• 更新日 : 2025年11月13日

「発注をかける」とは？意味や使い方をメール例文つきで解説

企業間の取引や業務委託の現場で「発注をかける」という言葉は頻繁に使われます。その正確な意味や使い方を理解しているでしょうか。

本記事では、発注の基本的な意味から、見積もり・納品・請求に至る一連の流れの中で発注が果たす役割、発注メールの実用例文、発注ミスを防ぐためのチェック項目などを解説します。

発注をかけるとは？

企業や組織が業務の必要に応じて取引先に対して商品やサービスの提供を正式に依頼することを「発注をかける」といいます。発注には物品の購入や業務委託など多様な形態があり、依頼内容を明確に示して相手に伝えることが求められます。

発注者が受注者に正式な依頼を行うことを指す

「発注をかける」とは、発注者が受注者に対して商品や業務を提供するよう正式に依頼する行為を指します。企業が仕入先に部品を追加発注したり、外部の専門家に業務を委託するケースがこれに該当します。発注者と受注者という立場の違いはありますが、どちらも同じ取引の両側を表しており、発注はビジネスにおける契約や取引の基盤となっています。

「発注する」と同じ意味で使われる

「発注をかける」という表現は「発注する」とほぼ同義の慣用表現です。「かける」という語が付くことで、依頼や動作を起こすニュアンスが加わり、現場感のある言い回しとなります。類似の表現には「注文を出す」「オーダーする」「業務を依頼する」などがあり、業界や状況に応じて使い分けられます。製造業では「注文」「仕入れ」、ITや広告業界では「発注」「外注」「依頼」などが選ばれることが多いです。

見積もりから請求までの流れの中で「発注」はどのステップに該当する？

取引は見積もり依頼から請求・支払いまでいくつかのステップを経て進みます。その中で「発注」は、見積もりの提示・合意を経たあと、取引内容を正式に確定する段階です。

発注は見積もり内容を確認・合意した後の正式な依頼段階

まず発注者が取引先に業務内容や条件を伝え、見積もりを受け取ります。金額や納期、仕様などに双方が合意できたら、発注書を発行して「発注」を行います。ここが正式な依頼・契約の確定ステップにあたり、その後に受注者が業務や商品の準備を進めます。

発注後は納品・検収・請求へと進む

発注を受けた受注者は契約内容に沿って業務や製品を納品します。発注者は納品物を検収し、問題がなければ受注者から請求書が発行され、支払いへと進みます。つまり、発注は納品・請求へ続く一連の流れの起点となる重要なステップです。

仕入先への発注依頼メールの例文は？【注文書の送付】

既に取引のある仕入先に商品を発注するメールでは、あらかじめ作成した注文書（発注書）を添付し、発注の旨を簡潔に伝えるのが一般的です。件名には「注文書送付」や「発注依頼」といったキーワードを入れてメールの目的を明示し、本文では発注内容と納期希望を端的に伝えます。以下はその例文です。

このメール例では、件名に「注文書送付」「発注のご依頼」という言葉を入れることで、受信者に「発注内容の連絡である」ことが一目で伝わります。本文冒頭では「お世話になっております」と現在までの取引に対する感謝を述べ、次の行で発注したい商品について触れています。また、「添付の発注書記載のとおり」と記すことで注文書をファイル添付している旨を示し、発注内容（商品名と数量）や希望納期を明確に伝えています。丁寧な言葉遣いを心がけつつも、要点を簡潔にまとめることで、相手がスムーズに内容を把握できるメールとなっています。

外注先への業務発注メールの例文は？【見積もりの承諾】

外部の業者やフリーランスに業務を委託する際の発注メールでは、事前にもらった見積書の内容を踏まえて発注の意思を伝え、必要に応じて契約書や発注書の送付について触れることがポイントです。件名には「発注依頼」や「ご発注」の文言を入れ、可能であれば見積番号や案件名を付記すると親切です。以下に例文を示します。

このメール例では、冒頭で見積りへのお礼を述べた上で、「その条件で正式に発注したい」という意思表示を明確にしています。「正式な契約書（または発注書）を改めて送付いたします」と記載し、今後交わす書面についても予告しています。発注内容がサービス業務の場合、金額や契約条件の詳細は契約書で取り交わすことが多いため、メール本文では大まかな合意事項（作業開始日・納期など）の確認に留めました。

件名に見積番号や案件名を入れている点も、相手が何の発注かすぐに分かる工夫です。このように、見積りや提案を経た発注メールでは「見積り内容を承諾し発注する」旨をはっきり示し、今後の手続きについて触れることで相手側も準備がしやすくなります。

追加発注を依頼するメールの例文は？

一度発注した後に追加の注文が発生した場合のメールでは、前回の取引に触れつつ、追加分の内容と理由を明確に伝え、早めの対応をお願いすることがポイントです。

件名には「追加発注」や「追加注文」といったキーワードを入れて、通常の発注とは別件であることを強調します。以下に例文を示します。

このメール例では、冒頭で前回の発注に対するお礼を述べた後、「好評につき追加発注をお願いしたい」と追加注文の理由を伝えています。追加の数量と希望納期も具体的に明記し、可能な限り前回同様の日程で対応してほしい旨をお願いしています。

