• 更新日 : 2025年11月13日

注文書を受領したらお礼メールは必要？状況別の文例や注文請書との違いも解説

注文書（発注書）を受け取った際、「お礼メールは必要か？」「注文請書との違いは？」と疑問に思ったことはありませんか？

本記事では、注文書の法的位置づけをはじめ、受領後のお礼メールの必要性、書き方、注文請書との違いなどを解説します。

注文書（発注書）とは？

注文書（発注書）は、商品やサービスの発注内容を記録するために用いられる、取引上の基本的な書類です。発注する側と受注する側の間で取り決めた条件を明文化することで、取引内容の認識を一致させ、後のトラブルを防ぐ役割を果たします。

注文書は発注内容を明記した契約の証拠となる文書

注文書とは、企業や個人が取引先に商品や業務を依頼する際に発行する文書であり、発注内容を正確に記録するための手段です。文書には通常、品目名、数量、金額、納期、支払条件などが明記され、受注側が内容に同意すれば、契約の成立を証明する書類としても機能します。契約書に代わる簡易な合意手段として広く用いられており、業種や取引の規模にかかわらず、当事者間の認識を明確にしておくために有効です。万一、納品トラブルや支払遅延などが発生した場合にも、注文書は状況を証明する重要な記録として活用されます。

法的義務の有無にかかわらず注文書の発行は重要

下請代金支払遅延等防止法（下請法）では、発注側が受注側に業務を委託する際、一定の条件下で注文書（いわゆる「第3条書面」）の交付が義務付けられています。2026年1月の改正により、呼称は「親事業者」「下請事業者」から「委託事業者」「中小受託事業者」へと変更され、発注書面の交付義務も明文化・強化されました。

ただし、下請法が適用されない取引であっても、注文書の取り交わしは実務上不可欠です。契約内容を明示し、納期・金額・仕様などに関する双方の確認を記録として残すことは、あらゆる取引において基本的なリスク管理の一環となります。書面の有無により責任の所在が不明確になることを避けるためにも、注文書は法的義務の有無にかかわらず確実に発行・保管することが求められます。

参考：下請代金支払遅延等防止法｜中小企業庁

注文書を受領したらお礼メールは送るべき？

注文書を受領したあと、「お礼メールを送るべきかどうか」で悩むことは少なくありません。ここでは、法的な位置づけとビジネスマナーの両面から、お礼メールの意義と重要性を整理します。

お礼メールの送付は法的な義務ではない

注文書を受領した際に、お礼メールや注文請書を送ることは法的な義務ではありません。2026年に改正される下請法（中小受託取引適正化法）においても、発注側（委託事業者）には書面の交付義務がありますが、受注側（中小受託事業者）からの返信や承諾通知の交付までは義務づけられていません。

ここで、契約は、注文書（申込み）に対して受注側が承諾した時点で成立します。、法的にはメールを送らなくても取引自体が無効になることはありません。ただし、これを理由に返信を省略するのは適切とは言えません。ビジネスの現場では、注文を受けたことを明示的に認識し、確認の意思を示すことで、契約内容の誤解や手違いを未然に防ぐ目的があります。返信がなければ、委託事業者側としても「注文内容に相違がなかったか」「本当に取引が成立したのか」と不安を感じる要因となり、後々のトラブルの引き金になりかねません。

そのため、多くの企業では受注側からの返信を契約手続きの一部とみなしており、注文請書や承諾メールが社内の記録として必要とされるケースもあります。法律上の義務はなくても送付するのが望ましい行為といえるでしょう。

ビジネスマナー上は早めに返信するとお互いに安心

ビジネスマナーの観点から見ると、注文書を受け取った際には、できるだけ早くお礼と受領の旨を伝えるメールを送るのが基本とされています。これは形式的な礼儀としてだけではなく、「注文を確かに受け取り、内容も把握している」という意思表示でもあり、相手に安心感を与えるコミュニケーション手段のひとつです。

初めて取引する相手や、頻繁にやり取りをしていない取引先であれば、迅速で丁寧な返信は「信頼できる相手だ」と感じてもらえるきっかけになります。逆に何の連絡もなければ、相手は「本当に注文は伝わっているのか」と不安に思うかもしれません。

また、お礼メールは感謝の表明だけでなく、取引内容の確認という実務的な意味も持ちます。メールの文中に「○○の商品を○月○日納期で○個、単価○○円にて承りました」といった一文を添えることで、内容の食い違いや記載ミスを早期に発見することができます。商品名や数量、金額、納品場所、納期などの情報にズレがあった場合、そのまま進行してしまうと後工程に大きな影響を与えるため、受注確認のタイミングでの見直しは有効です。

受注のお礼メールの書き方のポイントは？

注文書を受け取った際のお礼メールは、信頼関係の構築や取引条件の確認にもつながる重要なコミュニケーションです。ここでは、印象の良いお礼メールを書くためのポイントを整理します。

感謝の気持ちを早めに伝える

メールは可能な限り早く送信しましょう。理想は当日中、遅くとも翌営業日には送ることで、誠実さと迅速な対応の印象を与えることができます。件名には「注文御礼」や「ご注文ありがとうございます」といった表現を入れ、ひと目で内容が伝わるようにします。

丁寧なあいさつと注文への感謝

本文の冒頭では、相手の会社名・担当者名を正確に記載し、「いつもお世話になっております」といった定型のあいさつ文のあと、注文への感謝をはっきり伝えます。「このたびはご注文いただき、誠にありがとうございます」といったフレーズが好まれます。

注文内容の確認と明記

感謝の文の後には、「注文内容を以下の通り確認いたしました」などと述べ、主要項目（商品名、数量、納期、金額など）を簡潔に記載しましょう。発注内容に誤りがないかをお互いに確認する意味でも重要です。

