- 作成日 : 2024年11月5日
ペーパーレス化の進め方！流れや段階別の具体的な方法、成功事例を解説
ここ数年、テレワークの導入や業務効率化の必要性から、「ペーパーレス化」の取り組みを本格化させる企業が増えています。改正電子帳簿保存法によって、メールやクラウド経由で授受した国税関係書類を出力して保存できなくなるなど、ペーパーレス化に向けた法制度も整備されつつあるのです。
そこで本記事では、ペーパーレス化の進め方について事例などを交えながら解説します。
目次
ペーパーレス化の進め方の流れ
ペーパーレス化を進める主な目的は、DXやSDGsの推進、改正電子帳簿保存法への対応などです。ここでは、ペーパーレス化の進め方について、大まかな流れをご紹介します。
①目標を設定する
ペーパーレス化は紙の文書の電子化とも言い換えが可能ですが、より本質的には業務プロセスを効率化し、しいては変革する取り組みです。そこで社内の現状を把握した上で、ペーパーレス化によって達成したい課題解決の目標を、まず明確に設定しましょう。
②部分的・段階的に進める
特定の部署だけ、あるいは特定のシステムだけを試験的に導入し、改善するなどしてから全社的にペーパーレス化を進めるようにしましょう。ペーパーレス化は、日頃の業務に非常に影響を与える取り組みです。慣れ親しんだ業務のやり方をやめて、新たにデジタルでの対応を学ぶことになるため、業務の混乱が生まれることも予想されます。
③ツール・システムを導入する
ペーパーレス化には、自社の課題を解決できるソリューションの導入が不可欠です。法制度の変更への対応や業務効率化に役立つツール・システムの中から、自社の実情に合うものを選びましょう。
④社員のITリテラシーを高める
ペーパーレス化にあたって、セミナーやオンライン研修の実施を通じて、社員のITリテラシーを高めておく必要があります。デジタル機器やツール・システムの操作が苦手な社員が多いとスムーズな導入が難しい点は、ペーパーレス化のデメリットです。テレワークや外回りの社員がフリーWiFiを使用しないよう、セキュリティ意識も向上させなくてはなりません。
⑤セキュリティの強化に努める
ペーパーレス化に伴いツール・システムを導入するには、社内LANを構築し、さらにインターネットに接続する必要性が出てきます。そこで外部からのサイバー攻撃で打撃を受けたり、社内や業務委託先を通じて顧客データの漏えいが発生したりしないように、セキュリティの強化に努めることが重要です。
ペーパーレス化の進め方：①目標の設定方法
ここでは、ペーパーレス化に向けた目標を設定する方法について、具体例を挙げながらご紹介します。
現状分析
ペーパーレス化の実施にあたって、まずは自社の紙の使用量をできるだけ正確に把握します。次のような観点で、紙の文書の洗い出しをしましょう。
- 社内のどの部署で、どのような文書が使用されているのか
- 文書ごとに、どのくらいの紙の量が使用されているのか
社内の現状分析を通じて、紙の使用量が多い部署や文書を特定した上で、ペーパーレス化に着手する領域を決めることが重要です。
業務の目標設定
ペーパーレス化によって達成したい業務の目標を設定しましょう。紙の請求書や契約書発行に関連する業務の目標の例は、次の通りです。
- 紙・印刷・郵送コストの削減
- 処理にかかる時間の短縮
- 文書管理の手間の削減
期間の目標設定
いつからペーパーレス化の取り組みを始めるのか、期間の目標を設定しましょう。10月1日から開始など期間の目標を定めたら、影響を受ける社内・社外に向けて案内文書を送付し、周知に努めます。
特に請求書をペーパーレス化する場合には、取引先に対応のお伺いを立てなくてはなりません。切り替え時期のお知らせに先立ち、紙と電子化された請求書の両方に対応する移行期間を設けるなどして、取引先の要望に対して柔軟に対応する姿勢を見せることが重要です。
数値の目標設定
ペーパーレス化を着実に進めるためにも、数値の目標設定を行いましょう。例えば年間の印刷コストを◯％削減する、処理時間を◯％短縮する、◯ヶ月以内に請求書を100％電子化するなどの目標です。なおWeb請求システムを使用する場合であれば、郵送、用紙、印刷にかかるコストは実質ゼロにできます。
ペーパーレス化の進め方：②部分的・段階的に進める
ここでは、ペーパーレス化を部分的・段階的に導入する方法について、具体例を挙げながらご紹介します。
対象の紙媒体を決める
まず社内・社外で使用している紙文書を洗い出します。文書ごとに法的な根拠など使用している理由や使用部署を明確にして、紙で残すべきか電子化しても問題ないか検討し、紙から移行しやすい文書を決定しましょう。たとえば、社内での勤怠管理に必要なタイムカードなどが具体的な例です。
新規書類から開始する
