- 更新日 : 2025年3月6日
社員の家族宛への送付状の書き方は？例文やテンプレート
社員の家族宛に送付状を添えて書類を送る際、「どのように書けばよいのか」「何を気をつけるべきか」と悩むことはありませんか。送付状は、書類の内容を簡潔に伝え、受け取る側に安心感を与える役割を持ちます。しかし、正しいマナーや適切な表現を理解していないと、相手に失礼な印象を与える場合もあります。
この記事では、社員の家族宛の送付状について、基本的なマナーや書き方のポイント、具体的なテンプレートや例文を紹介します。適切な送付状を作成し、円滑なコミュニケーションを図りましょう。
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目次
社員の家族宛へ書類を送るときのマナー
社員の家族宛に書類を送付する際は、社員本人もしくは家族に事前に書類を郵送しても問題ないか確認しましょう。また、送付先や受取人（家族）の指定がある場合は、その情報を正しく把握しておきます。社員本人が入院や長期不在などで連絡が取れない場合は、会社の規定に従い、適切な方法で家族へ送付を進めます。
書類を送る際には、宛名の書き方にも配慮しましょう。家族が確実に受け取れるように、「〇〇様方 △△様」のように記載すると、郵便物が正しく届けられます。世帯主が異なる場合や、受取人の姓が違う場合は、「△△様（〇〇様 ご家族）」と表記するとよいでしょう。
封筒はできるだけ無地のものを使用し、給与や健康関連の書類を送る場合は、封筒を二重にするなどの工夫も大切です。
また、書類を送る際には、送付状を同封することで、何の書類かが受取人にわかりやすくなります。送付状には、書類の送付理由や送付物の一覧、問い合わせ先を記載すると、受け取る側がスムーズに対応しやすくなります。特に、返信が必要な書類の場合は、提出期限を明記し、必要に応じて返信用封筒を同封すると親切です。
重要な書類や確実に手渡しで受け取ってもらいたい場合は、簡易書留やレターパックプラスを利用するのも一つの方法です。普通郵便で送付する場合でも、送付後に社員本人または家族に到着確認の連絡をすると、確実に受け取ったことを確認できます。
例えば、社員の家族宛に送る書類には、以下のようなものがあります。
- 健康保険証や扶養手続き関連の書類
- 会社からの通知や報告書
- 福利厚生に関する案内
- 弔慰金や慶弔に関する書類
- その他、社員本人に関わる重要書類
送付の際は、封筒の宛名や差出人の記載を正確に行い、失礼のないよう心がけることが大切です。
社員の家族宛への送付状（添え状）の書き方
送付状は、相手がスムーズに書類を確認できるように作成します。また、家族が受け取る場合、書類の詳細がわからず困惑する可能性があるため、送付理由も添えて記載しましょう。
以下の項目を押さえておくと、わかりやすい送付状になります。
書類の作成日（年月日）
送付状の右上に作成日（または発送日）を記載します。受取人がいつ送られた書類なのかを把握しやすくなります。
通常は「◯◯◯◯年◯月◯日」と西暦か和暦で記入します。
宛名（送り先）
宛名には、社員の家族の氏名をフルネームで記載し「様」を付けます。また、家族全員に宛てる場合は、「ご家族各位」「山田家ご家族様」と記載しても問題ありません。
差出人（送り主）
送付状を出す会社名・部署名・担当者名・連絡先を明記します。受取人が不明点を問い合わせる際に役立ちます。
「株式会社〇〇〇〇
総務部 佐藤 花子
TEL: 03-XXXX-XXXX」
タイトル・件名
送付する書類の内容が一目でわかるように、タイトルを明記します。ページ中央に「◯◯送付のご案内」など簡潔な表題を書きます。例えば「書類送付のご案内」や「◯◯書類の送付について」といったシンプルなタイトルを付けます
件名を見るだけで内容の概要が伝わるようにすると親切です。件名は他の本文よりも目立つように配置・強調するとよいでしょう。
本文（挨拶と伝達事項）
ビジネス文書では、時候の挨拶を入れることが一般的ですが、社員との関係性に応じて季節の挨拶を省略しても構いません。
本文には、送付した理由も添えて、書類の簡単な説明や、受け取った相手がどのように対応すべきかを伝える文章を記載します。
例えば、「〇〇契約書をご確認の上、ご署名いただき、〇月〇日までに返送をお願いいたします」といった具体的な指示を加えると、相手にもわかりやすくなります。
