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  • 更新日 : 2025年11月11日

受注発注とは？業務フローや課題、ミスをなくす改善策を解説

受注発注とは、商品やサービスの「注文を受ける（受注）」と「注文する（発注）」という一連の取引業務を指します。この業務の正確さが、会社の売上管理や顧客との信頼関係に大きく影響します。

バックオフィス業務において、電話での注文確認やExcelへの手入力に追われ、伝達ミスや確認漏れといった課題に直面することもあるでしょう。

この記事では、受注発注の基本的な流れから、よくある課題、そしてシステムを活用した改善策までをわかりやすく解説します。

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目次

受注と発注の意味と違いは？

受注と発注は、商品を売る側（受注）と買う側（発注）の行為を指す、商取引における対の言葉です。取引のどちらの立場にいるかで呼び方が変わります。

受注とは「注文を受けること」

受注とは、顧客や取引先から商品やサービスの注文を受けることです。注文を受ける側、つまり「ベンダー」や「サプライヤー」と呼ばれる売り手側の立場で行う業務を指します。注文を受け付けた証として、後述する「注文請書（ちゅうもんうけしょ）」を発行する場合があります。

発注とは「注文すること」

発注とは、必要な商品やサービスを取引先へ注文することです。注文する側、つまり「バイヤー」や「顧客」と呼ばれる買い手側の立場で行う業務を指します。一般的に、発注の意思を明確にするために「発注書（注文書）」を作成し、取引先に送付します。

一目でわかる受注と発注の違い

受注と発注の違いをまとめると、以下の表のとおりです。誰が、誰に対して行う行為なのかを明確に区別しましょう。

項目受注発注
立場売り手（ベンダー）買い手（バイヤー）
行為注文を受ける注文する
主な発行書類注文請書、請求書発注書（注文書）

受注発注業務のフロー（流れ）とは？

一般的な受注発注業務は、見積もりから始まり、発注、受注、納品、支払いと進みます。ここでは、一般的な取引の流れを6つのステップで解説します。

STEP1. 見積依頼と提示

買い手（発注側）は、購入したい商品やサービスの仕様、数量、希望納期などを記載した見積依頼書を売り手（受注側）に送ります。受注側は、依頼内容をふまえて価格や納期などを計算し、見積書を作成して提示します。

STEP2. 発注（発注書の送付）

発注側は、提示された見積書の内容に合意すれば、正式に発注書（注文書）を作成し、受注側に送付します。発注書には、発注日、商品名、数量、単価、合計金額、希望納期、納品場所などを正確に記載します。この発注書が「契約の申し込み」の証拠となります。

STEP3. 受注（注文請書の送付）

受注側は、受け取った発注書の内容を確認し、問題がなければ注文を受け付けます。この際、発注内容を承諾した証として注文請書を発行し、発注側に送付することがあります。注文請書が発注元に届いた時点で、法的には契約が成立したとみなされます。

STEP4. 商品・サービスの納品

受注側は、発注書や注文請書の内容にもとづいて商品を準備し、指定された納期・場所に納品します。物品の場合は、納品書を商品に同梱するのが一般的です。納品書は、発注側が注文内容と相違ないかを確認するための重要な書類です。

STEP5. 検収と請求書の発行

商品を受け取った発注側は、品名、数量、品質などが注文どおりかを確認する検収を行います。問題がなければ、受注側に検収完了を通知します。受注側は、検収完了の連絡を受け、取引の締め日に合わせて請求書を発行・送付します。

STEP6. 代金の支払い

発注側は、受け取った請求書の内容を確認し、定められた支払期日までに代金を支払います。受注側は、入金を確認して一連の取引が完了となります。入金の確認が取れたら、領収書を発行する場合もあります。

受注発注業務でよくある課題と人的ミスを防ぐには？

受注発注業務によくある課題として、「属人化」や「手作業によるミス」「在庫管理との連携不足」などがあります。

受注から発注までのフローには多くの手作業が伴うため、ミスや業務の停滞が起こりやすい傾向にあります。ここでは、代表的な課題と、それらを防ぐための改善策を紹介します。

課題1：業務の属人化とブラックボックス化

特定の担当者しか業務の進め方を把握していない「属人化」した状態は、業務の停滞や引き継ぎの失敗といったリスクを生みます。担当者が不在の際に対応が遅れたり、退職時にノウハウが失われたりすることは、組織にとって大きな損失ではないでしょうか。

個人の経験や勘に頼った業務は、組織としての対応力を弱めてしまうでしょう。

課題2：手作業による入力ミスや伝達漏れ

電話やFAXで受けた注文をExcel（エクセル）や販売管理ソフトに手入力する際、数量や品番の入力ミス、金額の計算間違いなどが起こりがちです。また、注文内容の変更や納期に関する連絡が社内の関連部署（製造、倉庫、経理など）へ正確に伝わらず、納品遅れや誤出荷につながるケースも少なくありません。

