更新日 : 2025年11月13日

発注依頼とは？発注書の正しい書き方や業務の流れを解説

企業間取引において不可欠な「発注依頼」は、注文とは異なり、契約成立に直結する重要な業務です。しかしその意味や適切な手順、必要書類の書き方を正しく理解できていないと、思わぬトラブルや法的リスクを招く恐れがあります。

本記事では、「発注依頼とは何か？」という基本から、発注と注文の違い、発注業務の流れ、発注書の書き方などを解説します。

発注依頼とは？
発注と注文の違いは？
発注業務の流れは？
発注書の書き方は？
- 発注書に記載すべき主な項目一覧
- 発注請書の確認で契約は正式に成立する
発注書に収入印紙の貼付は必要？
発注書を送付するまでの注意点は？
- 内容ミスは取引トラブルの原因となるため作成時に再確認する
- 郵送手段にも法的制約があるため送付方法の選定が重要
正確な発注依頼で円滑な取引を実現しよう

発注依頼とは？

発注依頼は、企業が必要な商品やサービスを調達するために、取引先に正式な注文をお願いする行為です。ここでは発注依頼の正しい意味と特徴を説明します。

発注依頼は企業が取引先に対して正式に商品やサービスを依頼する行為

発注依頼とは、企業が業務に必要な資材や外注サービスを調達するために、取引条件（品目、数量、納期、価格など）を明確にした上で、発注書などの書面を用いて取引先に正式な注文を行うことです。この依頼を受け、取引先が承諾することで契約が成立し、双方に契約上の義務が生じます。口頭やメールのやり取りではなく、書面化によって記録性と信頼性を確保するのが特徴です。

「依頼」と「発注」は混同されがちだが法的性質が異なる

「発注依頼」という表現には「依頼」という言葉が含まれますが、実務上は単なるお願いではなく、発注書を通じた正式な注文行為を意味します。「依頼」は相手にお願いするだけで法的拘束力がない一方、「発注」はその依頼に基づき契約が成立し、履行責任が発生するため、内容の精査と慎重な対応が求められます。一度発注が成立した後の一方的なキャンセルは契約違反と見なされることもあり、取引管理上の重要度が高い行為です。

社内承認用の「発注依頼書」が用いられることもある

企業によっては、外部に対する正式な発注の前に、社内用の「発注依頼書」を作成し、上長や購買部門の承認を得るフローを設けています。これは社内決裁用の書類であり、法的効力を持つものではありませんが、予算オーバーや誤発注を防ぎ、内部統制を強化する役割を果たします。こうしたステップを経て正式な発注書を発行することで、発注依頼の信頼性と正確性がさらに高まります。

発注と注文の違いは？

発注と注文は似たような場面で使われる言葉ですが、取引形態や手続きの形式、法的な意味合いにおいて明確な違いがあります。

発注は企業間の正式な取引、注文は個人のカジュアルな購買

発注は、主に企業同士のBtoB取引で使用される正式な業務プロセスであり、ビジネス上の契約を成立させる手続きです。これに対して注文は、消費者が店舗やECサイトで行うような個人レベルの購買行動を指します。発注は大量の物品購入や業務委託など、供給や生産の前提となる場面で使われることが多く、事業活動の中核をなす一方、注文は日常的で比較的簡易なやり取りに使われます。

発注は書面で行われ契約行為となり、注文は口頭やWebで完結することもある

発注は発注書などの文書を用いて行うのが一般的で、納期・数量・単価などの条件を明記し、受注側の承諾により契約が成立します。書面には記録性と証拠能力があり、発注が契約の申込とみなされることも少なくありません。一方、注文はWeb操作や口頭で済ませることも多く、契約条件を明文化しないケースが一般的です。そのため法的拘束力を持たない場合が多く、発注に比べて軽い性質の行為です。

目的や契約リスクの観点から使い分けが必要

発注は取引先と正式な契約関係を築くために不可欠な行為であり、業務の遂行責任や費用負担が発生します。対して注文は、商品購入の一環として完了することが多く、後工程や履行責任が少ない傾向にあります。この違いを理解せずに発注業務を進めると、契約の不成立やトラブルの原因になります。発注依頼は契約に直結するという認識を持ち、用途や相手に応じて言葉を正確に使い分けることが重要です。

