- 更新日 : 2025年3月6日
採用通知書の送付状（添え状）の書き方は？例文やテンプレートを紹介
採用通知書を郵送する際、送付状（添え状）を同封するのが一般的です。送付状を添えることで、応募者に対して企業の誠意を伝えやすくなります。形式を整えて作成し、スムーズに採用手続きを進めましょう。この記事では、採用通知書の送付状の書き方や例文、テンプレートを詳しく解説します。
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目次
採用通知書の郵送には送付状（添え状）も同封しよう
採用通知書を郵送する際、送付状を同封するのが一般的です。送付状を添えることで、応募者に対する丁寧な対応を示し、書類の内容を簡潔に伝えられます。
また、採用通知書の送付タイミングは、採用が決定してからなるべく早く、遅くとも1週間以内に送付するのが目安です。求職者へ電話やメールで内定を通知した後、できるかぎり早く郵送の準備を進めましょう。
採用通知書の送付が遅れると、求職者が他の企業の内定を優先する可能性があります。「〇〇社は落ちたかもしれない」「今なら他社の内定が間に合う」と考えることもあるため、できるだけ早く送ることが大切です。
採用通知書と内定通知書の違い
採用通知書と内定通知書は混同されやすいですが、それぞれ意味が異なります。
- 採用通知書：企業が応募者を採用する意思を示す文書。ただし、応募者が正式に入社を承諾したわけではない。
- 内定通知書：企業と応募者が雇用契約の合意に達したことを示す文書。
応募者は複数の企業に応募しているため、入社意欲を維持するためにも、採用通知書はできるだけ早く送付しましょう。特に新卒採用の場合は、卒業年度の10月1日以降が正式な内定通知送付の日程となります。
採用通知書を郵送するときの送付状（添え状）の書き方
採用通知書を郵送する際の送付状の書き方にはいくつかのポイントがあります。適切な形式で作成することで、受け取る側に好印象を与え、スムーズな手続きを促進できます。
書類の作成日（年月日）
送付状の冒頭には、書類を作成した日付を記載します。日付は「令和〇〇年〇〇月〇〇日」のように、正式な書式で記載します。送付された書類がいつ作成されたのか、相手に伝わり、受け取った側も適切に対応しやすくなります。
宛名
宛名には、受取人の氏名を記載します。個人宛ての場合は「○○様」と表記します。
差出人（送付側の情報）
差出人（送付側）の情報も記載します。送付側の企業名、担当部署、担当者名、連絡先を記載します。書類に関して問い合わせがある場合に、スムーズに対応できるようにするためです。
タイトル・件名
送付する書類の内容が一目でわかるように、タイトルを明記します。例えば、「書類送付のご案内」や「採用通知書送付のご案内」と記載します。
本文（挨拶）
本文では、応募者に対する感謝の気持ちを伝えながら、採用決定を正式に通知します。また、入社に向けた手続きの流れを説明し、応募者がスムーズに対応できるようにします。
また、冒頭の挨拶文には、時候の挨拶を入れることが一般的です。「拝啓 〇〇の候、貴殿ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。」のように、季節に合わせた表現を使います。
本文には、送付する書類の簡単な説明を加え、受け取った相手がどのように対応すべきかを伝える文章を記載します。
例えば、「〇〇書をご確認の上、ご署名いただき、返送をお願いいたします」といった具体的な指示を加えると、相手にとってもわかりやすくなります。形式的な文面で問題ありませんが、相手に敬意を示す表現を用いましょう。
同封書類の内容・部数
本文の最後には、同封した書類の種類と部数を明記します。例えば、「採用通知書（1通）」や「入社承諾書（1通）」のように記載すると、受取人が内容を確認しやすくなります。
箇条書きの最後には右下に「以上」と付けて締めます。
採用通知書の送付状のひな形、テンプレート
採用通知書を郵送する際に添付する送付状のテンプレートを無料でダウンロードいただけます。
マネーフォワード クラウドでは、今すぐ実務で使用できる、テンプレートを無料で提供しています。以下よりダウンロードいただき、自社に合わせてカスタマイズしながらお役立てください。
採用通知書の送付状（添え状）の例文
令和○年○月○日
〇〇 〇〇様
人事部 △△ △△（担当）
〒123-4567
東京都〇〇区〇〇町1-2-3
TEL: 03-1234-5678
E-mail: △△△△@△△△△
書類送付のご案内
拝啓 〇〇の候、貴殿ますますご健勝のこととお喜び申し上げます。選考の結果、貴殿を弊社の新たな社員としてお迎えすることとなりましたので、ご連絡申し上げます。
つきましては、入社に関する手続きとして、添付の書類をご確認のうえ、必要事項をご記入いただき、〇月〇日までにご返送くださいますようお願いいたします。
敬具
記
- 採用通知書
- 入社承諾書
- 返信用封筒
ご不明点がございましたら、お気軽に〇〇までお問い合わせください。
以上
採用通知書の送付状の書き方のポイント
書類を郵送する際のマナーや注意点をまとめます。適切な送付は信頼感にもつながりますので、以下の点に気を配りましょう。
送付状は1枚にし一番上に添える
送付状はA4用紙1枚にまとめます。また封筒に書類一式を入れる際は、送付状が一番上になるように封入します。開封して最初に送付状が目に入ることで、同封物の概要がすぐ伝わり親切です。
採用から約1週間以内を目安に送る
応募者が不安にならないよう、採用決定後すぐに発送の準備を進めます。企業側のスケジュールとしては、採用決定後1〜2日以内に通知書と送付状を作成し、必要な書類を準備します。その後、社内の承認を得て、遅くとも決定から1週間以内に郵送するのが目安です。
封筒の裏面には〆マークを書く
日本のビジネス文書では、封筒を糊付け（封緘ふうかん）したあと封じ目に「〆」という印を書きます。「封」や「緘（かん）」という字を用いる場合もありますが、一般的には手書きの「〆」がよく使われます。
これは「確かに封をしました」という意味のマナー表示です（洋封筒の場合は省略することもあります）。封筒裏面には差出人の住所氏名も忘れずに記載し、封をしたら「〆」を二重丸で囲むなどして明示すると丁寧です。
追跡可能な送付方法（簡易書留など）を利用する
郵送の際には、書類が確実に届くように「簡易書留」や「レターパック」など追跡可能な方法を選ぶのが適しています。普通郵便では万が一の紛失リスクがあるため、特に大切な書類を送る場合は控えたほうがよいです。
- 簡易書留：配達記録が残り、受取時に対面での受け取りが必要。
- 特定記録郵便：追跡可能だが、対面受取は不要。
- レターパック：速達扱いで、追跡が可能。
採用通知書の送付状を作成し、スムーズに郵送しよう
採用通知書を郵送する際は、送付状を添えて、応募者にわかりやすく内容を伝えましょう。送付状を同封することで、どのような書類が入っているかが明確になり、スムーズなやり取りが可能になります。
採用通知書の送付は、採用決定後できる限り早く行いましょう。適切なフォーマットで送付することで、応募者との信頼関係を築き、スムーズな入社手続きにつながります。
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