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  • 更新日 : 2024年10月17日

FAX送付状の無料テンプレート！（チェック項目付き）好印象な書き方のコツや例文

取引先に請求書や見積書などをFAXするときに、挨拶や用件を伝えるための書類として送付状を付けるのが一般的です。今回は、送付状の書き方や例文、簡単に送付状を作成できる無料のテンプレートなどをご紹介します。必要性や目的など、正しいビジネスマナーを踏まえたFAX送付状を添付して、FAXを受け取る相手に好印象を与えましょう。

FAX送付状はなぜ必要？

送付状は「送り状」「添え状」とも呼ばれます。挨拶はもちろんのこと、書類を送る相手に対して目的や伝えたいポイントなどを補足する書類としてよく作成されるものです。送付状は郵送書類に同封したり、FAXする際の表紙（かがみ）として使用したりするのが一般的ですが、送付状が1枚あるだけで書類を受け取る側の印象も変わってきます。

請求書などをただ送るだけでは素っ気なく感じるものが、挨拶文や説明文があることで安心感や信頼感につながります。

好印象なFAX送付状の書き方のコツ

送付状を作成する際、相手に好印象を与えるために気をつけたいポイントについて解説します。

適切な敬称を使用する

送付状に限らず、ビジネスでは相手に対する敬意を伝えるため、正しい敬語や適切な敬称を使わなければなりません。特に敬称については、「御中」や「殿」「様」など、相手の名前に付ける敬称がいくつかあって混乱するかもしれません。

  • 「御中」…相手の会社名に付ける敬称
  • 「殿」…相手の役職に付ける敬称
  • 「様」…相手の名前に付ける敬称

このように適切な敬称を使うよう心がけましょう。

送付状に前略・草々は使わない

送付状を作成する際にも、簡単な時候の挨拶は入れるべきです。しかし「前略」「草々」といった頭語や結語は使うのは避けましょう。「前略」は挨拶を省略しますという意味合いのため、ビジネスの挨拶としては相手に対して失礼にあたります。

適切な頭語・結語を組み合わせる

時候の挨拶には、最初に入れる「頭語」と文末に入れる「結語」があります。「頭語」と「結語」はその組み合わせ方に一定のルールがあります。

例えば頭語に「拝啓」を使った場合、結語には「敬具」「敬白」などを組み合わせるのが適切です。間違って「敬答」「謹言」などを使わないようにしましょう。

本文はわかりやすく具体的に

送付状は相手に送る書類を総括する表紙の役割を果たします。なぜこの書類を送るのか？どのような内容を伝えたいのか？などを相手が正しく理解できるよう、送付状の中でわかりやすく具体的に作成しましょう。

適切なフォーマットとレイアウトを使用する

送付状も他のビジネス文書と同様に、日付や宛名、タイトルなどの必須項目を書面の中で適切にレイアウトする必要があります。文書を作るのが苦手な方でも、簡単にFAX送付状が作れる無料のテンプレートなども用意されています。

FAX送付状のテンプレート-無料ダウンロード

FAX送付状の無料テンプレートには、シンプルなものからデザインされたおしゃれなものまで、様々なものがあります。次に、FAX送付状のテンプレートをいくつかご紹介します。

おしゃれなデザインテンプレート

送付状の縁をおしゃれにデザインしたテンプレートです。華美になり過ぎないようデザインされていますので、普通のデザインでは物足りないという方でも、気軽に使うことができます。

シンプルなテンプレート①

日付や宛名などの必要事項がバランスよく配置されたシンプルなテンプレートです。「至急」や「ご返信ください」など、相手に伝えたいことが一目でわかるチェック項目付きなのも特徴です。

シンプルなテンプレート②

このテンプレートも①と同様に、必要事項がバランスよく配置された、チェック項目付きのテンプレートです。チェックマークを付けるだけでも使えますので、急いでいるときなどに便利です。

FAX送付状と書類を送信する際の注意点

次に、送付状と送付書類をFAX送信する際に注意すべきポイントを挙げてみましょう。

FAX送付状は1枚目に添える

FAX送付状は送信する書類の表紙（かがみ）になります。複数の書類を送信する場合、送付状は1枚目に添えるようにします。送付状を先頭にすることで、先方にFAXが届いた際、送付する他の書類が他人の目に触れにくくする効果もあります。

ページの順序を明記し全て揃っていることを確認する

送信する書類が複数ある場合、送信漏れを防止するため送付状に送信する枚数を明記した上で、全て揃っているか必ず確認しましょう。

FAX送信前に番号をよく確認する

FAXする書類には、相手先の個人情報や機密事項が含まれているケースがあります。万が一、別の取引先に送信してしまうと情報が漏洩することになります。送信する前に相手番号の確認も必ず行いましょう。

FAXを送るタイミングはビジネス時間内を心がける

FAXを送信する時間帯を考えるのも大切です。誰もいない時間にFAXしてしまうと、相手側では届いたFAXが翌日まで放置される可能性があり、「届いた」「届いていない」というトラブルの元になります。ビジネス時間内に送信するよう心がけましょう。

大量の書類はFAXで送らないようにする

FAXは書類を相手先にすぐ届けられるので便利な面もありますが、大量のFAXは送信忘れの原因にもなります。受信する側も大量の紙が必要になるため、コスト面でも問題があります。大量の書類は、郵送あるいは持参で相手に渡しましょう。

個人情報や企業の機密情報を含む書類はFAXで送らない

マイナンバーや振込口座など、個人情報に関する部分を相手先に確認するケースがあります。このような場合には、情報漏洩防止の観点からFAXによる書類のやり取りは控えたほうがよいでしょう。

FAX用紙を電子化するには

FAXする書類をプリントアウトせず、FAX本体の機能などを使って直接送信（電子化）する方法があります。FAX用紙を電子化するメリットを挙げてみましょう。

ペーパーレス化によるコスト削減

電子化する1番のメリットは、ペーパーレス化によるコスト削減です。従来のやり方では送信側も受信側も一旦文書を出力する必要がありました。電子化することで、双方がパソコン上でFAX情報を共有することができます。

データ保存がしやすくなる

ペーパーによるデータ保存はファイリングの場所を取るうえに、破棄する場合も機密扱いにする必要があるなどのデメリットがあります。電子化することで、データ管理がパソコンでできるようになるため保存がしやすくなります。

時間や場所の制約が減る

FAXを電子化すればデータのやり取りは全てパソコンで行えるため、インターネット環境さえあればどこでも確認作業ができます。また、時間的な制約もなくなるので、FAXをスムーズに送ることができます。

FAX送付状はテンプレートの活用を

FAX送付状を一から作成するのは、意外と手間がかかるものです。文中で紹介したように、無料のテンプレートも数多くありますので、自分の用途に合ったものを探し、活用してみてはいかがでしょうか。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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