発注業務の流れは？

発注業務は、発注書を発行するだけで完了するものではなく、見積もりから納品・検収、支払いまで、企業内外での連携が求められるプロセスです。

ステップ① 【見積もり依頼】発注内容を明確にして適切な取引先を選定する

発注を始めるには、まず発注したい商品やサービスの内容を整理し、複数の取引先に見積もりを依頼するところからスタートします。仕様・数量・納期・価格などの条件を明確に伝え、提示された見積書を比較検討します。価格だけでなく、納期遵守能力や対応の柔軟性なども含めて選定することが重要です。社内の予算承認が必要な場合は、このタイミングで事前に取得しておく必要があります。

ステップ②【正式な発注】発注書を発行して契約を成立させる

発注先を決定したら、正式に発注書を作成し、取引先に送付します。発注書には取引内容、数量、単価、金額、納期、支払条件などの詳細を記載し、双方で確認を行います。必要に応じて押印やサインを交わし、受注側が承諾した時点で契約が成立します。発注書は契約書と同様の役割を持つ重要文書であり、発注者・受注者の双方で記録として保存されます。

ステップ③ 【納品物の検品】取引内容に沿って品物を確認し問題があれば対応する

発注した商品やサービスが納品された際には、発注書の内容と照らし合わせながら、品目・数量・仕様に誤りがないかを検品します。不良品や破損がないかも確認し、異常があれば速やかに取引先に報告し、再納品や補修対応を依頼します。問題がなければ納品書・受領書に署名し、納品が完了したことを証明します。検品を怠ると、後からのクレーム対応が難しくなるため、丁寧な作業が求められます。

ステップ④【支払い処理】支請求書に基づいて期日通りに代金を支払う

納品後、取引先から提出された請求書を確認し、記載された金額・支払条件に従って社内で支払い処理を行います。経理部門と連携し、支払期日までに振込を完了させることが基本です。委託事業者が中小受託事業者と取引する場合、支払期日は従来からの下請代金支払遅延等防止法（2026年1月以降は「中小受託取引適正化法」）により、検収日から60日以内に定める必要があり、これを過ぎると遅延利息の支払い義務が発生します。期日遵守は、信頼関係維持の面でも重要です。

参考：親事業者の禁止行為｜公正取引委員会

発注書の書き方は？

発注書は、取引の内容と条件を明確にし、契約を文書化するための重要なビジネス文書です。以下に、発注書作成のポイントと記載すべき項目を整理します。

発注書に記載すべき主な項目一覧

発注書には以下の項目を網羅的に記載するのが基本です。企業ごとに様式は異なりますが、これらの情報はほぼ共通して求められます。

宛先（受注先企業・担当者）
取引先企業の正式名称と、担当者が分かっている場合はその氏名まで記載します。例：「〇〇株式会社御中」「△△様」など。
発行日
発注書を作成・発行した年月日を明記します。契約のタイミング確認に不可欠です。
発注書番号
管理用の通し番号や注文番号を付けておくことで、見積書・請求書との突合や検索が容易になります。
発注者情報（自社）
自社の会社名、所在地、部署名、担当者名、連絡先（電話・メール）を記載します。社判や押印を加える場合もあります。
注文内容の明細
品目名、型番、仕様、数量、単価、金額などを表形式で整理します。消費税について税抜き・税込みの両方の金額を明記するのが望ましいです。
合計金額（税込）
明細の小計に消費税を加えた合計金額を円単位で明記します。桁数が大きい場合はカンマで区切って記載します。
納期・納品場所
商品やサービスの希望納期と、納品場所（部署名や建物名を含む）を正確に指定します。
支払い条件
支払方法（例：銀行振込、手形等）や支払期限（例：検収後30日以内など）を明記します。下請法対象の場合、検収日から60日以内の支払期日が必要です。
備考欄
特記事項や契約関連の補足があれば記載します。例：「見積No.〇〇に基づく発注です」「基本契約書に準ずる」など。

発注請書の確認で契約は正式に成立する

発注書を送付後、受注側が内容を確認し、承諾の意思を示すために「発注請書（注文請書）」を返送するのが一般的です。これは契約成立の証拠文書であり、書面のやり取りを明確に残すためにも有効です。発行は義務ではありませんが、トラブルを防ぐ観点から、双方での保存を推奨します。

