• 更新日 : 2024年10月17日

返信用封筒を同封したときの送付状の書き方は？テンプレート付きで解説

取引先などに契約書を2部送付し、署名・捺印の後で1部返送してもらう際は、返信用封筒を添えて送付状を書くことがビジネスマナーです。

本記事では、返信用封筒が必要なケースや記載すべき項目を解説し、返信用封筒を送るときの送付状の書き方や例文、便利なテンプレートを紹介します。契約書を郵送する必要がある方は、ぜひ参考にしてください。

契約書を送付する際に返信用封筒を添えることも

契約書を先方に送付する際に、返信用封筒を添えることがあります。返信用封筒が必要になるのは、契約書を取引先などに2部送り、署名・捺印をしてもらった後に1部返送してもらう時です。

このとき、自社の宛名を記載した返信用封筒と返送用の切手を同封しておくことで、お客様が封筒に宛名を書き、切手を用意する手間が省けます。返信用封筒に契約書を入れて投函するだけで済むため、送付先にとってもメリットが大きいです。また、スムーズに契約を締結しやすく、契約締結までの時間を短縮できるため、自社にもメリットがあると言えます。

一方、それ以外のケースでは、基本的に返信用封筒は必要ありません。

また、返信用封筒を添える際は、切手の取り扱いや封筒のサイズについて注意が必要です。

返信用封筒は、返信先が郵便料金を負担する「料金受取人払郵便」の封筒である場合を除き、切手を封筒の表に貼っておきましょう。切手の貼り忘れはマナー違反となるため、注意が必要です。

返信用封筒のサイズは、契約書が入り、なおかつ送る封筒よりひと回り小さいものにするのがおすすめです。入らない場合は、返信用封筒を折っても問題ありませんが、綺麗に折るようにしましょう。

返信用封筒に記載しておくべき項目

返信用封筒に記載すべき項目は以下のとおりです。

• 自社の住所
• 郵便番号
• 会社名・担当者名

返信用封筒は、お客様がこちらに返信するための封筒であるため、送付先の手間を省けるよう、封筒の表面には自社の郵便番号や住所といった情報を記載しておきおます。

自社社名や担当者名の最後には「行」をつけましょう。返信する際は、法人宛ての場合は「御中」、個人宛ての場合は「様」に書き換えるのがマナーであり、最近ではその作業を省略できるよう、はじめから「御中」「様」をつける場合もあります。

しかし、ビジネスシーンではまだ「行」と記載しておくのが無難と言えるでしょう。送付先が「御中」や「様」に書き換えやすいよう、縦書きなら左、横書きなら下に少しずらして「行」と書くのも親切です。

裏面は基本的には何も記載せず、白紙にしましょう。

返信用封筒を添えるときの送付状の書き方

返信用封筒を添えて契約書を送付する際は、送付状を作成するのがマナーです。

送付状とは、どのような書類が同封されているかを説明した書面のことで、送付状を見ることで、書類の宛先や返送方法などがわかります。契約締結者本人が開封するとは限らないため、必ず送付状を添えましょう。

ここでは、送付状に記載するべき項目と、送付状に書く挨拶の例文をご紹介します。

送付状に記載するべき項目

契約書を送付する際は、必要な情報を正しい順番で記載した送付状が必要です。

送付状に記載するべき項目は、記載順に以下のとおりです。

• 契約書を送付する日付
• お客様の会社名・氏名
• 送り主の会社名・氏名
• 挨拶
• 契約書に関する説明
• 返送に関する依頼
• 同封する書類名

補足事項がある場合は、最後に備考として記載しましょう。取引先へお礼を伝えるため、最後に手書きで契約のお礼を書く場合もあります。

挨拶の例文

送付状には、挨拶を書く必要があります。

挨拶の例文は以下のとおりです。送付状作成の際、ぜひ参考にしてください。

送付状のテンプレート

送付状を作成する際は、テンプレートを活用するのがおすすめです。テンプレートを使用することで、ビジネスマナーに沿った正しい送付状を、簡単に作成できます。

送付状のテンプレートは、以下から無料でダウンロード可能です。

ダウンロード後、内容に応じてアレンジください。なお、テンプレートでは返信用封筒を用いて返送してもらう旨は記載されていないため、その旨を追記して使用してください。

マナーを守って返信用封筒と送付状を準備しよう

今回は、返信用封筒を同封する際のポイントと、送付状の書き方を紹介しました。取引先などに契約書を2部に送付して1部返送してもらう場合は、返信用封筒を同封しましょう。

その際は、書類の宛先や同封書類、返送方法などを記した送付状も作成するのがマナーです。送付状は、テンプレートを活用することで、効率的に作成できます。送付状を準備する際は、ぜひ便利なテンプレートを活用ください。

よくある質問

契約書の送付時に返信用封筒を同封するケースはある？

お客様に契約書を送付し、署名・捺印後に1部返送してもらう際は、返信用封筒を同封する必要があります。詳しくはこちらをご覧ください。

返信用封筒を添えるときの送付状の書き方は？

契約書を送付する日付、お客様と送り主の会社名・氏名を明記した後、挨拶や契約書に関する説明、返送に関する依頼、同封する書類について記載しましょう。詳しくはこちらをご覧ください。

• 監修：マネーフォワード クラウド請求書

  請求書に関するお役立ち情報をマネーフォワード クラウド請求書が提供します。マネーフォワードクラウドは会計から人事労務までクラウドでDXを推進、バックオフィスの業務効率化を応援します。