• 作成日 : 2024年3月7日

業務連絡とは?例文や書き方、LINEで行うリスク、代替ツールを紹介

業務連絡とは?例文や書き方、LINEで行うリスク、代替ツールを紹介

業務連絡とは?例文や書き方、LINEで行うリスク、代替ツールを紹介

業務に関する報告・相談や仕事の依頼など、仕事関係の連絡を「業務連絡」と呼びます。業務連絡は仕事をスムーズに進める上で欠かせないコミュニケーションであり、業務連絡を正しく行えば生産性向上を目指すことも可能です。

この記事では、業務連絡を正しく行うポイントや効率的なやり取りを促すためのツールを紹介します。業務連絡のやり方を見直したい方はぜひ参考にしてください。

業務連絡とは?

業務連絡とは、仕事に関して行われるコミュニケーションであり、一般的には社内やプロジェクトチームのメンバーに向けて行う連絡のことを指します。

業務連絡は、社員どうしの意思疎通に重要な役割を果たしており、毎日の業務において高い頻度で行われています。業務連絡を正確かつ明確に行うと、社員どうしの信頼関係を構築・強化できるほか、業務効率化・生産性向上につながることが期待できます。

業務連絡をする主なシーン

業務連絡を行うシーンやタイミングは業種や企業によっても異なりますが、代表的な例として、部下が上司・先輩社員に対して報告や連絡、相談を行う場面が挙げられます。有給休暇の取得や早退・遅刻などの勤怠連絡も、業務連絡に含まれることを押さえておきましょう。

業務連絡の主な種類

業務連絡の主な種類として、次のようなものが挙げられます。

◆業務連絡の主な種類

  • 通知

    社内サーバのメンテナンスや社内の工事など、業務や会社に関する情報を関係者に伝えるための連絡です。社内全体やチーム全体に周知する目的で連絡します。

  • お礼・お詫び

    業務をサポートしてもらったり、トラブルや業務対応の遅れなど相手に迷惑をかけたりした場合に送る連絡です。お礼やお詫びの気持ちを伝えるためのコミュニケーション手段として用います。

  • 依頼

    連絡相手に業務上の依頼を行う場合に送る連絡です。「業務を手伝ってほしい」「書類の内容を確認してほしい」などの依頼内容とともに、返事が欲しいことを伝えます。

  • 相談

    連絡相手に仕事を進める上での相談をしたい場合に行う連絡です。相談内容を文面に記載したり、対面での相談を行う日程を調整したりする場合に連絡を送ります。

このように、業務連絡にはさまざまな種類があり、返事が不要なものもあれば、返事が求められているものもあります。業務連絡の効率化を進めるには、「どのような種類の連絡か」「返事は必要か」といった点がすぐに分かるようにすることも大切です。

事務連絡との違い

業務連絡と似た言葉に「事務連絡(事務的な連絡)」がありますが、事務連絡とは、主に必要最低限の事項のみを伝える連絡のことを指します。業務を円滑に進める目的で送る業務連絡に対し、事務連絡は「○月○日に避難訓練を行う」といった簡潔な内容の周知を目的として送る場合が多い傾向にあります。

業務連絡の主な通知方法

業務連絡を行う際に主に利用される通知方法・ツールには、次のようなものがあります。

◆業務連絡の主な通知方法

  • 電話
  • メール
  • SMS
  • ビジネスチャット
  • LINE

ここでは、上記の5つの方法の概要や、業務連絡用ツールとして使用するメリット・デメリットについて解説します。

電話

オンライン化が進む現代においても、電話は重要な連絡手段の1つとして活用されています。迅速にやり取りしたいときや、細かなニュアンスを伝えたいとき、相手に確実に伝えたいときなどに向いている方法です。

一方で、電話には「相手の時間を拘束してしまう」「複数に同時に伝えられない」「連絡事項が文書として残らない」などのデメリットもあります。急ぎの連絡は電話で、すぐに返事をもらう必要がない連絡はその他の手段で行うなど、重要度やシーンによって使い分けることが大切です。

メール

メールは企業の主要なコミュニケーションツールの1つであり、業務連絡にも頻繁に利用されている方法でもあります。「読み手の都合が良いタイミングで確認できる」「同時に複数人に発信できる」「連絡内容を文書として残せる」などメリットも多い連絡手段です。

