- 更新日 : 2024年10月22日
お詫びの品の送付状の書き方・例文・無料テンプレート
「お詫びの品の送付状」とは、謝罪の意を込めた品物を送る際に添える文書のことです。受取人に対してお詫びの気持ちを伝え、品物の到着を知らせる重要な役割を果たします。
礼儀正しい表現や配慮が求められ、相手に失礼のないよう丁寧に書くことが肝要です。この記事では、お詫びの品に添える送付状の書き方や注意点、さらには無料テンプレートを紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
目次
お詫びの品の送付状の無料テンプレート
お詫びの品の送付状の無料テンプレートは、こちらからダウンロードできますので、ぜひお気軽にご利用ください。
お詫びの品の送付状の本文の例文
お詫びの品の送付状の本文の例文を2種類紹介します。
法人向け
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様
拝啓
平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
株式会社□□の〇〇でございます。
この度は、弊社の不手際により、多大なるご迷惑とご不便をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。再発防止に向け、社内体制の見直しを徹底し、今後このような事態が起こらないよう、全力で努めてまいります。
つきましては、誠に恐縮ではございますが、心ばかりのお詫びの品を同封させていただきました。ご笑納いただければ幸いに存じます。
まずは略儀ながら、書中をもってお詫び申し上げます。
敬具
令和〇〇年〇月〇日
株式会社□□
〇〇部 〇〇
〒〇〇〇-〇〇〇〇
東京都〇〇区〇〇町〇丁目〇番〇号
TEL: 03-XXXX-XXXX
FAX: 03-XXXX-XXXX
Email: [email protected]
記
- お詫びの品 〇〇（品物の詳細を記載）
個人向け
〇〇様
拝啓
この度は、私の不手際によりご迷惑をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。
つきましては、誠にささやかではございますが、お詫びの品をお送りいたします。どうかご笑納いただければ幸いです。今後はこのようなことが再び起こらぬよう、より一層の注意を払ってまいります。
まずは略儀ながら、書中にてお詫び申し上げます。
敬具
令和〇〇年〇月〇日
〇〇（自分の名前）
記
- お詫びの品 〇〇（品物の詳細）
お詫びの品に送付状は必要？
お詫びの品を送る際、送付状が必要かどうかは多くの人が悩むポイントです。特にビジネスシーンでは、相手に対する配慮が求められますので、送付状が重要な役割を果たすことがあります。ここでは、送付状の必要性について詳しく解説します。
送付状の役割
送付状は、単にお詫びの品を送る際の添え状として機能するだけでなく、以下のような役割も果たします。
- 挨拶の言葉：お詫びの品を送る理由や、その背景を簡潔に示します。
- 感謝の気持ち：お詫びを受け入れてくれた相手への感謝を伝えることができます。
- 今後の信頼関係の強化：お礼やお詫びの意を表すことで、信頼回復に寄与します。
送付状は必要な場合が多い
一般的に、送付状は必要とされる場面が多いです。以下のような場合には、特に送付状を添えることをお勧めします。
- ビジネス関係者へのお詫び
- 目上の方や重要な取引先へのお詫び
- トラブルや誤解が生じたケース
これらの場面では、一言添えることで相手への誠意を示すことができます。
カジュアルな関係性の場合
一方で、カジュアルな関係性の相手に送る場合、送付状なしでも問題ないことがあります。ただし、相手の性格や関係の深さに応じて慎重に判断することが大切です。特に、何かしらの配慮が求められる状況においては、送付状が良い印象を与えるでしょう。
このように、お詫びの品に送付状を添えるかどうかは、相手や状況に応じて変わりますが、送付状を添えることでより丁寧な印象を与えることができるため、可能であれば活用することをお勧めいたします。
お詫びの品の送付状の基本的な書き方
送付状は、記載項目と記載する位置にある程度の商習慣上の決まりがあります。
送付状に記載すべき項目と記載方法を、以下の例文を使って解説します。
（1）日付
送付状の送付年月日は、最上部に右寄せで記載します。日付がないと、お詫びの品がいつ送付されたかわからず、トラブルの元になってしまいます。
送付年月日の書き方は、和暦・西暦どちらでも問題ありません。
（2）宛先
日付の下の行に左寄せで宛先を記載します。社名は（株）や（有）などと省略せず、必ず正式名称で記載します。
会社名の下には、部署名と担当者名、敬称を記載します。会社や部署に送付する場合、敬称は「御中」です。個人宛に送付する場合、敬称は「様」となります。
（3）差出人情報
差出人情報は、宛先の次の行に右寄せで記載します。記載内容は、住所、電話番号、FAX番号、会社名、部署名、役職名、担当者名です。
（4）表題
表題は「何の目的でお詫びの品を送付したのか」を伝えるために作成します。お詫びの品を手にしたときすぐ目につくように、表題は本文より少し大きめのフォントで記載しましょう。配置は中央寄せです。
表題は「お詫びの品の送付について」など、わかりやすい文章にします。
（5）頭語+挨拶文
頭語には挨拶の役割があります。手紙を書く際と同じく、ビジネスでも「拝啓」を頭語として添えることが一般的です。
「拝啓」の次に、挨拶文を記載します。挨拶文に時候の挨拶を入れると、テンプレートを作成した際、季節に合わせて変更が必要です。
（6）本文
本文は、何を送付したかを簡潔に記載する場所です。お詫びの品の送付と同時に伝えたい補足情報がある場合も、本文に記載します。
本文の最後は、丁寧な文章で締めましょう。
（7）結語
結語は、送付状の締めの言葉となります。「拝啓」は頭語のため、対になる結語が必要です。こちらも手紙を書く際と同じで、「拝啓」を使用した場合は、対応する結語は「敬具」を使用します。
（8）記書き
記書きとは、箇条書きでわかりやすく伝えるために使われる記法です。「記」の後ろで改行し、同封物の内容と部数などを箇条書きで記載します。
箇条書きの内容が多く、1枚に収まらない場合は、箇条書き部分に「別紙参照」と記載し、送付内容を記載した別紙を添付しましょう。
（9）「以上」
「以上」と記載することで、記書きが終わった旨を送付先に伝えます。箇条書きの最後の項目で改行し、右端に記載します。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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