既存の紙文書をペーパーレス化する作業は、膨大なリソースが必要です。そこで新規書類の作成・保存をデジタルフォーマットで行うことから始めます。たとえば、タイムカードや給与明細は、毎月新たに発行される書類です。出退勤の管理をパソコンやスマートフォンを使用した打刻に切り替えてみましょう。これにより、ペーパーレス化した業務フローを確立する流れが生まれます。
特定の部門から開始する
ペーパーレス化は、小規模なプロジェクトから開始すると社内から理解や協力を得られやすいです。特定の部門に限定してシステムを導入し、フィードバックをもとに必要な調整を行います。たとえば、タイムカードや給与明細を管轄している人事労務部門から始めてみましょう。社内で利便性の高さへの理解が深まってから、他の部門のペーパーレス化に着手していくのがおすすめです。
電子帳簿保存法の関係書類を電子化する
頻繁に改正が実施されている電子帳簿保存法への理解を深め、関係書類を電子化しましょう。電子帳簿保存法では、会計ソフトで作成した帳簿を紙の代わりにデータのまま保存する方法や、紙の請求書をスマホやスキャナで読み取って保存する⽅法などを定めています。 取引先と請求書・領収書など電子メールに添付してやりとりした場合の保存⽅法も対象です。
ペーパーレス化の進め方：③ツール・システムを導入する
ここでは、ペーパーレス化の進め方としてツール・システムをどのように導入するのか、具体例を挙げながらご紹介します。
法に準拠したシステムを選ぶ
コンプライアンスを実現するためにも、導入を検討しているシステムが法に準拠したものかどうか確認した上で選びましょう。昨今では電子帳簿保存法を一つとってみても法改正が頻繁に実施されており、手作業による確認作業は現実的ではありません。
導入前にトライアルがあるか
導入前に、期間限定の無料トライアルが設けられているクラウドサービスが数多くあります。実際の画面を試して、さまざまな項目の入力方法を確認しましょう。無料トライアル期間中に入力していたデータを、導入後もそのまま利用できるシステムがおすすめです。クレジットカードの登録なしで試せれば、トライアル終了後の自動課金を回避できます。
操作性は良いか
手間の省力化につながるかどうかは、システムの操作性によります。シンプルなUIで見やすく、必要な機能を直感的に使えるシステムであれば、作業効率を大幅に高められるでしょう。
費用対効果を確認する
システム導入にあたって必要な初期費用や運用コストに対して、どのような効果が得られるのか把握します。実際の費用対効果の計算は簡単ではありませんが、紙ベースの業務と比較して、コストや手間の削減効果を項目ごとに算出しましょう。紙の請求書にかかるコストや手間の例は、次のとおりです。
- 郵送料金、用紙と印刷にかかるコスト
- 印刷・三つ折り・封入・発送作業にかかる手間
- 手作業によるミス発生時の解決の手間
セキュリティ対策は充実しているか
ペーパーレス化を進めていくにあたって、セキュリティ対策が充実したシステムを選ぶことは不可欠です。利用規約、プライバシーポリシー、データポリシーを確認するほか、下記の機能や認証情報を取得しているかチェックしておきましょう。
- SAML認証、ログイン時の2段階認証の有無、SCIM対応等の機能の有無
- ISMS、Pマーク、SOCレポート等の認証取得状況
拡張性のあるシステムか
機能の拡張性の高さは、データ連携が可能なシステムの豊富さとも言い換えが可能です。業務の効率化や正確性の向上を図るためには、データの連携を行い、システムを一元化することが重要になります。
そこでペーパーレス化を決定した時点で、拡張性のあるシステムを導入しましょう。異なるシステムが乱立していると、社内の業務が分断・サイロ化してしまい、データの利活用に支障が出るからです。
ペーパーレス化の進め方：④社員のITリテラシーを高める
ここでは、社員の教育方法やそのやり方について見ていきましょう。
ITスキルのセミナー・オンライン研修
ITスキルの向上が必要な従業員を対象に、端末の基本操作や簡単なトラブルシューティング、IT用語やDXの理解が進むようにセミナーやオンライン研修を開催しましょう。特にオンライン研修は、移動時間なしでどこからでも参加できます。閉場時間を気にせず、自分なりのペースで復習も可能です。
デジタルツールの使い方の教育
導入予定のシステムやオンライン会議など、最新のデジタルツールの使い方を学習する機会を提供します。デジタルツールに実際に触れながら、アカウント作成の手順やさまざまな機能の使い方を教育すれば、社員のITリテラシーが飛躍的に高まるでしょう。
継続的なフォローアップ
セミナーや研修を終え、一定期間を経てからフォローアップを提供することで、知識やスキルの定着に役立ちます。不安点や疑問点を解消する機会にもつながるため、再度受講者を集めて、継続的なフォローアップ研修も行いましょう。
