- 更新日 : 2024年10月18日
請求書の備考欄は記入が必要？例文を使って書き方をわかりやすく解説
請求書の備考欄は必須ではないため、空欄のままでも問題ありません。しかし、商品やサービスの詳細や、振り込みに関する内容などを記載することで、取引先への補足説明や情報共有をスムーズに行うことが可能です。ここでは、請求書の基本的な記載事項と、備考欄に記入する際のポイントや具体例について解説します。
目次
請求書の備考欄は必須ではない
多くの請求書フォーマットで設けられている備考欄については、必ずしも記載が必要な項目ではありません。したがって、備考欄に何も記載しなくても、請求書としての効力に影響はありません。
しかし、実務において発行される請求書の備考欄では、補足情報や特記事項を記載するために有効活用されています。備考欄を上手に活用することで、取引先とのコミュニケーションが円滑になり、取引内容に対する理解を深めることが可能です。
請求書に記載しなければならない各項目と、備考欄の上手な使い方を確認し、効果的な請求書の作成方法をマスターしましょう。
摘要と備考の違い
「摘要」と「備考」は、どちらも多くの書類に設けられている項目ですが、その役割には違いがあります。
摘要とは「重要な要点を抜粋したもの」を表します。たとえば、領収書においては「飲食代」や「事務用品代」のように、取引内容を記載するケースが一般的です。
それに対して備考は「参考として書き添えるもの」を表し、あくまで補足としての役割を持ちます。たとえば、請求書の備考欄には、分割払いの条件や振込手数料負担のお願い、問い合わせ先の記載など、請求内容に関連した補足事項を記載するスペースとして活用されます。
請求書の必要事項
請求書のフォーマットは企業によってさまざまですが、請求書に記載すべき項目については一定のルールが存在します。
特に消費税法においては、仕入税額控除を適用するために、以下の項目を記載した請求書が必要となります。
- 請求書などに記載すべき項目（適格請求書等保存方式の場合）
- 発行者の氏名や名称
- 発行者のインボイス登録番号
- 取引年月日
- 取引内容（軽減税率の対象となる場合はその旨を記載すること）
- 消費税率ごとの税抜または税込価額の合計とその適用税率
- 消費税率ごとの消費税額等
- 受領者の氏名や名称
これらの記載すべき項目が漏れていた場合には、支払者である取引先側で仕入税額控除を適用できない可能性もあるため、請求書は慎重に作成しなければなりません。
以下のように項目ごとに記載すべき内容をきちんと理解し、正確な請求書を作成しましょう。
宛先・差出人
請求書の最も基本的な記載項目は宛先と差出人です。
宛先欄には、相手先の会社名や屋号、部署、担当者名などを正確に記載します。
宛名を記載する際には、「御中」や「様」などの敬称の使い分けにも注意が必要です。また、法人の場合には（株）や（有）のように省略するのではなく、「株式会社」や「有限会社」などの正式名称で記載しましょう。
もし宛先に誤りがあった場合には、請求書自体が無効になってしまったり、取引先側での決済手続きが遅れることで、入金が遅延したりする可能性も考えられます。また、不適切な記載があった場合には、相手先に失礼な印象を与えかねないため、慎重に記載することを心掛けてください。
一方で差出人欄には、自らの正式な会社名や屋号、住所などを記載します。請求内容に関する不明点や確認事項などがあれば、取引先から問い合わせを受ける場合もあるため、連絡先や担当者の部署および氏名まで記載するケースが多いです。
また適格請求書を発行する場合には、適格請求書発行事業者としてインボイスの登録番号を記載しなければなりません。自社の登録番号を記載する際には、住所や会社名などとともに差出人欄に併記するケースが一般的です。
取引年月日・請求日
請求書には、取引年月日と請求日を記載する必要があります。
これらの項目は、取引の証明として非常に重要であり、会計処理や税金計算の根拠となる大切な情報です。取引や請求に関する正確な日付を記載することで、取引の事実を裏付ける重要な証拠書類となるため、さまざまなトラブルを避けることにもつながります。
まず、取引年月日については、請求の対象となる「取引が行われた日付」を表し、商品の納品日やサービスの提供日などを記載します。
それに対し、請求日については「請求書の発行日」を意味します。この場合において、請求書の発行日と作成日を混同しないように注意しましょう。
請求書の発行日は「請求内容が確定した日」のことです。たとえば、掛け売りを行う場合、末締めの会社であれば取引を行った月の末日、20日締めであればその月の20日が発行日となります。
また、取引の都度請求を行う場合には、商品の納品やサービスの提供が完了した日を請求日として記載してください。
請求書の作成手続きは締め日や取引完了日以降に行うケースが大半であるため、間違って作成日を記載しないように注意しましょう。
取引の内容
