• 更新日 : 2022年12月19日

送付状の挨拶はどう書く?例文をもとに紹介

送付状の挨拶はどう書く?例文をもとに紹介

請求書などの書類を郵送する場合、送付状(添え状、カバーレター)を作成し、同封する慣習があります。この記事では、具体例を挙げながら「送付状の挨拶の書き方」について解説します。

送付状における挨拶とは?

送付状では挨拶として、郵送先の企業や人のビジネスの繁栄や活躍、健康などを祈るような文言を記載する慣習ががあります。

多用される文言として、例えば「清栄(せいえい)」が挙げられます。この文言は企業と個人どちらに対しても使えて、「ますますご清栄のこととお喜び申し上げます」といった形で相手の繁栄や健康を祝う挨拶として使われます。

こうした挨拶の文言を含めなくても送付状は成立しますが、一般的な慣習として挨拶を記載しておく方が良いでしょう。

送付状に記載する挨拶として使える文言は多岐にわたります。そこで、次章では「送付状における挨拶の例文テンプレ」についてご紹介します。

なお、送付状のテンプレートは下記からDLできるので、ぜひご活用ください。

挨拶の例文

上記で紹介したテンプレート同様、挨拶文は送付状の上部に記載することが一般的です。この章では、具体的な挨拶の文言をいくつか紹介します。

例文①

まずは、こちら側から資料を送付する送付する際の文言の具体例を紹介します。

拝啓 貴社におかれましては益々のご清栄のこととお慶び申し上げます。

 

「拝啓」とは、手紙や書類のはじめに記載する「つつしんで申し上げる」という意味を持つ言葉で、手紙などのはじめに書く文言です。この言葉は基本的にこちらから手紙や書類を送付する際につける言葉で、返信の際は「拝啓」を使いません。
そして、相手側の企業を「御社」と表現する場合も多いですが、書き言葉では「貴社」を使いましょう。御社という言葉は、話し言葉であるため書類に記載するには不適切であると言えます。

先程簡単に紹介したご清栄は、「送り先側の生活や健康を祈る」という意味がある言葉です。「お慶び申し上げます」は相手の祝福を願う意を表す言葉で文を締めています。

例文②

〇〇様におかれましては、益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。

 

送付先の担当者名に様をつけて敬意を表したうえで、相手の健康や繁栄を願う気持ちを示す文言です。

例文①と同じく、この文章も相手の繁栄を願い、お祝いする気持ちを示す意図が読み取れます。よって、目上の人や取引先の企業へ送る送付状に記載すると良いでしょう。

例文③

時下益々のご盛栄のこととお慶び申し上げます。

 

「時下益々」とは、この頃や現在といった意味の言葉です。時下と益々はセットで使用しましょう。

ご盛栄は、「ご清栄」とほとんど同じ意味として使用されますが、どちらかというと「商売繁栄」の意味で使われることが多いです。したがって医療機関などへの送付状を作成する場合は、ご盛栄を使用すると不適切になります。この場合は「ご清栄」を使用するようにしましょう。

送付状に挨拶を書く際のポイント

ここでは送付状を作成する際に注意すべきポイントを紹介します。

送付状を送る企業や人によって適した内容に調整する

送付状を作成するのは一定の労力を必要とするため、内容をテンプレ化してしまうこともあるでしょう。
しかし、送付状を送る相手によって文言を変えなくてはならない場合もあります。例えば先ほども挙げたように、医療業界の方に「ご盛栄」という言葉を使用することは適切ではありません。

このように郵送先の事業者によっては不適切な文言などがあるため、テンプレートを利用する際はそれぞれの送付状で相手を確認し、不適切な文言を調整するようにしましょう。

季節に沿った内容を記載する

挨拶文は、季節によって変化させるものもあります。

例えば、「新春の候」や「初春の候」「寒冷の候」など季節によってさまざまな挨拶があり、時期によって適切な挨拶が決まっています。これから秋なのに、「新春の候」という挨拶をするのは非常に不自然です。

送付状を作成する場合は現在の季節に適した文言を使用するようにしましょう。

誤字脱字・文書のバランスに注意する

送付状をパソコンで作成するのであれば、挨拶に関しても一定の文書構成はテンプレ化しておくことで、送付状の作成作業を効率化することができます。上記で紹介したような細かい調整が必要にしても、毎回ゼロから作成するよりは効率的でしょう。

また、パソコンで作成するのあれば、誤字脱字等がないように確認しやすいような作成ツールを使うことで、誤字脱字に気づきやすくなるでしょう。

送付状に記載すべき事項

挨拶について解説してきましたが、送付状には他にどのような項目を記載すべきなのでしょうか。詳しくは下記記事で解説していますが、ここでは必要な項目を簡単に紹介します。

日付

書類を作成した日付を記載する必要があります。郵送する場合は「投函する日」の日付を記載すると良いでしょう。

宛名

宛名としては、基本的に相手の職位(肩書き)や、所属、名前を記載する必要があります。

作成者の連絡先・氏名

送付状の作成者の所属、名前や連絡先のほか、必要に応じて所属事業者の住所などを記載するケースもあります。

前文

前文として先ほど紹介した「送付状の挨拶」の文面を記載します。

送付書類の一覧

どのような書類を送付したのか、またそれぞれ何枚あるのかを記載しましょう。

送付状の挨拶として不適切な文言に気をつけよう

請求書などを郵送する際に送付状を作成する慣習があります。送付状を作成する場合、この記事で紹介した例文や注意点を参考に、送付先に失礼のないようにしましょう。

特に、挨拶として頻繁につかう文言の中には、季節や送付相手によっては不適切なものもあります。テンプレートを利用する場合も、文言には十分注意するようにしましょう。

よくある質問

送付状の挨拶として、どのような文言を書くべきですか?

「拝啓 貴社におかれましては益々のご清栄のこととお慶び申し上げます」などの相手の繁栄や健康を祝う文言を記載しましょう。 詳しくはこちらをご覧ください。

送付状に記載すべき事項は何がありますか?

送付状に記載する内容には、自分連絡先や同封書類の一覧などを簡潔に記載しましょう。詳しくはこちらをご覧ください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容(テンプレートを含む)の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。

関連記事