- 更新日 : 2024年10月21日
請求書受領メールの文例は？請求書を受け取った後の業務の流れも解説！
請求書の授受はその後の支払いに関わるため、請求書を受け取ったらすぐに請求書受領メールを送り、相手に不安感を与えないようにしなければなりません。
ここでは、請求書受領メールを送付する目的やメールの書き方とマナー、送付の際の注意点などについて解説します。受領メールの文例も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
目次
請求書受領メールを送付する目的は？
請求書受領メールを送付する目的は、請求書の送り手に請求書が確かに届いたことを告知し、安心してもらうことにあります。
請求書のやり取りはその後の支払いに関わってくるため、請求書を送った側は届いたことがわからないと不安になります。領収書を受け取ったら、すぐにその旨をメールで知らせましょう。請求書受領メールを受け取った側に「この取引はきちんとしているな」と好印象を与えられ、この先も信頼関係を築くことができます。
請求書受領メールの書き方・マナーは？
請求書受領メールの書き方やマナーについて解説します。
請求書受領メールに盛り込む内容
請求書受領メールには以下の3点を盛り込みます。
- 請求書を受領したこと
- 請求内容（「〇月請求分」「〇月〇日お支払い分請求書」「請求書No.〇など）
- 請求書の内容に誤りがあった場合はその旨を伝える
請求書受領メールを書く時のマナー
請求書受領メールには、請求書を受領したことと請求書に書かれた内容を記載しますが、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
請求書を受領したことを表す文面として「請求書を受領しました」「受け取りました」でもよいですが、ビジネスシーンでよく用いられる「拝受しました」という言葉を覚えておくと便利です。メールに添付されて請求書が送られてきた場合でも、請求書は書類なので「受信しました」という表現は使わないようにしましょう。
また「お忙しい中、迅速なご対応ありがとうございます」など、送り手への感謝の気持ちも添えましょう。
請求書受領メールの文例
請求書受領メールの書き方・マナーを踏まえ、請求書受領メールの文例を見てみましょう。
件名：〇月分請求書受領のご連絡
本文：
株式会社〇〇
△△様
平素より大変お世話になっております。株式会社□□の××です。
本日、〇月分の請求書をたしかに拝受いたしました。
お忙しい中、迅速なご対応ありがとうございます。
いただいた期日までにお振り込みをさせていただきます。
取り急ぎ、請求書拝受のご連絡を差し上げました。
引き続きよろしくお願いいたします。
件名および本文中の「〇月分請求書」は、請求書に番号がついているときは「請求書No.×」すると相手にわかりやすいです。
また、本文中の「いただいた期日までに」は、請求書に記載された支払期日を示していますが、具体的に「〇月〇日までに」としてもよいでしょう。
請求書受領メールを送付する際の注意点は？
請求書を受け取ったら、できるだけ早く請求書受領メールを送付しましょう。
請求書を送った側は「請求書が間違いなく届いた」という連絡が来ることで、安心できます。逆に、請求書受領メールが来ないと「この取引先は大丈夫かな？」と不安になってしまいます。
また、送られてきた請求書に誤りがあった場合、その旨を送り手に伝えて再度、正しい請求書を送付してもらう必要があります。やり取りを迅速かつ円滑に進めるためにも、請求書を受け取ったら速やかに請求書受領メールを出しましょう。
ただし、夜間や休日に請求書受領メールを送ると、礼を欠いていると取られる場合があるので、送るタイミングに注意しましょう。
請求書受領後の業務の流れは？
請求書受領メールの送付も含め、請求書を受領した後の流れを押さえておきましょう。
請求書受領メールを送付する
請求書を受領したら、請求書受領メールをすぐに送ります。
経理担当者に引き継ぐ
経理担当者などに請求書を引き継ぎ、社内の承認が必要な場合は検印や捺印を行います。
支払期日ごとに請求書を管理する
受け取った請求書は「未払い分」としてまとめ、支払期日ごとに分類して管理します。支払いが終わったものは「入金済分」としてまとめるとよいでしょう。
期日までに支払処理を完了する
請求書に記載されている支払期日までに、支払処理を完了しましょう。
請求書受領後の業務を効率化するならマネーフォワード クラウド債務支払
受け取る請求書の数が増えてくると、管理業務が煩わしくなります。取引先によって郵送、メールなど、送ってくる手段がバラバラの請求書を整理する必要があり、支払い漏れや二重払いといったミスが起こるリスクもあります。
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領収書を受け取ったら迅速に領収書受領メールを
請求書を受け取ったら、速やかに請求書受領メールを送付しましょう。請求書を送った側は「請求書が確かに届いた」という安心感を得られ、取引先への信頼感も増します。
請求書受領メールには受領した事実と受領内容、請求書を送付してもらったことに対するお礼、支払期日までに確実に支払うことを記載します。メールの文面は丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
また、受け取った請求書は支払期日ごとに管理し、支払い漏れなどが起きないように留意しましょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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