- 更新日 : 2023年6月23日
見積書を送付するメールの書き方は？文例やビジネスマナーを紹介
見積書は、契約の前段階で相手に契約内容や金額を伝えるための文書です。現在はメール添付で見積書を送ることが一般的になりましたが、その際には相手に確実に届き、意図が正確に伝わるよう配慮する必要があります。
この記事では、実際に見積書をメールで送る際の文例を提示して、注意点について詳しく解説します。
目次
見積書をメールで送るケース
見積書の発行は、法的に義務づけられているわけではありません。しかし、日本では契約前の最終段階で条件確認のために提示することが、ビジネス上の慣習となっています。
本来なら見積書はお客様のところへ出向いて直接説明しながら渡したいところですが、スピーディーに商談を進めるためにも、現在ではメールに添付して送るケースが一般的です。
ただし、見積書は契約への意思決定につながる重要な書類です。メール本文には的確でわかりやすく、誤解のない説明を記載しなければなりません。
また、メールは送信ボタンを押すだけですぐに相手に届いてしまいます。本文に誤りがないか、添付ファイルを間違えていないか、十分に確認してから送りましょう。
見積書を送るメールに記載すべき内容
見積書をメールで送る際の件名
見積書の送付であることがわかるよう、メールの件名を設定しましょう。
毎日多くのメールが届く会社では、ひと目で伝わる件名にしなければ他のメールに紛れてしまうかもしれません。「お見積書を送信いたします」もしくは「見積書送付の件」のように、開封せずとも内容がわかるような件名をつけましょう。
都合上返信を急ぐ理由がある場合には、件名に【至急】などの文言を入れると目立ちやすくなります。ただし、相手を急がせている以上、本文中には「お忙しいところ大変恐縮ですが」など、相手を気遣う言葉を入れることを忘れないようにしましょう。
見積書をメールで送る際の本文
見積書をメールで送る際の本文に最低限記載すべき内容は以下のようになります。
- 送信先、送信元、簡単な挨拶文
- 添付ファイルで見積書を送るということ
- 不明点があった場合の連絡先
- 見積書の有効期限
- 添付ファイルが開けなかった場合の対処方法
見積書はあくまでも、金額や内容を取引先に確認してもらうためのものであり、契約の段階まで行っているわけではありません。そのため、本文では配慮の行き届いたていねいな説明を心がけ、受注の可能性を高めるようにすることが大切です。加えて、商品の概要や特徴を改めてかいつまんで説明したり、別のプランやおすすめのオプションを併記したりするとより丁寧でしょう。
見積書をメールで送付する際の文例
では、実際にメールで見積書を送る際の文例について、初めての取引の場合と継続取引の場合に分けてご紹介します。
文例1：初めての取引の場合
件名：〇〇の見積書送付の件
本文：
〇〇商事株式会社 〇〇事業部 ご担当〇〇様
平素より大変お世話になっております。株式会社〇〇の☓☓担当☓○と申します。
この度は弊社の〇〇についてのお見積りをご依頼いただき、誠にありがとうございます。
早速ではございますが、貴社のご依頼に合わせた見積書を、添付ファイル（PDF）にて送付いたします
弊社の◯◯は、△△△が特徴となっており、多くのユーザー様からご好評をいただいております。
見積書の内容にご不明な点やご要望がございましたら、担当：〇〇までお気軽にお問い合わせください。
本見積りの有効期限は〇〇年○月○日まででございます。
お忙しい中大変恐縮ではございますが、期日までにご検討のうえ返信いただけますよう、お願い申し上げます。
なお、万が一添付ファイルが開けない場合には、お手数ですがご一報いただけると幸いです。
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
東京都港区芝浦○丁目○番〇〇号
○○タワー 21階
株式会社〇〇〇〇
〇〇事業部担当
xxxxxx@〇〇〇〇.com
初回取引の際は、見積りをご依頼いただいたことへのお礼を述べ、よりわかりやすく、丁寧な説明を心がけましょう。
文例2：継続取引の場合
件名：〇〇の見積書送付の件
本文：
〇〇商事株式会社 〇〇事業部 ご担当〇〇様
いつもお世話になっております。株式会社〇〇の☓○です。
お見積りの件でご依頼いただき、誠にありがとうございます。
早速ではございますが、貴社のご依頼に合わせた見積書を添付ファイル（PDF）にて送信いたしますので、ご確認ください。
本見積りの有効期限は○○年○月○日となっておりますので、お忙しいところ申し訳ありませんが、期日までにご検討のほど、お願いいたします。
不明な点がございましたら、いつでもお問い合わせください。
今回お見積りいたしましたのとは別に、◯◯◯のようなプランもございます。
また、△△△のようなオプションもございますので、併せてご検討いただけましたら幸いです。
なお、万が一添付ファイルが開けなかった場合には、ご一報ください。
ご検討・ご連絡をお待ちしております。
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
東京都港区芝浦○丁目○番〇〇号
○○タワー 21階
株式会社〇〇〇〇
〇〇事業部担当
xxxxxx@〇〇〇〇.com
継続取引の場合は、初回のようなかしこまった言い回しよりも、内容が簡潔に伝わることを心がけましょう。
見積書をメールで送付する際のビジネスマナー
メールは基本的に一度送信したら取り消せません。送信ボタンを押す前にはとくに以下の2点に注意し、内容に間違いがないか、正しい見積書を添付しているかを確認してから送りましょう。
見積書は変更しづらいファイル形式にする
今後のトラブルを防ぐためにも、見積書は簡単に変更できないファイル形式で送りましょう。一般的にはPDFデータがよく利用されています。
見積書には、契約日や金額、単価など、お客様との重要な取引情報が記載されています。お互いの信頼関係のためにも、改ざんの可能性を残さないようにするのがマナーです。
見積書をメールに添付する際は、書き換えの可能なExcelやWordではなく、PDFや画像データなどの形式とし、ひと目で内容がわかるファイル名に変更して送りましょう。
返信がすぐになかった場合には確認メールを送る
送信後2～3日しても返信がなかった場合は、確認のメールを送りましょう。送信したメールに先方が気付いていなかったり、迷惑フォルダに振り分けられてしまっていたりする可能性があります。また、送信エラーなどによりメールが届いていなかった場合でも、確認メールの返信がもらえれば再度送信するなどの対処も可能です。
見積書の内容にミスがないよう送信前に再確認を
近年、見積書をメールで送ることは一般的になっています。しかし、メールは送信ボタンを押せばすぐに相手に届いてしまうため、送信前にミスがないかを再度確認する必要があります。
見積書は変更ができないファイル形式で送ります。PDFファイルなどが一般的です。見落としを防ぐためにもわかりやすい件名を記載し、本文では誤解のないよう、端的で正確な説明を心がけましょう。
見積書は契約の最終段階であることを意識し、最低限のマナーを守ってメールを作成しましょう。
よくある質問
見積書はメールで送っても良い？
スピーディーな商談や業務効率化のためにも、見積書のメール送信はビジネス上認められており、近年は主流になっています。詳しくはこちらをご覧ください。
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