納期や今後の予定の共有

可能であれば、納品予定日や今後の手続きについても触れましょう。「現在出荷準備を進めており、○月○日頃の納品を予定しております」など、進捗が見える内容を添えると安心感を与えられます。

丁寧な結びで印象よく終える

最後に、「ご不明な点がございましたらご連絡ください」や「引き続きよろしくお願いいたします」といった結びの文を添えましょう。全体を通して簡潔かつ丁寧にまとめることで、相手にとって読みやすく、気持ちの伝わるメールとなります。

注文書を受領したお礼メールの例文は？

以下で、例文を見てみましょう。

① 初回取引時の丁寧なお礼メール

② 継続取引先へのカジュアルで礼儀正しいメール

③ 追加注文時の簡潔な返信メール

注文請書とお礼メールの違いと使い分け方は？

注文書を受領した際に送る「注文請書」と「お礼メール」は、どちらも受注側が発信する文書ですが、役割や目的はまったく異なります。ここでは違いを明確にし、どのように使い分けるべきかを解説します。

注文請書は契約上の「承諾」、お礼メールはビジネスマナーの「挨拶」

注文請書（または注文承諾書）は、発注内容を正式に「承諾したことを証明する書面」です。発注側から届いた注文書の内容に対し、受注側が確認・同意し、「確かに承りました」と書面で通知することで、契約内容の明確化・記録保持に貢献します。

一方、お礼メールは発注への感謝や受領の連絡を行うもので、法的な意味合いはなく、主にビジネスマナーとしての役割を果たします。「ご発注ありがとうございます」と伝えるメールの中に、簡単な受注内容の確認を含めることもありますが、注文請書の代替にはなりません。

注文請書は証拠性が高く、形式も整えて残すべき文書

注文請書は、後日のトラブルや支払い時の確認資料としての効力があり、法的にも重要な位置づけがあります。契約書を別途取り交わさない場合には、注文書＋注文請書のセットが契約の成立を証明する根拠となることもあります。通常はPDFや書面で発行され、会社印や署名を伴う形式でやり取りされます。

対してお礼メールは、口頭連絡や軽微な発注にも対応できる柔軟さがあり、迅速な意思疎通の手段として活用されます。内容に誤りがあれば返信で修正依頼ができるものの、法的な証明力は注文請書ほど高くありません。

使い分けの基準は「契約リスク」と「取引の重要度」

お礼メールはすべての受注時に送るべき基本動作といえますが、注文請書は取引リスクの高い場面において発行が望まれます。初回の取引、仕様が複雑な業務、金額の大きい案件、納期が厳密に管理される取引などでは、発注書とともに注文請書も交わしておくべきです。

一方、定型的な継続取引や少額・短納期の案件では、お礼メールだけで済ませるケースも多く見られます。双方の関係性や業務フローを踏まえて、状況に応じた対応を判断することが重要です。
従って、状況に応じて、お礼メールと注文請書の併用を使い分けるとよいでしょう。

電子取引・システム発注時にお礼対応は必要？

近年は、紙の注文書に代わり、EDIやクラウド発注システムを活用した電子取引が普及しています。発注や受注がボタン操作で完結する一方で、お礼や確認の対応が形骸化しがちなのも事実です。ここでは、システム発注におけるお礼対応の基本と注意点を整理します。

システム内で完結しても、確認と感謝は「見える化」すべき

EDI（Electronic Data Interchange）やWeb発注ツール、請求管理クラウドなどを使えば、注文書の送受信・承諾がすべて電子データで完了します。法的には、システム上での受注登録があれば取引は成立しますが、相手が人間である以上、メールなどを通じた一言のやり取りが安心感や信頼につながります。

クラウド上で自動送信された通知に対しても、「受注を確認しました。ありがとうございます」といった簡単なメールやチャットメッセージを添えることで、フォローとビジネスマナーの両方を満たすことができます。取引先によっては、自動通知に対して反応がないと「見落とされていないか」と不安になることもあるため、意思表示を「見える化」する工夫が求められます。

発注システムの種類ごとの対応方針を決めておくと効率的

受注の多くをシステム経由で受けている場合は、発注チャネル（メール、EDI、クラウドなど）ごとにお礼や確認対応の方針を定めておくと、社内対応が標準化されてスムーズです。

たとえば、以下のようにです。

発注経路に応じた運用ルールを設けることで、対応漏れや過剰対応のムラを防げます。結果的に、業務の効率化と信頼性の両立につながるでしょう。

注文書受領後の対応が信頼構築とリスク管理につながる

注文書は、取引条件を明文化し、双方の認識を一致させるための基本的な契約文書です。法的義務の有無にかかわらず、注文書の確実な発行・管理はすべての取引において欠かせません。受領後には法的には返信不要とされるものの、ビジネスマナーとしては迅速なお礼メールや確認連絡を行うことが、信頼構築とミス防止につながります。

形式にとらわれず、相手の立場をふまえた柔軟な対応こそが、円滑で誠実なビジネスを支えます。

• 監修：安木 識晃(公認会計士準会員)

  公認会計士準会員。監査法人にて4年弱、外資系保険会社などの財務諸表監査・内部統制監査に従事。その後、FAS（財務アドバイザリー）領域にてIPO支援（事業計画・資本政策・内部統制構築）、M\&AにおけるPPA・無形資産評価などを担当。
  スタートアップ企業のCFOとして、経理財務体制の構築、資金調達、海外展開支援にも従事。
  現在は都内のFASコンサルティングにて、IPO準備企業や成長企業の財務支援を行う傍ら、ライティング・記事監修業務も精力的に実施。
  専門分野に根差した実務的かつ分かりやすい情報発信を得意とする。

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