• 更新日 : 2025年11月13日

発注依頼メールの件名はどう書く？例文付きで正しい書き方や注意点を解説

取引先に商品やサービスを依頼する際、発注依頼メールは欠かせないビジネスツールです。近年、紙の発注書ではなく、メールにPDFを添付して送るスタイルが主流となりつつあります。しかし、件名が分かりづらかったり、本文の記載に漏れがあると、取引ミスや納期遅延の原因にもなりかねません。

本記事では、メールで発注を行う際の基本ルールや注意点、書き方や件名の付け方を例文つきで解説します。

発注依頼とは？

発注依頼は、企業が必要な商品やサービスを取引先に正式に注文する行為を指します。ビジネス上の契約を成立させ、業務をスムーズに進めるうえで欠かせない役割を担っています。

企業が取引先に商品やサービスの提供を正式に依頼する行為

発注依頼とは、企業が自社で必要とする物品やサービスについて、外部の取引先に提供を求める正式な依頼行為を指します。これはビジネス契約の一種であり、たとえば製造業であれば部品や資材、サービス業であれば委託業務などが対象になります。発注の意思は通常、文書化された「発注書（注文書）」によって明確に伝えられ、そこには品目、数量、単価、納期、納品先などの情報が詳細に記載されます。

発注依頼の送付は、以前はFAXや郵送が一般的でしたが、近年はメールでPDF形式の発注書を添付するスタイルが主流になり、業務の迅速化と記録性の向上につながっています。発注は取引の起点となるため、相手企業との信頼関係や契約内容の明確化にも直結する重要なビジネスプロセスです。

メールで発注依頼するメリット

メールを使った発注依頼には、業務スピードの向上やコスト削減、記録の管理しやすさなど、多くの利点があります。従来のFAXや郵送に比べて効率的で、ビジネスシーンの即応性を高める手段として広く活用されています。

発注書がすぐに届くため、業務全体のスピードが上がる

メール発注の最大の利点は、発注情報を即時に相手へ届けられる点です。郵送では、発注書が相手に届くまでに時間がかかり、急ぎの対応が難しくなることもあります。対してメールでは、発注書（PDFなど）を添付すれば数秒で相手に届くため、納期調整や製造手配などの後工程にもすぐに取りかかってもらえます。その結果、納品までのリードタイムが短くなり、全体の業務効率が向上します。即時性は、繁忙期や突発的な案件にも柔軟に対応できるという面でも大きな価値があります。

印刷・郵送の手間や費用が省けるため、コスト削減につながる

メールによる発注は、紙の発注書を印刷したり、封筒に入れて郵送したりする作業が不要になるため、事務作業にかかる時間やコストを削減できます。郵送の場合は印刷費、用紙代、封筒代、切手代などが発生し、さらに外出や郵便局への手配に人的リソースも必要です。メールであれば、PDF発注書を作成後すぐに送信でき、これらのコストや手間を丸ごと削減できます。特に発注件数が多い企業にとっては、年間で見たときの経費節減効果が非常に大きくなります。

メール履歴が自動で残るため、発注内容の確認や検索が簡単

メールでやり取りした発注内容は、メールソフト上にそのまま記録が残るため、過去の発注履歴を簡単に検索して確認できます。これにより、誰が・いつ・何を・どれだけ発注したかをすぐに把握でき、書類の紛失リスクもありません。万一、納品数や納期に関する認識のズレがあった場合も、過去のメールを確認することで速やかに事実関係を整理できます。さらに、発注者と受注者の両方に記録が残るため、取引の透明性と信頼性が高まり、トラブルの抑止にもつながります。

メールで発注依頼する際のデメリット・注意点

メールでの発注は便利である一方で、手軽さゆえの注意点も存在します。ここでは代表的なリスクと回避策を解説します。

メール送付前に相手の同意がないと発注が無効になることがある

発注書をメールで送る場合、相手企業がメール受信に対応しているかを事前に確認しなければ、見落とされたりブロックされたりする恐れがあります。長年FAXや郵送でのやり取りに慣れている企業では、メール発注に対応していないこともあります。事前の連絡と承諾取得が重要です。

内容確認の不備がトラブルを招くことがある

メールのみでやり取りを完結させると、後から「聞いていない」「見ていない」といった認識の違いが生じやすくなります。重要な発注については、事前にに契約書や覚書を取り交わして内容を明文化しておくと安心です。