「恐れ入りますが〜いただけますでしょうか」という表現で丁寧に依頼しつつ、緊急性が高い場合は件名に「至急」や本文に「早急にご対応いただけますと幸いです」と入れることも検討します。追加発注のメールでは、前回取引の感謝と今回追加分の詳細をセットで伝えることで、相手に状況を理解してもらい円滑な対応を促すことができます。

発注書・注文書・契約書の違いは？

企業間取引では、発注内容を確認・記録するために複数の書類が使われます。代表的なものが「発注書」「注文書」「契約書」です。これらは似たような場面で用いられるため混同されやすいですが、それぞれ役割や法的効力が異なります。

発注書は取引内容を正式に依頼するための書類

発注書は、発注者が取引先に対して商品やサービスを正式に依頼するために発行する書面です。ここには商品名や数量、単価、納期、支払い条件など、依頼の詳細が明記されます。基本的には発注者側が一方的に作成し、相手に送付する形を取ります。発注書は、依頼の事実を明確に記録することを目的としており、契約書ほど強い法的効力はありませんが、口頭依頼よりも確実性が高く、取引内容の確認・証拠として重要な役割を持ちます。

注文書は発注書とほぼ同義で使われることが多い

注文書は、物品の仕入れや購入において発行されるケースが多く、発注書とほぼ同じ意味で使われることが一般的です。企業によっては「発注書」を「注文書」と呼ぶことがあり、書式や内容に大きな違いはありません。両者とも、商品・サービスの提供を正式に依頼するために発行する書類であり、主に「依頼・発注」の事実を相手に伝え、誤解やミスを防ぐために利用されます。ただし、注文書という呼称は物品の購入・仕入れの場面で使われることが多く、業務委託などサービス依頼の場面では発注書と呼ばれることが多い点に違いがあります。

契約書は双方の権利義務を明確にする法的効力のある書類

契約書は、発注書や注文書と異なり、双方の合意内容を明文化し、権利義務を明確にする法的効力のある書類です。契約書には、業務の範囲・納期・報酬・支払い条件・秘密保持・損害賠償など、取引全体にかかわる詳細な条項が記載され、双方が署名または押印することで成立します。特に業務委託や開発案件など、金額や作業範囲が大きい取引では、発注書・注文書のみでは法的な拘束力が不十分な場合があるため、契約書を別途締結することが推奨されます。

発注ミスを防ぐために確認すべきチェック項目は？

発注業務では、些細な見落としや誤記が後のトラブルや損失につながるケースも少なくありません。ここでは、見落としがちなチェック項目を解説します。

数量・品番・納期など基本情報に誤りがないか

発注内容の中でも、数量や品番、型番、納期などの基本情報は最も重要です。発注先が複数ある場合や、同一商品で複数バリエーションがある場合などは特に注意が必要です。よくあるミスとして、「数量が一桁違っていた」「旧モデルの型番を指定してしまった」「納品希望日が休日だった」などが挙げられます。発注書作成時には、事前に見積書と照合し、最新の仕様や条件が反映されているかを一つひとつ確認することが欠かせません。Excelなどで発注テンプレートを使っていても、手入力部分には必ずダブルチェックを行いましょう。

見積書・契約内容と発注書に整合性があるか

発注はしばしば見積書や契約書に基づいて行われますが、そこに記載されている金額や条件と発注書が一致していなければトラブルのもとになります。

特に金額、支払いサイト、納期、業務範囲などの「条件面」で齟齬がないかを確認することが必要です。相手方が提示した見積番号や契約書の条項に対応した記載があるか、発注前に社内確認を行い、必要に応じて社内承認プロセスを通すことも重要です。紙ベースではなく、クラウド管理ツールやワークフローシステムを利用すると、履歴や差分の追跡がしやすくなります。

発注先・担当者・送付先など相手先情報に誤りがないか

発注ミスの中には、送り先の会社名や担当者を間違えるといった「宛先ミス」も多く見られます。同業他社やグループ会社など似た名称の取引先がある場合には注意が必要です。メールでのやり取りでは、宛名や宛先メールアドレスの打ち間違いが、別の会社に発注書が届いてしまう原因にもなります。また、最近ではPDFや電子発注書を使うケースが増えていますが、ファイル名や文書内の社名の記載ミスが信用問題に発展することもあります。宛名・会社名・送付先情報の最終チェックは、発注直前に必ず行うべき重要項目です。

発注を正しく理解し、トラブルを防ごう

「発注をかける」という行為は、ビジネスにおいて相手に正式な注文を伝える重要なプロセスです。メールで発注依頼を行う際には件名や本文で内容を正確に示し、丁寧なコミュニケーションを心がけて依頼することが肝心です。発注担当者として法改正や取引ルールを把握し、契約内容の明示・適正な支払いなど適切な対応を徹底することで、取引先との信頼関係を築きながらスムーズな発注業務を行うことができます。

• 監修：佐藤大貴（税理士）

  上場企業の経理や事業管理として、10年以上業務に従事しながら税理士資格取得を目指す。2022年に税理士資格を取得し、2023年税理士登録をおこない、4月に独立開業をする。税理士業務もさることながら、企業での業務改善や学生に対する租税教室など、幅広く業務に携わっている。

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