- 更新日 : 2024年11月1日
品物を送る送付状（添え状）の例文、テンプレート、書き方を解説
取引先などに注文品や品物を郵送する際には、送付状や添え状を添えることがビジネスマナーとなります。受け取る方への配慮の気持ちを込めて、丁寧に作成することが大切です。状況に応じて適切な文面を選ぶよう心がけましょう。本記事では、送付状と添え状の違いに加え、品物をお送りする際のシーン別送付状の例文や書き方、注意点について詳しく解説いたします。
また、効率的に送付状を作成できる無料テンプレートもご用意していますので、ぜひご活用ください。
目次
品物を送る際の送付状と添え状の違い
送付状には「送り状」や「添え状」「挨拶文」など、さまざまな呼び方がありますが、どれも品物を郵送する際に「品物をお送りした」ということを伝えるためのものです。送付状は、品物が届く前に相手に発送や到着予定を知らせる文書として使われることもあります。添え状は、品物に添えて同封し、簡単な挨拶や感謝の気持ちを伝えるもので、送付状ほど堅苦しくなく、封をせずにそのまま同封します。どちらも受け取る相手への気持ちを表す大切な役割を持っています。
品物を送る送付状・添え状の例文
品物を送るシーンの送付状の例文を紹介します。なお、本文のみ掲載しておりますので、テンプレートをダウンロードいただき、自社に合わせて編集をしてお使いください。
取引先に注文の品物を送る例文
〇〇〇発送のご案内
拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
平素より格別のお引き立てを賜り、心より感謝申し上げます。
さて、X年X月X日にご注文いただきました「●●●●●」を、下記の通りお送りいたしました。
ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
敬具
記
- 商品名 〇〇〇〇
- 伝票番号 XXXXXX
- 到着予定年月日 X年X月X日
以上
一般的な挨拶とともに品物を送る例文
〇〇〇発送のご案内
拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
平素より格別のお引き立てを賜り、心より感謝申し上げます。
さて、ささやかではございますが、日頃のご愛顧への感謝を込めて品物をお送りいたしました。どうぞお受け取りいただければ幸いです。
貴社の益々のご繁栄と皆様のご健勝をお祈り申し上げます。
敬具
イベント参加者に記念品を送る例文
記念品送付のご案内
拝啓 日頃より格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
先日は「○○イベント」にご参加いただき、誠にありがとうございました。ささやかではございますが、記念品をお送りいたしましたので、ぜひご笑納くださいませ。また、次回の機会にもお会いできますことを楽しみにしております。
引き続きのご愛顧のほどよろしくお願い申し上げます。
敬具
〇周年記念へのお祝い品を送る例文
〇〇送付のご案内
拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
このたびは、貴社の○○周年記念を心よりお祝い申し上げます。ささやかではございますが、お祝いの品をお贈りいたしますので、お納めいただければ幸いです。
今後のますますのご発展とご繁栄を心よりお祈り申し上げます。
敬具
開業祝いの品を送る例文
〇〇送付のご案内
拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
貴社のご開業、心よりお祝い申し上げます。ささやかではございますが、皆様の新たな門出を祝し、お祝いの品をお贈りいたします。
貴社のご発展と皆様のご健勝をお祈り申し上げますとともに、今後とも末永いお付き合いを賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
敬具
品物を送る送付状の無料テンプレート
マネーフォワード クラウドでは、送付状の無料テンプレートをご用意しております。無料でダウンロードできますので、ぜひお気軽にご利用ください。
品物を送る送付状の書き方
品物を送る送付状は、1枚にまとめるのが一般的です。必要な情報を記載し、余計な表現は控えるよう心がけましょう。相手も読みやすく、内容もしっかり伝わります。
送付状に記載すべき項目は、以下のとおりです。
- 送付年月日
- 送付先（宛先）
- 差出人情報
- タイトル
- 頭語と結語・挨拶文
- 本文
- 送付内容（記・以上）
①送付年月日
送付状には、送付した日付を入れておくと、相手が書類を受け取った時期を確認しやすくなります。送付年月日は、送付状の右上か左上に書くことが多いです。
②送付先（宛先）
送付状には、誰に送っているのかを明確にするために、相手の名前や会社名を記載します。会社宛の場合は、会社名の後に担当者名も入れておくと丁寧です。個人宛なら、名前だけで十分です。これにより、相手に対する配慮が伝わります。
また、送付先が企業や部署の場合は「御中」を使用し、個人名がわかっている場合は「様」を使います。同じ宛名で「御中」と「様」を併用しないようにしましょう。例えば、部署宛なら「株式会社○○○○ ○○部 御中」、担当者宛なら「株式会社○○○○ ○○部 ○○ ○○ 様」と記載します。
③差出人情報
自社の情報も忘れずに書いておきます。住所や氏名、連絡先などを書いておくと、相手が連絡を取りたい場合にスムーズに対応できます。
④タイトル
送付状には、何を送るかを簡潔に示すタイトルをつけます。「商品送付のご案内」や「記念品送付のお知らせ」といったものがよく使われます。タイトルをつけることで、送付状を受け取った相手がすぐに内容を把握できます。
⑤頭語と結語・挨拶文
送付状の冒頭には「拝啓」といった頭語を使い、最後には「敬具」などの結語で締めくくります。また、挨拶文では、相手との関係や季節の一言を入れて、より丁寧な印象を与えると良いでしょう。
⑥本文
送付状の本文では、何を送ったかを具体的に説明します。例えば、「ご注文いただいた商品をお送りさせていただきました。」など、送ったものやその背景を簡潔に伝えます。
⑦送付内容（記・以上）
本文の最後には、送った内容を箇条書きにしておくことがよくあります。「記」と書いて「〇〇書：1通」のように書くと、相手が何が送られてきたかをすぐに把握できます。そして、最後に「以上」と書いて締めます。
品物を送る送付状を書くときのポイント
品物を送る送付状を書く際は、相手に丁寧で心配りが伝わる印象を与えるために、以下のポイントを意識して作成しましょう。
忌み言葉を使わない
不吉な印象を与える「忌み言葉」（例：切れる、終わる、壊れるなど）は、特にお祝い事やフォーマルな文書では避けましょう。相手に対する配慮が伝わり、失礼がない印象を与えます。
季節の挨拶を添える
特に年末や新年、または季節の変わり目などには、時候の挨拶を一言添えると丁寧です。例えば、年末なら「師走の候」、春なら「桜花の候」などの表現を使い、季節感を出すことで温かみのある文章になります。
宛先を正確に記載する
相手の名前や会社名、部署名を間違えないことは基本ですが、特に漢字のミスには注意しましょう。相手の正式な名称をきちんと確認することで、相手に対するリスペクトを示すことができます。
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