課題3：在庫管理との連携不足による機会損失

受注情報と在庫情報がリアルタイムで連携されていない場合、「注文を受けたのに在庫がなかった（在庫切れ）」という事態や、逆に「在庫があるのにないと思い込み、販売機会を逃す」といった問題が発生します。これは顧客満足度の低下に直結するだけでなく、本来は販売できたはずの機会を逃すことにもつながりかねません。

ミスを防ぐための具体的な改善策

これらの課題やミスは、業務プロセスの見直しと仕組み化によって防ぐことが可能です。

  • 業務マニュアルの作成と共有：
    誰が担当しても同じ品質で業務を遂行できるよう、手順やルールを明文化し、社内で共有しましょう。
  • チェック体制の構築：
    注文データの入力後は別の担当者がダブルチェックするなど、複数人で確認する体制を整えることで、ヒューマンエラーを減らせます。
  • フォーマットの統一：
    発注書や納品書のフォーマットを統一することで、確認作業がスムーズになり、記載漏れや見間違いを防ぎます。
  • 受発注システムの導入：
    受発注システムを導入し、手作業を自動化することが最も効果的な改善策の一つです。

なぜ正確な受発注管理が重要なのか？

受発注管理は、単なる事務作業ではありません。会社の経営基盤を支える、人事・会計部門にとっても極めて関連性の高い業務です。

正確な売上・仕入計上の基礎となる

会計部門にとって、受注データは「売上」、発注データは「仕入」を計上するための直接的な根拠となります。日々の受発注情報が不正確だと、決算時に正しい損益を把握できず、適切な経営判断の妨げになります。

会社のキャッシュフローに直結する

受注から入金までの期間（売上債権回転期間）や、発注から支払いまでの期間（仕入債務回転期間）は、会社の資金繰り、つまりキャッシュフローに大きな影響を与えます。納品や請求が遅れれば入金も遅れ、資金繰りが悪化する可能性があります。

人事部門から見ても、従業員の給与支払いの原資となるキャッシュフローの安定は、健全な組織運営に不可欠です。

内部統制とコンプライアンスの観点

適切な受発注管理を行うことは、内部統制の強化にもつながります。いつ、誰が、誰と、どのような取引を行ったのかを記録・管理することで、不正な取引や業務プロセスの不備を発見しやすくなります。

特に上場企業やその子会社においては、金融商品取引法（J-SOX法）で求められる内部統制報告制度の観点からも、整備された受発注プロセスが求められます。

電話やメールでの発注依頼は有効？

取引のスピード感が求められる場面では、電話やメールで発注が行われることもあります。法的には有効な契約とみなされますが、トラブルを避けるための注意が必要です。特に電話でのやり取りは、記録が残らないという大きなリスクを伴います。

電話での発注・受注のリスクと確認項目

電話による口頭での注文は、法的には有効な「申し込み」と「承諾」とみなされ契約は成立します。しかし、録音が無ければ会話の記録が残らないため、「言った・言わない」のトラブルに発展しやすいというリスクがあります。

電話で注文を受けたり、したりする際は、必ず以下の項目を復唱して確認し、メモに残しましょう。

  • 会社名、担当者名、連絡先
  • 発注日
  • 商品名、品番、数量
  • 単価、合計金額
  • 希望納期、納品先
  • 支払い条件

さらに、トラブルを避けるために、電話後に必ずメールやFAXで内容を記載した発注書（またはその代わりとなる書面）を送付・受領することをルール化するのが賢明です。

メールやFAXでの発注依頼（文例付き）

メールやFAXは、送受信の記録が残るため、電話よりも信頼性が高い方法です。メールは、後から検索・確認が容易である利点があります。メールで発注を依頼する際は、件名だけで内容がわかるようにし、本文に必要な情報を過不足なく記載しましょう。

【メール文例】

件名： 【発注依頼】〇〇（商品名）のご注文について（株式会社△△）

本文： 株式会社□□ 営業部 〇〇様

いつもお世話になっております。 株式会社△△の〇〇です。

さて、先日お見積もりいただきました下記の商品につきまして、正式に発注させていただきます。

  • 商品名：
  • 品番：
  • 数量：
  • 単価：
  • 合計金額：
  • 希望納期：
  • 納品場所：

お手数ですが、本メールをもちましてご注文とさせていただきたく、ご手配のほどよろしくお願い申し上げます。 また、本注文の請書をご発行いただけますと幸いです。

ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。

引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。

下請法における発注書の重要性

親事業者が下請事業者に業務を委託する場合、下請法第3条により、取引内容を明記した書面（3条書面）を遅滞なく交付する義務があります。口頭での発注自体は成立し得ますが、書面交付を怠ると指導・勧告等の対象となるため、発注書の交付・保存を徹底しましょう。