経営者や管理職によるリーダーシップ
ITリテラシー向上に向けた施策を情報システム部門に丸投げしているようでは、社員のペーパーレス化へのモチベーションが上がりません。ペーパーレス化によって、どのような付加価値を創造するのか。経営者や管理職が社員をまとめ上げ、同じベクトルに向かせることが成功の鍵となります。
ペーパーレス化の進め方：⑤セキュリティの強化に努める
ここではペーパーレス化に伴い、どのような施策がセキュリティの強化に有効なのか見ていきましょう。
アクセス制御
アクセス制御とは、社内ネットワークなどにアクセス可能なユーザーをコントロールする仕組みです。適切なアクセス制限は、外部からのサイバー攻撃や内部不正を抑制する効果があります。管理コンソールの「権限の細分化」や、許可されていない回線からのアクセスを禁止する「IPアドレス制限」などが、アクセス制御の具体例です。
指紋や顔認証など多要素認証の導入
指紋や顔認証などの生体情報を使用してログインする、多要素認証が導入されているかどうかも確認しましょう。パスワードなしで、PC・スマートフォンなどに登録された生体情報を用いてログインできれば、第三者による不正ログインのリスクを減らせるのです。パスワード入力のデメリットである入力の手間や、「忘れた」「間違えた」というトラブルに対応する手間も解消できます。
定期的なバックアップ
クラウドサービスを利用すると、データの保存場所としてストレージの割り当てが行われます。ストレージを利用して定期的なバックアップの自動作成ができるかどうかも確認しておきましょう。万が一、PCの破損や紛失、災害発生時に重要なデータを失うリスクが低くなり、事業継続や復旧が容易になります。
ログの監視と分析
情報の漏えいが発生する原因の多くは、従業員や外部委託先のミスや不正によるものです。そこで「誰が」「いつ」「どのような操作を行ったか」といった行動履歴（ログ）を監視できるシステムを選びましょう。システム運用上のログを分析することで、不審な動きの検知や監査への対応が可能になります。
経理のペーパーレス化の進め方のポイント
ここでは、特に経理業務についてペーパーレス化の進め方のポイントを4つご紹介します。
会計ソフトかERPか自社に合ったシステムを検討する
会計ソフトかERPかという選択は、自社が求める効率化のイメージによって異なります。ERP（企業資源計画）とは、企業経営の資源をすべて一元化し経営の効率化を測ることを目的とした統合基幹業務システムです。
ERPのデメリットである高い導入コストを抑えたい場合は、バックオフィス業務全体を効率化できるクラウドサービスを選ぶことを検討しましょう。経理財務領域、人事労務領域、法務領域を連携・統合できるサービスは「データの一貫性」を実現します。これにより、正しい情報に基づき迅速な意思決定を行えます。
電子帳簿保存法に準拠したシステムを選ぶ
公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA：ジーマ）による認証は、電子帳簿保存法の法的要件を満たす証明です。「優良な電子帳簿」の証である「JIIMA認証」を受けた会計ソフトを選ぶようにしましょう。
キャッシュレス化を進める
小口現金の取り扱いをやめて交通系ICカードやクレジットカードを導入して、経費精算のキャッシュレス化も合わせて進めましょう。クレジットカードなどのサービスと連携できるシステムであれば、明細データを自動取得できるようになります。キャッシュレス化により、経費精算の迅速化や従業員による立替も不要にできる場合があるために、営業部門などから喜ばれるでしょう。
申請～承認までオンライン完結のシステムを選ぶ
スマホアプリやWebで、経費精算の申請・承認が完結できるシステムを選ぶと、テレワークの普及や業務効率化に繋がります。すべてオンラインで完結するため、提出・承認のために出社することなく、申請者や承認者は自宅や外出先で手続きを完了できるからです。オンラインチェックで承認フローが完了することから、精算業務にかかっていた時間を大幅に短縮できます。
電子帳簿保存法を見据えたペーパーレス化の進め方
ここでは、ペーパーレス化の進め方を考える上で必須とされる電子帳簿保存法について理解を深めましょう。優先的に対応しなければならない、国税関係書類の電子化方法を解説します。
電子帳簿保存法の対象書類
「電子帳簿等保存制度」は、税法上保存等が必要とされる下記の文書を、紙の代わりに電子データとして保存することについての制度です。
- 帳簿
- 領収書・請求書・決算書など国税関係書類
下記の通り、3つの制度に区分されています。
| 3つの区分 | 対象 |
|---|---|
| 希望者のみ |
| 希望者のみ |
| 法人・個人事業者は対応が必要 |