件名が不明確だと発注メールが埋もれてしまう

日々多くのメールが届く中で、件名が曖昧だと見落とされる可能性があります。「【発注依頼】◯◯の件」など、メールの目的が明確に伝わる件名を設定することが大切です。相手にとって分かりやすく、迅速に対応してもらえるような工夫が必要です。

発注依頼メールの件名の付け方・書き方のポイントは？

発注依頼メールは、件名と本文の書き方次第で相手の対応スピードや認識の正確性が大きく変わります。伝わりやすく信頼感のあるメールを送るには、構成や表現の工夫が欠かせません。ここでは件名と本文それぞれのポイントを整理します。

件名には「発注依頼」と明記し、具体的な内容を伝える

発注依頼メールの件名は、受信者が即座に要件を把握できるよう、明確で具体的に記述する必要があります。「【発注依頼】○○の件」や「【発注書送付】△△案件」など、用件が一目で分かる表現が有効です。こうすることで、相手は件名だけで重要な連絡だと判断し、迅速に対応できます。反対に「お世話になっております」や「ご連絡の件」など曖昧な件名では、埋もれてしまったり、開封が後回しにされるおそれがあります。

また、商品名やプロジェクト名を件名内に加えておくことで、取引先がどの案件の話かをすぐに把握しやすくなり、やり取りの効率も高まります。

本文では挨拶・依頼内容・要点を丁寧かつ明確に伝える

メール本文は、まず宛名・挨拶文・名乗りといった基本構成から始めます。次に「○○の件でご連絡いたしました」など、用件を冒頭に簡潔に示します。そのうえで「以下の内容で御社に発注をお願い申し上げます」と明確に依頼の意思を伝えましょう。発注書を添付する場合でも、本文内に発注内容の要点（品名、数量、納期、金額など）を簡単に記載することで、見落としや認識違いの防止につながります。

文章表現は、主語や敬語を省略せず、丁寧でわかりやすい言葉遣いを心がけます。特に数量や希望納期など、誤解の余地がある項目は曖昧にせず、明確に記述します。締めくくりには「ご確認のほどお願い申し上げます」「ご不明な点がございましたらお知らせください」といった一文を添え、対応を促すとともに、誠実な印象を与えることができます。

【状況別】発注依頼メールの例文は？

ここからは、発注依頼メールの文例をシーン別に紹介します。

例文1：初めて取引する相手への発注依頼メール

初回の発注依頼では、丁寧な挨拶と経緯の説明をしっかり伝えることが大切です。以下は、新規の取引先に対し、見積もり取得後に初めて正式な発注を依頼する際のメール例文です。

例文2：既存取引先へのリピート発注依頼メール

既に取引のある企業に対し、定期的または追加の発注を行う場合のメール例文です。前回の発注に引き続き今回もお願いしたい旨を簡潔に伝え、変更点があればその説明も添えます。

例文3：納期が短い場合の緊急発注依頼メール

納品希望日まで時間がない緊急時に発注を依頼する場合のメール例文です。短い納期での対応をお願いする旨を丁寧に伝え、可能な範囲で配慮を求める文面になっています。

発注依頼メールへの返信の例文は？

発注依頼メールを受け取った側は、可能な限り早く丁寧に返信することが大切です。返信メールでは、発注してもらったことへのお礼と、発注内容への対応状況（手配状況）の2点を伝えると相手に安心感を与えられます。

以下に、発注依頼メールに対する返信の例文を示します。

適切な発注依頼メールで信頼される取引を実現しよう

発注依頼メールは、ビジネスにおいて相手との信頼関係を築くために欠かせません。メールを使えば、迅速なやり取りや履歴管理が可能になりますが、件名の工夫や本文での明確な記載がなければ、伝達ミスや納期遅延といったリスクも伴います。発注書の送付前には相手の承諾を取り、内容は簡潔かつ丁寧に伝えることが重要です。例文を参考にしながら、要点を押さえた発注依頼メールを作成し、スムーズで確実な取引を進めていきましょう。

• 監修：佐藤大貴（税理士）

  上場企業の経理や事業管理として、10年以上業務に従事しながら税理士資格取得を目指す。2022年に税理士資格を取得し、2023年税理士登録をおこない、4月に独立開業をする。税理士業務もさることながら、企業での業務改善や学生に対する租税教室など、幅広く業務に携わっている。

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