請求書では、請求金額の根拠として「どのような商品やサービスを提供したのか」が読み取れるように取引内容を記載しなければなりません。一般的な請求書フォーマットでは、品目や摘要欄が設けられており、それらの欄に商品やサービスの内容、数量、単価などを具体的に記載します。
取引内容を詳細かつわかりやすく記載することで、請求書を受け取る取引先が請求内容を正確に理解し、スムーズに決済手続きを行うための手助けとなります。
小計・消費税・合計金額
一般的な請求書フォーマットの場合、取引内容に基づいて請求金額を算出する際には、小計や消費税額を計算したうえで、最終的な合計金額を記載します。このような計算過程の場合、小計は税抜価額の合計となり、消費税額を加算した税込価額が合計金額として記載されるケースが一般的です。
また、適格請求書を発行する場合には、税率ごとに税抜または税込価額の合計、および税率ごとの消費税額を記載するなど、一定の記載要件を満たしたうえで合計額を表記しなければならないため、注意が必要です。
請求書番号
請求書番号とは、自社が発行する請求書を適切に管理するために付される番号です。
請求書番号は必ずしも記載が必要な項目ではありませんが、請求書に通し番号を付けることで、社内における請求書の管理が容易になり、取引先などから請求内容に関する問い合わせがあった場合にも、スムーズな対応をしやすくなります。
特に大量の請求書を発行する場合や、多数の取引先を抱える企業の場合には、社内ルールに基づいた請求書番号を付けることで、必要な情報にアクセスしやすくなるでしょう。
また、見積書や納品書と同一の番号を付けることで、一連の取引で発行する各書類を紐づけて管理できるため、社内における保管効率の向上や検索工数の削減にも効果的です。
支払期日
支払期日とは、「請求書に記載された請求金額をいつまでに支払うべきか」を示すものです。銀行振込の場合には、振込先の口座情報についても合わせて記載します。
請求日から支払期日までの間隔は契約内容や請求金額の大小によってさまざまですが、一般的には、請求日の翌月末や翌々月末などに設定するケースが多いでしょう。
支払期日を明記することで、取引先が遅滞なく支払いを行うように促す効果もあり、自社におけるキャッシュフローの安定にも役立ちます。
請求書の備考欄の書き方（例文）
請求書の備考欄への記載は必須ではなく、空白のままでも問題ありませんが、補足情報を記載することで、相手先に対する丁寧な対応を印象づけることが可能です。具体的には、以下のような情報を備考欄に記載するとよいでしょう。
物品やサービスに関連する情報を追記する
備考欄には、取引した商品やサービスに関連する補足情報を記載するケースが多いです。たとえば、保証期間やサービスの範囲など、取引契約の内容を改めて請求書に追記することで、取引先へのリマインド効果も期待できます。
例として「この商品の保証期間は購入日から1年間です。」や「ご請求金額には定期点検サービスが含まれます。」などがあります。
振り込みの補足情報を記載する
振り込みに関する補足情報を備考欄に記載することも効果的です。たとえば、振込手数料の負担をお願いする場合や、スムーズな入金確認を行うための依頼事項を追記するケースが一般的です。
具体的には「振込手数料はご負担をお願いします。」や「振り込みの際には依頼人名と合わせて請求書番号を記載してください。」といった内容が考えられます。
税金や割引の詳細を記載する
税金や割引の詳細を備考欄に記載することで、請求内容の透明性を高めることができます。
例として、「源泉徴収税額については、税抜金額に10.21％の税率を乗じて計算しています。」や「新規契約キャンペーンにより、10%の割引が適用されています。」などの記載が挙げられます。
請求書を送付するタイミング
請求書を送付するタイミングについては、自社と取引先の双方が取引の完了を確認したあとに行うことが重要です。
以下の流れに沿って請求書を送付することで、確実かつ効率的な請求書発行を行うことが可能です。
- サービスの提供・納品書の提出
まずは、契約内容に基づいて商品の納品やサービスの提供を行います。その際には、取引先に納品書を発行し、契約に基づいて商品やサービスを提供したことを確認します。 - 検収書の受領
次に、納品した商品やサービスの検品を受け、取引先から検収書を受領します。検収書は、商品や提供されたサービスが注文通りであることを示す重要な書類です。 - 請求書発行
検収書を受領したあと、請求書を発行します。検品を受けたあとに請求書を送付することで、一連の取引に関する誤解やトラブルを避けることにも効果的です。
備考欄を上手に活用し、適切な請求書を作成しよう
請求書の備考欄は必須項目ではありませんが、取引に関連する情報を追加することで、取引先とのコミュニケーションがスムーズになります。また、取引や決済手続きが円滑に進むことで、取引先との信頼関係の構築にもつながります。
備考欄を上手に活用することにより、親切かつ丁寧な請求書を作成し、自社と取引先の双方にとってストレスのない請求業務を心掛けましょう。
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