参考：国税庁「電子帳簿保存法の内容が改正されました 〜 令和5年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しの概要 〜」
上記のうち、優先的に対応しなければならないのは「電子取引データ保存」です。2024（令和6）年1⽉より「電子取引データ保存」への対応が義務化されたために、次のような書類はプリントアウトして保存できなくなりました。
上述した国税関係書類を電子データでやり取りした場合には、その電子データ（「電子取引データ」と呼ばれる）を一定の条件のもと保存しなければなりません。すでに義務化されたことから、経理担当者は優先して取り組まなければならないのです。
電子帳簿保存法の保存方法
電子帳簿保存法において定められた電子取引データの保存要件は、次のとおりです。
- 改ざん防止のための措置をとっている
- 「日付」「金額」「取引先」で検索できる
- ディスプレイやプリンタ等を備え付ける
改ざん防止のための措置については、事務処理規程のサンプルが国税庁サイトで公開されています。また「タイムスタンプを付与」「訂正･削除の履歴が残るシステム等での授受･保存」も法的に有効です。この場合には、法に準拠したシステムの導入が必要になります。
参考：国税庁「電子帳簿保存法-電子取引データの保存方法をご確認ください」
電子帳簿保存法の対象外となる書類
メール添付やインターネット上でダウンロードした「電子取引データ」以外は、紙のまま保存が可能です。はじめから郵送や手渡しなどの手法でやり取りした紙の文書を、わざわざデータ化する必要はありません。
電子帳簿保存法について詳しくは、下記のリンクからご確認いただけます。
ペーパーレス化の進め方の工夫や成功事例
ここでは、ペーパーレス化の参考になる進め方の工夫や成功事例をご紹介します。
経理業務のキャッシュレス化とペーパーレス化を実現
当事例ではDX推進室とバックオフィス部門が連携し、社内の課題の洗い出しと解決策の検討を進めました。法人カードの利用と経費精算システムを導入し、立替払いを廃止することで、キャッシュレス化を実現しています。
対面形式の説明会では、実際に経費精算のやり方をデモンストレーションし、丁寧に説明しました。若手が年配社員のサポートに回るよう呼びかけを行ったほか、独自のマニュアルを整備したことでスムーズに運用できています。
入力漏れのミスを防ぎ契約業務を大幅に効率化
Excelで契約台帳を作成すると、手動更新であるために入力漏れなどのミスがつきものです。当事例では、契約書の押印申請を含む承認ワークフローとは別に、契約書管理を目的にクラウド契約を導入しました。
導入によって過去に締結した契約書もCSVで一括取り込みが可能な点や、契約の締結ステータスを可視化できる点などが大きな成果です。不明点等が出てきた時のシステム営業担当者の迅速なレスポンスとサポートの手厚さが、導入・運用時の安心感に繋がっています。
電子帳簿保存法に向け、全システムクラウド導入
当事例では、多拠点の経理、労務管理、給与計算、経費精算の煩雑さに課題を感じていたことや、電子帳簿保存法の改正への対応を考慮し、クラウドサービス導入を検討していました。すべてをまとめて効率化できるものを探し、必要と思われるサービスすべてを一度に導入したのです。
何日か使っただけで業務効率化は確信へと変わり、利便性の高さもあってバックオフィス業務にかかっていた時間を約9割削減できました。かつて帳簿付けに毎日費やしていた2時間を、今ではマーケティング施策の検討など他の業務に使えています。
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経費精算のペーパーレス化・キャッシュレス化を進めたい企業におすすめの経費精算システムです。スマホで申請・承認が完結するので、申請から経理処理まで大幅に効率化できます。
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「マネーフォワード クラウド」サービスはIT導入補助金にも対応
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優先度を明らかにしてペーパーレス化を進めよう
ペーパーレス化は、コスト削減や業務効率化に役立つほか、改正電子帳簿保存法への対応や環境保護につながる取り組みです。本記事では、具体的な進め方について詳しく解説しました。優先度を明らかにして、社内・社外の協力を得られるよう工夫しながら部分的・段階的に進めていきましょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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