- 更新日 : 2024年10月17日
請求書が届かない場合は催促すべき？メール文例も紹介
締め日が近づいても請求書が届かないことは、ビジネスではよくあります。担当者が忘れているか、郵便トラブルが起きているのかもしれません。請求書が届かないからといって、支払いを遅らせるとトラブルにつながる恐れがあるため、早急に担当者に連絡が必要です。
本記事では、請求書が届かない場合の催促について、メールの文例とともに紹介します。
目次
請求書を催促すべきケース
経理を担当していると、締め日が近づいているのに取引先から請求書が届かない経験をすることも多いかと思います。
請求書の到着が遅いからといって、支払うべきお金を未払いにはできません。すぐに取引先の担当者へ確認の連絡を入れるなど、適切な対応が必要です。
ここでは、請求書が届かない原因として考えられることを見ていきましょう。
請求書が届かない原因として考えられること
請求書が届かない場合、主に以下のような原因が考えられます。
- 取引先の担当者が忘れている
- 取引先の社内で手続きが滞っている
- 郵便トラブルの可能性
取引先の担当者が忘れているか、社内でなんらかの問題が起こって発送が遅れているなどが主な原因といえるでしょう。しかし、先方は送付済みであるにもかかわらず、誤配送や遅延など郵便トラブルが起きている可能性もあります。あらゆるケースを想定し、早めに先方へ催促の連絡を入れることが大切です。
請求書がまだ未発送の場合は、受け取りたい期限を伝えましょう。すでに先方が発送していた場合は行き違いの連絡になったことを伝えてお詫びをし、いつ発送したか確認するようにしましょう。
請求書が届かない場合の対処法
請求書が届かない場合、対処法としてはメールか電話など、普段行っている連絡方法で催促することが一般的です。急ぎの対応が必要になる場合は電話がよいでしょう。メールをするとともに、電話で連絡すればより確実です。
請求書が届かないときの対処法について、みていきましょう。
催促メールを送る
締め日までにまだ日にちの余裕がある場合は、まずメールを送りましょう。いつも到着する頃に届かないことを伝え、発送済みかどうかを尋ねましょう。
発送済み・もしくはこれから発送するという返答で、確実に届くことが確認できたら、原本が届く前にPDFをメールに添付してもらう、もしくはFAXで送付してもらうのもおすすめです。内容を確認し、支払いの手続きを進められます。
催促の電話をする
締め日が迫っている場合は、担当者に直接電話をすると良いでしょう。急いでいる場合でも責めるような口調にならないよう注意し「今回の請求書が、まだ届いていないようなのですが」など、丁寧な表現で尋ねるようにしましょう。
請求書が届かなくても支払う必要はある
請求書の未着は、支払いを遅らせる理由になりません。法律では、請求書が届いていないことを理由にした下請代金の支払遅延を禁止しています。
請求書が届いていないからとそのまま放置し、支払い業務を遅らせることのないようにしましょう。請求書の到着が支払い期日に間に合うよう、働きかけなければなりません。
請求書の発行を催促するメールの書き方
催促のメールで、どのように伝えてよいかわからない場合もあるでしょう。ここでは、請求書の督促メールの例文と、作成の際の注意点を紹介します。
請求書の催促メールの文例
請求書の催促メールの例文は、以下のとおりです。メールを送る際の参考にしてください。
件名：◯月分の請求書について
本文：
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様
平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
株式会社◯◯の◯◯でございます。
◯月分の請求書ですが、本日◯時現在、弊社にて確認ができておりません。
ご多忙中恐れ入りますが、ご確認いただきたくよろしくお願い申し上げます。
請求書の到着が◯月◯日を過ぎるとお支払いが遅れてしまうため、未発送の場合はお早めにご郵送いただきたく存じます。
なお、本メールと行き違いになった場合は、何卒ご容赦くださいませ。
それでは、よろしくお願いいたします。
催促メールを作成するうえでの注意点
請求書の催促メールは他のメールに埋もれないよう、件名に具体的な内容を記載することが大切です。また、できるだけ丁寧な表現で未着を伝えるようにしてください。強めの表現は避けましょう。
「大変お手数をおかけしますが」「ご多忙のところ恐れ入りますが」など、前置きの文言を入れることがポイントです。支払いが遅くなる可能性があることや、行き違いになった場合のお詫びの言葉を入れることも忘れないようにしましょう。
請求書の督促は早めの対応が大切
請求書の遅延に気づいたら、できるだけ早めに対応しましょう。請求書が届かないから支払いを遅らせてもよいわけではありません。
請求書の催促の連絡をする際、日にちに余裕がある場合はメールで、急ぐ場合は電話で連絡しましょう。発送済みの場合は発送した日付を、未発送の場合はいつごろ発送してもらえるか確認してください。メールでも電話でも、丁寧な表現で尋ねることが大切です。
よくある質問
請求書の発行を催促した方が良いケースはありますか？
締め日に近づいても届かない場合は誤発送や郵便トラブルの可能性もあるため、早めに取引先の担当者に連絡します。詳しくはこちらをご覧ください。
請求書が届かない場合はどのように対処すべきですか？
メールか電話で連絡します。請求書が未着でも支払いは必要です。詳しくはこちらをご覧ください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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