- 更新日 : 2024年10月17日
送付状の日付の書き方は？ビジネス書類を送る際のマナーを紹介
送付状の日付は基本的に発送日を記載します。送付状は挨拶や内容物の確認とともに、いつ発送したかも表すため、あえて内容物と日付を揃えることはほとんどありません。ただし、送付状の日付をぼかす場合があります。この記事では、送付状の日付の書き方を紹介します。文面を変えてすぐに使えるテンプレートもご活用ください。
目次
送付状の日付はいつがよい？
送付状の日付は、送付状の作成日ではなく、手元から発送する日を記載するのが一般的です。送付状を作成する際には、いつ発送するかを考えましょう。発送日が決まっていない場合は、先に送付状を作っておき、日付が確定したら印刷するなどの工夫が必要です。
日付は西暦・和暦どちらで書く？
送付状の日付は西暦と和暦のどちらを使っても問題ありません。どちらを使うかよりも、書類間で統一されていることの方が重要です。「送付状は西暦なのに内容物は和暦」ということにはならないようにしましょう。
なお、官公庁や自治体の発行する書類で比較的多いのは和暦です。しかし、近年は西暦を使う場合も増えています。
送付状の日付を他の書類と合わせるべき？
送付状の日付を内容物に合わせることは基本的にありません。しかし、日付が内容物と一致するケースもあれば一致しないケースもあります。送付状は発送日を記載することが基本であることを念頭において、それぞれのケースを見てみましょう。
日付が一致するケース
履歴書や職務経歴書などの応募書類には、送付状と同様に発送日を記載することが一般的です。そのため、送付状と内容物の日付が揃います。意図的に送付状と応募書類の日付を合わせるというよりも、結果的にすべての書類の日付が発送日になるというわけです。
日付が一致しないケース
請求書や見積書、領収書などの取引の記録となる書類を郵送する場合は、日付が送付状と異なっても問題ありません。これらの書類は「いつ発行されたのか」が重要であるため、送付状の日付に関係なく記載します。
「送付状の日付を内容物に合わせたほうがよいのでは？」と思う方もいるかもしれませんが、その必要もありません。送付状は挨拶や内容物の確認のほかに、「いつ発送したか」を示すものでもあるため、基本通り発送日を記載します。結果として、送付状と内容物の日付にズレが生じる場合もよく見られ、とくに問題はありません。
送付状（添え状）のテンプレート・ひな形
業務内容によっては書類を郵送することの多い人もいるでしょう。送付状を都度作成するには時間も手間もかかるため、内容物ごとのテンプレートを持っておくと安心です。
ここでは送付状のテンプレートをダウンロードできます。さまざまなデザインのものがあるため、文面を変えながら、自社の印象や送り先との関係性、用途などによって使い分けてみてください。
ビジネス文書で日付なし、日付をぼかすケース
ビジネス文書には日付を記載しますが、特定の日にちを入れるのではなくぼかした表現を使うこともあるようです。
例えば、創立記念や新社屋完成といったお祝い事に関する文書では、縁起を担ぐために「〇月吉日」と記載することもあります。「吉日」は「めでたい日」「縁起のいい日」という意味で、「嘉日」「佳日」という表記も見られます。これらはいずれも「この佳き日を選んで送ります」という意味合いです。お祝いの行事などの開催日を間違えないように、あえて日付をぼかすという面もあるのでしょう。
ダイレクトメールや資料など、1日ですべて配布するとは限らないものにも「吉日」を使うことがあります。これは縁起を担ぐためではなく、利便性の面で日付をぼかすことが目的と考えられます。
送付状の日付は基本的に発送日を記載しよう
送付状の日付は、内容物にかかわらず発送日を記載するのが一般的です。内容物の日付とズレが生じても問題はありません。ただし、就職活動などの応募書類を送る場合は、基本的にすべての書類の日付が揃うようにします。また、縁起を担ぐことや配布物の利便性を目的に日付をぼかすケースがあることも知っておきましょう。
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