- 更新日 : 2024年10月17日
立替払い取引でインボイス制度に対応する方法は?必要な書類や注意点を解説
立替払い取引とは、取引先が支払うべき経費の立替えを行う取引、または取引先に経費を立替えてもらう取引のことです。インボイス制度においては、立替払いについて注意しなければならない点があります。本記事では、立替払いにおけるインボイス制度への対応や必要な書類や、その書き方について解説していきます。
目次
立替払い取引でインボイス制度に対応する方法
立替払いとは、本来支払うべき人や事業者の代わりに支払いを行い、一時的に負担することをいいます。立替払いは社内だけでなく、社外に対しても行われることがあります。
何らかの理由で取引先の経費を立替えた場合、インボイス制度に対応するには、立替えを受けた取引先に対して適格請求書と精算書の交付が必要です。
取引先に経費を立替えてもらった際は、立替分の精算を行います。さらに、インボイス制度に対応する(消費税の仕入税額控除を受ける)には、立替えてもらった取引先から、適格請求書と精算書の交付を受けなければなりません。
インボイス制度に対応するために必要な書類
取引先の経費を立替えた場合は、取引先から立替金分の支払いを受けた際に、適格請求書に立替金精算書を添えて送付する必要があります。ただし、立替分が複数ある場合などで手続きが困難な場合は、一定の事項が記載された立替金精算書のみの交付も可能です。
ただし、立替金精算書のみ交付の場合は、仕入先が適格請求書発行事業者かどうかなど、適格請求書の要件を満たす事項の記載が必要です。後述する立替金精算書の書き方の部分で詳しく説明します。
インボイス制度に対応した立替金精算書のテンプレート/ひな形
立替金精算書は、適格請求書に添付するパターンと、立替金精算書のみ交付するパターンの2パターンが存在します。以下のリンクより無料でダウンロードできます。ぜひ活用ください。
インボイス制度に対応した立替経費精算書の書き方
インボイス制度に対応した立替金精算書の書き方について2パターン紹介します。
適格請求書に立替金精算書を添付する場合
適格請求書に添付する立替金精算書については、必要な記載項目は特に定められていません。適格請求書で仕入税額控除の記載要件を満たすため、交付する立替金精算書は簡易的なもので問題ないです。少なくとも、どの事業者の立替払いをしたのか、どの支払いについて立替えをしたのか、立替払いの内容が分かるようにしておきましょう。
立替金精算書のみ交付する場合
原則は、立替払いをした取引先に対して、立替金精算時に、適格請求書に立替金精算書を添付して交付します。
しかし、共同で購入をしているなどの理由で複数の仕入先について立替払いをしている場合、その都度、適格請求書と立替金精算書を発行するのは発行側に負担がかかるでしょう。適格請求書の記載項目を満たす立替金精算書を代わりに交付することも認められます。
独立した立替金精算書を発行する際は、以下の事項の記載が必要です。
- 立替払いを受けた事業者の名称(または氏名)
- 立替払いをした事業者の名称(または氏名)
- 取引年月日(立替えが行われた日)
- 取引内容(立替内容)
- 支払先の名称(または氏名)
- 支払先の登録番号(適格請求事業者でないときはその旨)
- 税率ごとに区分された対価の額と適用税率
- 税率ごとに区分された消費税額
複数の支払先が存在する場合は、それぞれの支払内容や金額、支払先の名称や登録番号を確認できるようにしなくてはなりません。この場合、立替金精算書は適格請求書を兼ねます。適格請求書の記載要件を満たさないと、取引先が仕入税額控除を適用できませんので注意しましょう。
自社が取引先に経費を立替えてもらったときも扱いは同様です。立替金精算書のみ受け取るケースでは記載項目に漏れがないか十分に確認しましょう。
立替払い取引のインボイス制度対応での注意点
取引先の経費を立替払いした場合、仕入先から受領した適格請求書を、そのまま立替払いをした取引先に送付しても取引先は仕入税額控除を適用できません。
先述のように、適格請求書に立替金精算書を添付して送付するか、適格請求書の要件を満たす立替金精算書を送付する必要があります。原則として、立替金精算書の作成が必要であることに注意しましょう。
ただし、立替内容により請求書などの交付が困難である場合に限り、特例が認められます。この場合で、課税仕入に該当することが認められる場合には、一定の帳簿の保存のみで仕入税額控除ができるため、適格請求書と立替金精算書の保存は免除されます。ケースバイケースのため、税理士などの専門家に事前に確認されておくと良いです。
なお、取引先に対する立替払いで立替金精算書のみを交付した場合、立替払いを行った事業者に適格請求書の保存義務があります。立替分であっても、取引先に代わって保存が必要になることに注意しましょう。
取引先の立替払いでは立替金精算書が必要
取引先の経費について立替払いをするときは、立替金の精算時に立替金精算書の発行が必要です。適格請求書に添付する形で発行する場合は簡易的な内容でも問題ありません。しかし、複数の仕入先の立替えが発生しているなどで適格請求書を自社で保管するときは、適格請求書の要件を満たす立替金精算書の発行が必要です。状況に応じて対応できるようにしましょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容(テンプレートを含む)の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。
関連記事
インボイス制度が内職に与える影響まとめ
インボイス制度が開始されると、収入に大きな影響が出るという話を聞いた人は多いでしょう。内職として働いている人は「内職くらいなら自分には無関係」と思っているかもしれません。しかし、実は内職でも影響を受ける可能性があります。 本記事では、インボ…
詳しくみる消費税課税事業者選択不適用届出書とは?必要なケースや作り方を解説
消費税課税事業者選択不適用届出書とは、課税事業者が免税事業者に戻る際に提出する書類を指します。課税事業者となってから一定期間を経過してからでないと提出できない点に、注意が必要です。 届出書には、届出者や課税売上高などの情報を記載します。本記…
詳しくみるインボイス制度での短期前払費用の扱いは?2023年10月1日をまたぐケースも解説
短期前払費用とは、継続的に支出している前払費用のうち、支払日から1年以内に役務の提供を受ける費用のことです。前払費用は支出の効果が期間にわたり損金算入が必要ですが、短期前払費用には特例があります。インボイス制度下でも特例は適用できるのか、2…
詳しくみる適格請求書発行事業者に登録しないとどうなる?取引先への影響や登録方法も解説
適格請求書等保存方式(インボイス制度)が始まっていますが、適格請求書発行事業者に登録していないけど問題ないのかな?と不安に思っている事業者もいるでしょう。では、適格請求書発行事業者に登録しないとどのような影響があるのでしょうか? 本記事では…
詳しくみるインボイス制度が運送業の個人事業主に与える影響とは?
インボイス制度は、仕入税額控除の観点で運送業を営む個人事業主にも大きな影響を及ぼします。免税事業者の場合、課税事業者にならなければ適格請求書を発行できません。 インボイス制度が開始する2023年10月1日に備え、運送業を営む方は自身が免税事…
詳しくみる取引ごとに請求書を発行しないケースではインボイス制度にどう対応すべき?
インボイス制度導入では、定められた項目が記載された「適格請求書」が必要になります。しかし、中には取引ごとに請求書や領収書が発行されないケースもあるのではないでしょうか。 請求書や領収書が発行されない取引とはどのようなものか、発行されない取引…
詳しくみる