• 更新日 : 2024年10月21日

封入封緘機（インサーター）の種類は？価格帯、選び方、注意点も解説

「封入封緘機」は別名「インサーター」とも呼ばれ、封筒に書類を折り込んで封入するまでの一連の作業を自動的に行ってくれる機械です。封入作業の効率アップを考えて、導入を検討している方も多いでしょう。今回は、封入封緘機（インサーター）の種類や価格帯、導入するメリット・デメリットなどについて解説します。

封入封緘機（インサーター）とは？

封入封緘機（インサーター）は、請求書や案内文といった書類を折り込み、封筒に自動で封入してくれる機械です。従来、手作業で行っていた折り込みや封入、糊付けなど一連の作業を自動で行ってくれるため、大量の郵便物を発送するケースでは作業効率を大幅にアップできます。

操作方法はいたって簡単で、書類と封筒を封入封緘機（インサーター）にセットし、二つ折り、三つ折りといった設定をするだけで封がされた状態の郵便物ができあがります。グレードによって、複数枚の折り込みに対応しているものや高速処理が可能なものまで様々なラインナップがあります。

封入封緘機（インサーター）の種類は？

封入封緘機（インサーター）といっても、要求する作業や封入する数などに応じて適した種類があります。次に封入封緘機（インサーター）の種類を見ていきましょう。

小型サイズ

1時間当たり1,000通程度の処理能力を持つモデルです。封入封緘機（インサーター）のサイズとしては小型であり、通数が比較的少なく、導入時のコストパフォーマンスを重視したい方におすすめです。

中型サイズ

小型サイズよりも処理能力が高いモデルであり、1時間当たり3,000～4,000通程度の封入が可能です。毎月、大量の請求書やDMを郵送する企業などでは、中型サイズの導入を検討することをおすすめします。

大型サイズ

中型サイズよりもさらに処理能力が高く、1時間当たり5,000通を超える封入が可能なモデルです。大型サイズになると、使用できる封筒のサイズや折り方のバリエーションも豊富で、様々な郵便物を取り扱う郵送代行サービスなど、専門業者の方におすすめです。

封入封緘機（インサーター）の価格帯は？

封入封緘機（インサーター）の価格帯は、種類に応じて変わってきます。

価格帯は「処理速度」と「バリエーション」で決まる

封入封緘機（インサーター）の価格は、パソコンやコピー機と同様に、封緘機が持つ「処理速度」や「折り方」「使用できる封筒」のバリエーションによって決まります。卓上に乗せて処理することができる小型サイズであれば10万円前後、小型サイズより処理能力が高い中型モデルで50万円前後、大型サイズになると100万円を超えるものもあります。

実際に使う頻度や封入する郵便物の量より大きいサイズを選択する方法もありますが、導入費用は決して安くありません。コストパフォーマンスを考慮し、自社に適したサイズを選択するようにしましょう。

資金調達が困難な場合はリースや割賦契約の検討を

大型サイズのように封入封緘機（インサーター）の中には100万円を超えるものもあり、導入資金の調達が難しいケースがあります。そのような場合は、リース契約あるいは割賦販売契約で導入するのも1つの方法です。

封入封緘機（インサーター）の選び方は？

次に、封入封緘機（インサーター）を選ぶときのポイントについて解説します。

封入する量を把握する

選び方としては、封入作業を行う頻度や1回の作業で封入する量をあらかじめ把握しておくことがポイントです。その上で、対応できるだけの充分なスペックを持つ機種を選ぶようにしましょう。

例えば、封入する量が少なく、作業自体を急ぐ必要がなければ小型サイズの機種で対応できます。また、量が多い、限られた時間内に作業を終えなければならない、といった場合には、高速処理が可能な中型サイズや大型サイズを選ぶ必要があります。

使用する封筒のサイズに対応しているものを選ぶ

インサーターの性能は封入作業の処理速度の他に、「折り込み方」や「使用する封筒のサイズ」のバリエーションの豊富さで決まります。二つ折りや三つ折り以外の折り方に対応しているか、複数枚の同時折り込みに対応しているか、「長形」や「角形」など、郵送で使用する封筒のサイズに対応する機種か、などを確認しましょう。特に使用する封筒のサイズが特殊な場合は、たとえ封入する量が少なくても注意が必要です。

封入封緘機（インサーター）を導入するメリットは？

毎月の封入作業の事務的負担が大きい企業にとって、封入封緘機（インサーター）は非常に便利なものです。次に、導入する際のメリットについてご紹介します。

封入作業の事務的負担が減る

導入するメリットとして一番に挙げられるのが、封入作業にかかる事務的負担が減少する点です。従来であれば、書類の折り込みから封入まで手作業で行っていたものを全て自動で行ってくれるため、他の作業をしながら封入作業を完了できます。

封入作業のミスがなくなる

封入作業では、封入すべき書類を入れ忘れてしまう、封筒のサイズに合わない折り方をしてしまう、といったミスが起こり得ます。封入封緘機（インサーター）であらかじめ設定しておけば、できあがる郵送物は必ず同じものになるため、このようなミスを防止することが可能です。

コスト削減につながる

事務的負担が減れば、封入作業にかかる人件費を抑えられます。封入作業のミスがなくなれば、やり直しにかかる時間や無駄になった用紙のロスなどをなくすことができます。結果として、封入作業にかかるコスト削減につながります。

封入封緘機（インサーター）を導入するデメリット・注意点は？

メリットの大きい封入封緘機（インサーター）ですが、デメリットもあります。次に、デメリットについてご紹介します。

導入コストがかかる

封入封緘機（インサーター）の導入コストは小型タイプで10万円前後、大型タイプでは100万円を超えるものもあります。これら本体費用の他に、搬入設置費用や作業方法のレクチャー費用などの付随費用を含めて、導入までにある程度のコストがかかります。

操作方法をマスターしなければならない

実際に作業を行うためには、まず操作方法をマスターしなければなりません。書類や封筒のサイズ、折り方などを変更する方法や、折り方と封筒サイズを合わせるスキルなどを覚える必要があります。また、用紙詰まりなどのトラブルが起こった際の解決方法などもマスターする必要があるでしょう。

メンテナンス費用が発生する

機械を導入すれば、必ずメンテナンスが必要になります。封入封緘機（インサーター）についても例外ではなく、定期的なメンテナンスが必要です。また、故障があった場合にはその都度、修理費が発生します。

マネーフォワード クラウドを活用すれば封入封緘機（インサーター）の導入が不要に！

封入作業の効率を上げる手段としては、封入封緘機（インサーター）を導入する他に、請求書の発行を電子化する方法があります。請求書の電子化でおすすめしたいのが「マネーフォワード クラウドインボイス[送付]」です。

請求業務を電子化すれば、封入作業自体が不要になる上、ペーパーレスのため発行にかかる用紙代・封筒代・郵送代といった費用も発生しません。封入封緘機（インサーター）の導入よりも、大幅なコスト削減が期待できるでしょう。

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封入作業の効率化を図りましょう

事務作業全体のオートメーション化が進む中で、封入にかかる部分は今も手作業で行っている方は多いのではないでしょうか。封入封緘機（インサーター）の導入や業務の電子化などで、封入作業の効率化を図ってみてはいかがでしょうか。

• 監修：マネーフォワード クラウド請求書

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