参照：下請法｜公正取引委員会、下請代金支払遅延等防止法｜公正取引委員会

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受注発注業務を効率化するシステムとは？

手作業による管理に限界を感じている場合、受発注システムの導入を検討しましょう。システムを活用することで、業務の自動化と情報の一元管理が実現できます。

受発注システムで何ができるのか？

受発注システムは、Webサイトや専用のプラットフォームを通じて、発注から受注、請求までの一連の業務をデジタル化するツールです。主な機能には以下のようなものがあります。

  • Web上でのカタログ・注文機能：取引先はWeb上で商品を選び発注できる。
  • 受注データ自動取り込み：受けた注文は自動でデータ化され手入力の手間がなくなる。
  • 在庫情報とのリアルタイム連携：現在の在庫数をシステム上で確認できる。
  • 帳票（見積書、発注書、請求書など）の自動作成・送付
  • 取引履歴の一元管理

Excel（エクセル）管理の限界とシステム化のメリット

多くの企業で使われているExcelやGoogleスプレッドシートは手軽ですが、以下のような限界もあります。

  • 同時編集が難しい、または競合が起きる
  • 入力ミスや計算式の破壊が起こりやすい
  • データの蓄積による動作の遅延
  • リアルタイムでの情報共有が困難

受発注システムを導入することで、これらの課題を解決し、「業務効率化」「人的ミスの削減」「迅速な経営判断」といった大きなメリットを得られるでしょう。

システム選定で失敗しないためのポイント

自社に合ったシステムを選ぶためには、以下の点を考慮しましょう。

  • 業界・業種に特化しているか：
    食品、アパレル、部品など、業界特有の商習慣に対応したシステムかを確認する。
  • 既存システムと連携できるか：
    現在使用している会計ソフトや販売管理システムと連携できると、さらに業務がスムーズになる。
  • 操作性は良いか：
    取引先や自社の担当者が直感的に使える、わかりやすいインターフェースか。
  • サポート体制は十分か：
    導入時やトラブル発生時に、手厚いサポートを受けられるか。

【関連】受注販売・受注生産とは？

「受注発注」と関連して、「受注販売」や「受注生産」という言葉もよく使われます。「受注販売」と「受注生産」は、注文を受けた後のアクションが商品を「仕入れる」ことか、製品を「製造する」ことかという点で区別されます。どちらも注文を受けてから動き出す点は共通していますが、それぞれ特定の販売・生産形態を指す言葉です。

受注販売：注文を受けてから商品を仕入れる販売形態

受注販売とは、顧客から注文（受注）を受けた後に、メーカーや卸売業者へ商品の仕入れ（発注）を行う販売方法です。在庫を持たずに販売できるため、在庫過多によるリスクを抑えられる点が大きなメリットです。アパレルや雑貨、予約商品などでよく見られる形態です。

受注生産：注文を受けてから製品を製造する生産形態

受注生産とは、顧客から注文を受けた後に、製品の製造を開始する生産方法です。顧客の細かい要望に応じたカスタマイズが可能で、見込みで生産する必要がないため、無駄な生産コストや在庫を抱えるリスクがありません。オーダーメイドの家具や住宅、産業機械などで採用されています。

正確で効率的な受注発注がビジネス成長を支える

この記事で解説したとおり、受注発注業務は、企業の売上や資金繰り、顧客との信頼関係を支える重要なプロセスです。その基本的な流れや違いを正しく理解し、自社の業務フローに潜む課題を見つけることが、改善への道筋となります。

手作業によるミスや属人化といった課題は、業務ルールの見直しや受発注システムの導入によって解決が可能です。正確で効率的な受注発注の仕組みを構築することは、バックオフィス部門の負担を軽減するだけでなく、会社全体の生産性を向上させ、持続的なビジネス成長を支えるでしょう。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 監修：安木 識晃(公認会計士準会員)

    公認会計士準会員。監査法人にて4年弱、外資系保険会社などの財務諸表監査・内部統制監査に従事。その後、FAS（財務アドバイザリー）領域にてIPO支援（事業計画・資本政策・内部統制構築）、M\&AにおけるPPA・無形資産評価などを担当。
    スタートアップ企業のCFOとして、経理財務体制の構築、資金調達、海外展開支援にも従事。
    現在は都内のFASコンサルティングにて、IPO準備企業や成長企業の財務支援を行う傍ら、ライティング・記事監修業務も精力的に実施。
    専門分野に根差した実務的かつ分かりやすい情報発信を得意とする。

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