発注書に収入印紙の貼付は必要？

発注書を紙で発行する場合、内容や金額によっては印紙税の課税対象となり、収入印紙の貼付が求められることがあります。印紙税の対象となる条件や、例外となるケースを理解し、自社の発注書に貼付が必要かどうかを確認しましょう。

発注書が課税文書とみなされると印紙が必要になる

発注書に具体的な取引条件（品目、数量、金額、納期など）が記載され、当該発注書に基づいて契約が成立する場合、その発注書は印紙税法上の「売買契約書」等の課税文書に該当します。したがって、発注書であっても契約の成立を証する内容であれば、所定の収入印紙を貼付する必要があります。
たとえば「○○製品100個、金額50万円」と記載され、相手方が発注請書などで承諾した場合、その発注書は契約の成立を証する文書とみなされ、印紙税の課税対象となります。

金額によって必要な印紙の額は変わる

印紙税は、契約金額の規模に応じて定められており、税額は国税庁が定める「印紙税額一覧表」に基づきます。50万円の契約書には200円、100万円を超える契約には1,000円など、契約金額の帯によって貼付すべき印紙の額が異なります。印紙の貼り忘れは税務調査で指摘される可能性があるため、事前にしっかり確認しておくことが大切です。

参考：No.7140 印紙税額の一覧表（その1）第1号文書から第4号文書まで｜国税庁

依頼書や1万円以下の取引は対象外となる

一方で、発注書が依頼書として扱われ、相手が承諾する前段階の文書である場合や、契約が成立していないと判断される場合には、印紙は不要とされます。また、契約金額が1万円以下の少額取引についても印紙税は課されません。したがって、発注書が法的に契約書として成立していないケースや軽微な取引であれば、貼付義務は発生しません。

電子発注書には印紙税はかからない

発注書を電子データ（PDF、電子契約サービス、メール添付など）でやり取りする場合は、紙の契約書と異なり、印紙税の対象外です。これは、印紙税法が「紙の文書」にのみ課税するという仕組みであるためです。電子発注システムの導入が進む中で、印紙コストの削減を目的に、発注書を紙から電子に移行する企業も増えています。

発注書を送付するまでの注意点は？

発注書は契約内容を明示する正式な書類であり、ひとつのミスがトラブルの火種となります。また、送付の方法を誤ると法的な問題にも発展しかねません。ここでは、発注書を安全かつ正確に取り扱うための注意点を解説します。

内容ミスは取引トラブルの原因となるため作成時に再確認する

発注書には、品名・数量・単価・合計金額・納期など、契約上の重要事項がすべて盛り込まれます。そのため、記載ミスがあれば「言った言わない」のトラブルや、余分な仕入れ・納品遅延といった実務的な損失につながります。桁のミス（1,000と10,000の打ち間違い）や、単位（kg・個・mなど）の記載漏れには注意が必要です。

また、発注書の内容が見積書や社内の発注承認書と食い違っていないかを照合することも大切です。たとえ承認フローを経た書類であっても、最終的な送付前には現場の発注担当者自身がもう一度確認を行うことで、ヒューマンエラーを最小限に抑えられます。社内で「ダブルチェック体制」を設けておくと、組織的なミス防止に効果的です。

郵送手段にも法的制約があるため送付方法の選定が重要

紙の発注書を取引先に送付する場合、その書類は法律上「信書」に該当するため、郵便法に適合した方法で送らなければなりません。日本郵便の「普通郵便」や「書留」、または信書便事業者（信書便の取り扱いが許可された業者）による宅配便サービスを利用します。

注意したいのは、一般の宅配業者が提供する「メール便」など信書を扱えないサービスでの送付は法律違反となり、企業として罰則の対象になる可能性がある点です。「急ぎだからメール便で」と安易に対応することは厳禁です。

一方、近年ではPDFで作成した発注書をメールで送信したり、EDI（電子データ交換）システムを利用したやり取りも増えています。こうした電子送付は印紙税の課税対象外である点でもメリットがあります。ただし、メール送信時には添付ファイルの誤送信や宛先間違いに十分注意し、送信記録（送信済みメール、開封通知、受領返信など）を確実に保存しておくことが望まれます。