- 更新日 : 2024年10月17日
「納品書在中」は封筒のどこに記載する？書き方と注意点を解説
取引先に納品書を送付する際、封筒に「納品書在中」と記載するべきか迷っていませんか。必ずしも記載の義務はありませんが、書いた方がビジネスマナーとして適切です。
書き入れる場所は縦書きの封筒の場合は表面の左下、横書きの場合は表面の右下です。
今回は「納品書在中」と封筒に書く場所や、記入時のポイントなどについて解説します。
目次
「納品書在中」は封筒のどこに記載する？
「納品書在中」の適切な記載位置は、封筒が縦書きの場合は表面の左下、横書きの場合は表面の右下です。表書きの住所や宛名、送付先が隠れてしまう場合は位置をずらしてもかまいません。
納品書在中と記載する目的は、納品書の存在を取引先に対して確実に伝えるためです。文言を目立たせることを優先すべきなので、本来の位置から多少ズレても問題ありません。
上記の取り扱いは、送付書類が請求書と領収書のどちらであっても同様です。また、より目立つよう「〇〇在中」と書く場合、四角で囲むのがおすすめです。ただし線の歪みには気をつけ、ボールペンで書き入れる際はできる限り定規を使用してください。
「納品書在中」と記載する意味
「納品書在中」と記載することはビジネスマナーの一環であり、法的な記載義務はありません。したがって、封筒に納品書在中と書かずに送付しても問題はないのです。しかし記載することにはさまざまなメリットがあるため、極力省略せずに書きましょう。
まず封筒を見ただけで、誰宛ての書類か瞬時に把握できるため、経理担当者にスムーズに書類が届けられます。ビジネスシーンでは日々大量の書類のやり取りが生じます。未処理のまま紛失や廃棄をしてしまわぬよう、迅速に担当者の元へ届けなければなりません。
取引先からの信頼が高まることもメリットです。「ビジネスマナーをきちんと実践している」という意味で、信頼度が向上します。
次のメリットとして、「封筒の開封→確認→分類」という作業を省略できるので楽になり、取引先の負担が減ります。相手方への心配りができる会社として良い印象を与えられるでしょう。
一目見ただけで相手方に重要書類であることが伝わるのも利点です。
印字があることで封筒の開封を担当する事務員は重要度の高い書類だと思うので、いち早く担当者のもとへ書類が届きます。担当者も納品書在中の記載があることで迅速に対応できます。
上記のメリットは「納品書在中」が、「請求書在中」や「領収書在中」の場合でも同様です。取引先への書類の正しい送付方法について知りたい方は、次の記事をご覧ください。
「納品書在中」と記載する際のポイント
「納品書在中」自体が必ずしも書き入れるべき文言ではないので、ある程度自由な書き方が認められています。ただ先方に失礼がない書き方をするために、守った方がよいマナーがあるのも事実です。
- 文字色は青が無難
- 「納品書在中」は封筒を入れる前に記載
- 封筒のサイズは長形3号や角径2号が適切
また手書きでの記載は手間がかかるため、スタンプやハンコで代用すると楽です。「納品書在中」と記載する際のポイントについて詳しく解説します。
スタンプやハンコが便利
「納品書在中」には、とくに決まった様式がありません。市販のスタンプやハンコの活用が便利です。100円ショップなどで購入できる安価なものでも構わないので、コストを抑えられます。
納品書の存在を相手に知らせるのが目的であり、手書きかスタンプかはさしたる問題ではありません。複数の取引先に対して何枚も書類を送付する手間を考えると、スタンプの方が効率的です。書き損じを気にせずに済み、字体も安定し、良いことづくめです。
また、スタンプやハンコを押す際に書式のルールはありませんが、体裁や見やすさには配慮しましょう。封筒の種類に合わせて、縦長の封筒の場合は縦長のスタンプを、横長の封筒では横に長いスタンプが適切です。
文字色は青が無難
前提として「納品書在中」の文字色に明確なルールはありません。一般的に使用されるのは青や赤、黒があり、なかでも青が望ましいとされます。赤だと注意点や危険なイメージを想起させる恐れがあり、黒だとほかの文字色と見分けがつかないからです。
赤色は「赤字」を想起させることもあり、ビジネスマナーとして好ましくないと考える人もいます。親展や履歴書在中のような文言なら赤でも問題ないのですが、請求書や納品書など金銭にかかわる書類では避ける人もいるようです。
青は視認性が高いうえに取引先に悪い印象を与える恐れが低く、無難なカラーです。
納品書を封筒に入れる前に記載する
「納品書在中」は、納品書を封筒に入れる前に記入するのがコツです。書類を入れた後にスタンプやハンコを押すと、中の書類にインクが染みわたる危険はあります。
手書きの場合でも同様で、書類挿入後だと中身がつぶれたり文字が書きにくかったりするのでおすすめできません。
中身への影響を避けてきれいな状態を保つために、封筒に入れる前に記載しましょう。上記の取扱いは契約書や請求書、納品書などでも同様です。領収書の書き方やテンプレートが知りたい方は下記記事をご覧ください。
封筒のサイズは長形3号や角径2号が適切
ビジネスシーンで送付する書類はA4サイズの書類であることが一般的です。A4サイズを入れる際の封筒の適切な大きさは長形3号や角径2号です。
長形3号は定形郵便物であるため、ビジネスシーンで広く使われます。A4サイズの書類を三つ折りにして封入できます。
三つ折りの際はまず下から折り上げ、次に均等に上から折りたたむのがポイントです。開封時に「納品書」の文字が一目で目につくため、相手にとって親切だといえます。
角形2号はA4サイズの書類を折らずにそのまま封入できる大きさで、契約書や履歴書、職務経歴書のような折り目をつけるのが望ましくない書類に適切です。
雨に濡れたり配達作業の過程でこすれたりするのを避けるために、単体ではなくクリアファイルに挟むのを推奨します。
「納品書在中」は縦書きでは封筒の左下、横書きでは封筒の右下に記載する
「納品書在中」と封筒に書くことで、納品書の存在を確実に相手方に知らせるほか、ビジネスマナーを重視する礼儀正しい企業だとの印象を与えられます。
書き入れる位置は縦書きの封筒の場合は左下、横書きの場合は右下です。記載文字を避けるために多少ズレても問題はありません。
書き方にも特段所定の様式があるわけではなく、スタンプやハンコを導入し、業務効率化を図るのがおすすめです。文字色は青が適切です。相手に不快感を与えないうえに、他の色と区別がつきます。
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