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  • 更新日 : 2024年10月17日

社内向けの送付状の書き方やひな形を紹介

社内向けの書類であっても、郵送やFAX送信の際は送付状は必要です。ただし、社外向けの場合と異なり、シンプルな内容でも問題ありません。

この記事では、社内向けの送付状の書き方や例文を解説します。あわせて送付状のひな形・テンプレートもご紹介しますので、送付状の書き方に迷っている方は参考にしてください。

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社内向けの書類に送付状は必要？

社内向けの書類に送付状は必要でしょうか？「いらないのでは？」と思う方もいるかもしれません。

送付状の役割は送る相手に、どんな書類を何枚送ったか知らせることです。送付状がなければ受け取る側は、受け取るべき書類をすべて受け取ったかどうか、その場で確認できません。「送った」「もらっていない」というトラブルを避けるため、送る書類に送付状を付けるのはビジネスマナーとなっています。

このことは社内向けの書類であっても同様です。ビジネスでは日々多くの書類を受け取りますので、社内の親しい相手に対してであっても、書類を送る際には送付状を付ける必要があります。

ただし、社外向けと比べれば、社内向けはシンプルな送付状で問題ありません。挨拶文も最低限で、誰が、誰に対して、どんな書類を何枚送ったかが明記されていればよいでしょう。

社内向けの送付状に記載する項目

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社内向けの送付状に記載する項目を見ていきましょう。

文書番号

社内や部署内で文書番号を使用している場合には、右上にまずそれを書きます。不要であれば省略しましょう。

発行日

文書番号の下に送付状の発行日を書きます。日付は作成日ではなく、発行日であることに注意しましょう。

年号は西暦でも和暦でも一般的にはかまいません。社内や部署内で統一されたルールがあれば、それに従いましょう。

送付先の部署名・役職名・氏名

送付先は、発行日の下の行に左に寄せて書きます。社内向けですから社名までは必要ありません。部署名と、役職がある方宛てなら役職名も書きましょう。支店へ送る際には支店名も明記します。

  • （支店名）
  • 部署名
  • （役職名）
  • 氏名

氏名には「様」を付けるのが社内でも一般的です。ただし、相手との関係性でそれでは堅苦しいと思えば、「さま」「さん」などでもよいでしょう。

送付元の部署名・役職名・氏名・連絡先

送付元は、送付先の下の行に左に寄せて書きます。自分の部署名、役職名、氏名、連絡先を記入します。送付先と同様に、支店から送る場合は支店名も明記しましょう。

  • （支店名）
  • 部署名
  • （役職名）
  • 氏名
  • 連絡先

連絡先は、書類を送った相手が何か問い合わせがある場合に必要です。内線番号や携帯番号、E-mailなど、社内で一般的に使われる連絡方法の番号・アドレスを書きましょう。

表題・本文

送付状の表題は、「書類送付状」「◯◯の書類送付の件」などと簡単でよいでしょう。本文は、「下記書類を送付しますので、ご査収ください」などとします。

送付書類の内容・部数

送った書類の内容・部数は、本文の下に中央寄せで「記」としたあと、その下に箇条書きで列挙します。

（例文）

  1. ◯◯パンフレット 1部
  2. ◯◯説明書       1部

書類の内容を列挙したその下に、右寄せで「以上」とします。

なお、送付状のひな形・テンプレートは以下にあります。

社内向けの送付状の挨拶文

社内向けの送付状の挨拶文はどのようにしたらよいのでしょうか。

ビジネス文書は、社外文書と社内文書の2種類に大きく分けられます。取引先などへ送る社外文書は、会社の代表として発行することになるため、儀礼的な形式についてもしっかり守り、礼を尽くすことが必要です。

一方、社内文書では儀礼的・形式的なものは最小限にとどめ、何より正確さ・迅速さが求められます。

対外文書では、儀礼的な形式として以下のものが必要です。

  • 頭語と結語（「拝啓」「敬具」など）
  • 時候の挨拶（「◯◯の候」など）
  • 前文（「ますますご清祥のこととお慶び申し上げます」「平素はお世話になっております」など）