返信が必要な書類には期限を記載しておくと、対応漏れを防ぐことができます。
また、 「ご不明点がございましたら、お気軽にご連絡ください」などの配慮した言葉も添えましょう。
形式的な文面で問題ありませんが、相手に敬意を示す表現を用いましょう。
送付書類の内容・部数
本文で書類を同封した旨を伝えたら、その後に同封した書類の名前と部数を箇条書きで示します。
特に複数の書類を送付する場合は、それぞれの書類名・枚数・部数を具体的に記載し、過不足がないか一目で分かるようにすることが重要です。
箇条書きの最後には右下に「以上」と付けて締めます。
社員の家族宛への送付状（添え状）のひな形、テンプレート
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社員の家族宛への送付状の例文
社員の家族宛へ書類を送るときの送付状の例文を紹介します。
令和○年○月○日
〇〇 〇〇様（ご家族様）
人事部 △△ △△（担当）
〒123-4567
東京都〇〇区〇〇町1-2-3
TEL: 03-1234-5678
E-mail: △△△△@△△△△
書類送付のご案内
拝啓 早春の候、ますますご健勝のこととお喜び申し上げます。
平素よりお世話になっております。人事部の△△です。
このたび、〇〇様（社員名）に関する書類をお送りいたしましたので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
本件は、〇〇様より事前にご確認いただいた上で、ご家族宛にお送りする運びとなりました。つきましては、大変お手数をおかけしますが、以下の書類にご記入の上、〇月〇日までに同封の返信用封筒にてご返送いただきますようお願い申し上げます。
なお、ご不明な点がございましたら、〇〇までお尋ねください。
敬具
記
・〇〇〇〇書・・・1通
・〇〇〇〇書・・・1通
以上
社員の家族宛へ書類を郵送するときの注意点
社員の家族宛に書類を郵送する際は、以下の点に気を配りましょう。
送付状は一番上に添える
封筒に書類一式を入れる際、送付状が一番上になるように封入します。開封して最初に送付状が目に入ることで、同封物の概要がすぐ伝わり親切です。送付状が下になっていると受取人が気づかない場合もありますので注意しましょう。
封筒の裏面には〆マークを書く
日本のビジネス文書では、封筒を糊付け（封緘ふうかん）したあと封じ目に「〆」という印を書きます。「封」や「緘（かん）」という字を用いる場合もありますが、一般的には手書きの「〆」がよく使われます。
これは「確かに封をしました」という意味のマナー表示です（洋封筒の場合は省略することもあります）。封筒裏面には差出人の住所氏名も忘れずに記載し、封をしたら「〆」を二重丸で囲むなどして明示すると丁寧です。
個人情報の取り扱いに注意する
送る書類には、給与や健康・人事情報など個人情報が含まれることも多いです。郵送時にはプライバシー保護に十分配慮しましょう。
例えば、封筒が透けて中身が見えないように厚手の封筒や情報保護シールを使う、宛名以外の情報は封筒表面に書かない、といった対策が有効です。
また、宛先住所・氏名が正しいかを発送前に再確認し、誤送付による情報漏えいが起きないように注意します。
追跡可能な郵送方法も検討する
保険関連の手続きなど迅速で確実な対応が求められる場合は、必要に応じて追跡可能な郵送方法（書留や簡易書留など）を利用することも大切です。先方から返信が必要な場合は、返信用封筒や切手を同封する配慮もしておくと親切です。迅速かつ丁寧な対応により、受取人のご家族も安心して会社とのやり取りができるでしょう。
- 簡易書留：配達記録が残り、受取時に対面での受け取りが必要。
- 特定記録郵便：追跡可能だが、対面受取は不要。
- レターパック：速達扱いで、追跡が可能。
社員の家族宛への送付状を適切に作成しよう
書類を郵送する際の送付状には、送付する書類の内容や部数、対応を求める事項を簡潔に記載しましょう。
丁寧な言葉遣いを心がけつつ、相手にプレッシャーを与えない表現を選ぶことが大切です。また、送付状は封入書類の一番上に置き、封筒には「〆」マークを記載するなどの配慮も必要です。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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