities, pricing, and expected delivery schedule.
We kindly ask you to confirm the receipt of this purchase order and to verify the details at your earliest convenience. If there are any discrepancies or if further information is required, please do not hesitate to contact me directly.
Thank you for your attention and cooperation. We look forward to your confirmation and to continuing our business relationship.
Warm regards,
[Your Name]
[Your Position]
[Your Company]
[Contact Information]
【日本語訳】
件名: 発注書PO#12345の送付
[仕入先の名前]様、
お世話になっております。添付ファイルにて[商品/サービス]の今後の注文に関する発注書(PO#12345)を送付いたします。この文書には、数量、価格、および予定されている納期に関するすべての必要な詳細が記載されています。
この発注書の受領を確認していただき、内容をできるだけ早急にご確認いただけますようお願い申し上げます。何か不明点がある場合や、さらに情報が必要な場合は、遠慮なく直接ご連絡ください。
ご注意とご協力に感謝いたします。確認のご回答をお待ちしておりますし、今後も良好なビジネス関係を続けていくことを楽しみにしています。
敬具、
[あなたの名前]
[あなたの役職]
[あなたの会社]
[連絡先情報]
英語メールの例文③メールに発注内容を記載する場合
この形式は、発注内容をメールで直接伝える際に、受け手が確認しやすいように整理されています。
【英語でのメール文面例】
Subject: Order Details for PO#12345
Dear [Supplier’s Name],
I hope this message finds you well. We would like to place an order as detailed below:
Item: [Item Name]
Quantity: [Quantity]
Unit Price: [Price]
Total Price: [Total Price]
Delivery Date: [Expected Delivery Date]
Please confirm the above order details at your earliest convenience. We rely on your prompt response to proceed with the necessary arrangements for this order.
Should you have any questions or require additional information, please do not hesitate to contact me. Thank you for your continued cooperation.
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
[Your Company]
[Contact Information]
【日本語訳】
件名: 発注内容について PO#12345
[仕入先の名前]様、
いつも大変お世話になっております。以下の詳細に基づいて注文を希望します。
商品名: [商品名]
数量: [数量]
単価: [価格]
合計金額: [合計金額]
納期: [予定納期]
上記の注文内容をできるだけ早く確認していただき、お返事を頂けますと幸いです。この注文に関する必要な手配を進めるために、迅速なご対応をお願い申し上げます。
ご不明点がございましたら、また追加情報が必要であれば、遠慮なく私にご連絡ください。引き続きのご協力をお願い申し上げます。
敬具、
[あなたの名前]
[あなたの役職]
[あなたの会社]
[連絡先情報]
英語でのメールの書き方と注意点
発注書送付時の英語のメールは、できるだけシンプルに、できるだけ相手に伝わりやすくがコツです。メールの構成は、タイトル、相手の名前、本文、送信者の名前、の構成となっています。
タイトルには、発注書であることと発注書の番号を記載すると良いでしょう。相手の敬称は性別などで異なります。男性であればMr.◯◯、女性であればMs.○○を使うことが多いです。
相手の名前の後には要件を記載します。例文はすでに取引がある相手を想定したシンプルな文章となっていますが、初めての取引の場合は、「Thank you for your quotation.(お見積りをいただきありがとうございます。)」などの記載があるとより丁寧です。
また、発注書自体に記載しているものでも、支払条件や貿易取引条件など注意して確認してもらいたい箇所があれば、メールにも記載しておくと安心です。
最後に、With best regards, や Kind regards, のようなお決まりの結びの文言を入れて、送付者の名前を記載します。
形がわかれば英語の発注書作成も難しくない
Payment Terms(支払条件)やShipping Terms(貿易取引条件)など、貿易で必要になる情報の記載もありますが、基本的に発注書の内容は日本版と大きく変わりはありません。記載項目に沿って英語で記載するだけです。まずは一般的にどのような項目を記載することが多いのか、要点を押さえましょう。
よくある質問
発注書は英語で何といいますか?
Purchase Orderといいます。詳しくはこちらをご覧ください。
英語で発注書を作成する際に記載が必要な項目は何ですか?
表題、日付、発注番号、自社情報、発注先情報、運送方法、配送希望日、支払条件、貿易取引条件、発注内容、発注合計金額などを記載するのが一般的です。詳しくはこちらをご覧ください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容(テンプレートを含む)の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。
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