しかし社内文書では、一般にこれらはすべて不要とされています。

ただし、まったく挨拶なしでいきなり用件に入るのは「愛想がない」と感じられることもあるかもしれません。その場合には、以下のような簡単な挨拶文を本文の冒頭に添えるのもよいでしょう。

（例文）

  • お世話になります。
  • お疲れ様です。（上司・同僚に対して）
  • ご苦労様です。（部下に対して）

どのような挨拶文を添えるかは、相手との関係性によって変わります。まったく知らない相手なら、挨拶文は添えなくても問題ありません。また、社内の慣行などがある場合には、それに従いましょう。

社内向けの送付状を作成する際の注意点

社内向けの送付状を作成する際の注意点を解説します。

シンプルに作成する

社内向けの送付状は、シンプルで簡潔に作成することがマナーです。送付状の目的に関係がない要素は、できる限り削ぎ落とすようにしましょう。社内文書に必要なのは、何より正確さと迅速さです。まわりくどい表現が多い、あるいは不必要に長い送付状は、読むのを後回しにされてしまう可能性もあります。

時々、社内文書でも個性を出そうと、自分なりの言葉を使おうとする人がいます。もちろん、社風であればそれもよいでしょう。しかし、一般に社内文書には、社員の個性は必要とされません。

見やすさにこだわる

社内向けの送付状は、見やすさにこだわることも重要です。左寄せと右寄せをしっかり使い分け、送付先と送付元をわかりやすく区別すること、あるいは表題は大きめのフォントで中央寄せにし、目立つようにすることなど、見やすい書式も工夫しましょう。

さらには、送付文書の一覧を示す記書き部分は箇条書きとし、何の文書を何部送ったのかがひと目でわかるようにします。大切な文書を送ったのに、それを見落とされてしまったのでは、送付状を送った意味がなくなってしまうためです。

敬語は最小限にする

社外文書で重視される正しい敬語は、簡潔さを重んじる社内文書では必要ありません。丁寧語である「です・ます調」を使うだけで十分です。

たとえば、社外向けの送付状で「下記書類を送付させていただきますので、ご査収のほど、宜しくお願い致します」となるところは、「下記書類を送付しますので、ご査収ください」がよいでしょう。

送付先の敬称も、役職名が敬称の意味を含むので、一般に「様」「殿」などは付ける必要がありません。ただし、社内の慣行で「殿」を付けることになっている、などの場合は、その慣行に従いましょう。

誤字脱字がないか確認する

作成した送付状に誤字脱字がないかしっかりと確認しましょう。誤字脱字があると、作成した文書の信頼性、さらには作成者の評価にも影響を及ぼす可能性があります。必要に応じて、同僚や上司にもチェックしてもらいましょう。

シンプルでわかりやすい送付状を作成しよう

書類を送る際に添付する送付状。社外向けのものとは異なり、社内向けの送付状はできる限りシンプルでわかりやすくするのがマナーです。敬語や挨拶文も最小限でかまいません。ひと目で内容がわかる送付状を作成し、仕事をスムーズに進めましょう。

よくある質問

社内向けの送付状に記載することは？

発行日、送付先の部署名・役職名・氏名、送付元の部署名・役職名・氏名・連絡先、表題・本文、送付書類の内容・部数、などです。詳しくはこちらをご覧ください。

社内向けの送付状を作成する際の注意点は？

シンプルに作成する、見やすさにこだわる、敬語は最小限にする、誤字脱字がないか確認する、などがあります。詳しくはこちらをご覧ください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 監修：福留 聡 (公認会計士)

    福留聡税理士事務所代表、Amaterasu有限責任監査法人パートナー、MFクラウドプラチナメンバーで日米の公認会計士及び税理士資格を有し、法定監査、IPO支援、決算支援、IFRS導入支援、日米の法人の税務顧問等を行っている。本、雑誌、DVD等で約50の出版をしており、代表的な著作として『7つのステップでわかる税効果会計実務入門』がある。帳票テンプレート集や起業関連テンプレート集の監修を担当。

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