一方で、メールではビジネスにおけるマナーやルールに則した文書を作成する必要があるため、時間がかかりやすいというデメリットもあります。また、メールでのやり取りが多くなると、重要なメールがほかのメールに埋もれる可能性が高くなることにも注意しましょう。

SMS

SMS(Short Message Service)とは、携帯電話やスマートフォン(スマホ)の電話番号を宛先としてテキストによるメッセージを送信するサービスのことを指します。一般的なメールよりも相手に気付いてもらいやすく、必要な情報を簡潔に伝えられる点は大きなメリットと言えるでしょう。

ただし、SMSは一度に送信できる最大文字数が決まっているため、長文の業務連絡には不向きです。また、文字数によって送信にかかる料金が変動する点にも注意しましょう。

ビジネスチャット

ビジネスチャットとは、チャット機能を備えた企業向けのコミュニケーションツールのことです。ビジネスチャットにはビジネスメールほどのルールはなく、いつでも気軽に連絡しやすいため、情報共有の円滑化・コミュニケーションの活発化が期待できます。タスク管理やファイル共有などの機能を活用すれば、さらなる業務効率の向上にもつながるでしょう。

一方で、ビジネスチャットを導入することにはデメリットもあります。導入・運用にコストがかかる点や、対面でのコミュニケーション機会が減少する恐れがある点に注意しましょう。

LINE

代表的なコミュニケーションアプリであるLINEを、社内の業務連絡ツールとして活用することも少なくありません。プライベートで利用している方も多く、基本的な操作に関する教育を行う手間やコストを削減できるでしょう。通信料以外の使用料がかからないため、運用コストも抑えられます。

ただし、LINEはあくまで個人向けアプリであるため、ビジネスレベルでのセキュリティが担保できない点に注意が必要です。社用スマホをプライベート用と兼用している場合は、アカウントの混用や誤送信により、個人情報や社内情報の漏洩などのセキュリティリスクも高まります。

業務連絡の書き方や注意点

どのツールを使用するにしても、業務連絡を行う際には連絡したい内容が伝わりやすいよう、書き方や注意すべきポイントを意識することが大切です。

◆業務連絡を行う上で押さえておきたい書き方・注意点

  • 重要度や用件を明確にする
  • 返事が必要な場合は明記する
  • ビジネスマナーに配慮する
  • 素早く正確に伝える

ここでは、上記の4つのポイントについて解説します。

重要度や用件を明確にする

使用するツールや連絡の頻度によっては、重要な連絡や緊急性の高い連絡がその他のメッセージに埋もれて見落とされてしまう恐れがあります。重要度・緊急度の高いメールであれば、件名に【緊急】【重要】【至急】など目立つ文言を入れるとよいでしょう。用件が一目で分かるよう、件名を工夫することも効果的です。

返事が必要な場合は明記する

業務連絡の中には、相手の返事が必要なものもあります。返事が必要な場合は、件名に【要返信】などの文言を入れて目立たせるようにしておきましょう。また、「誰が」「いつまでに」「どのような内容を」返信すべきなのか、本文や件名に明記しておくのもおすすめです。

ビジネスマナーに配慮する

業務連絡を行う際には、基本的なビジネスマナーに配慮することも大切です。「敬語を使用する」「内容を簡潔にまとめて伝える」「相手との関係性を考慮する」など、ビジネスシーンに適したやり取りを心がけましょう。

また、ツールに合ったマナー・ルールを守ることも重要です。例えば、メールの場合は「分かりやすい件名にする」「宛名・挨拶文・用件・結びの挨拶・署名の順で書く」などのビジネスマナーを意識するようにしましょう。ビジネスチャットの場合はリアルタイムでのやり取りが基本となるため、簡潔な文章を業務時間内にテンポよく返すことが大切です。

素早く正確に伝える

業務に関する連絡は、なるべく早めに伝えましょう。特に重要度・緊急度が高い連絡や、相手の返信が必要な連絡は早めに伝え、相手が余裕を持って対応できるよう配慮してください。相手が適切な対応を早い段階で取れるよう、最初に結論を正確に伝えることも大切です。

業務連絡の例文

業務連絡を効率よく行うには、毎回の連絡を一から作成するのではなく、基本となるテンプレートをもとに作成することもおすすめです。ここでは、メールでの業務連絡において使用できる例文をシチュエーション別に紹介します。

◆確認の業務連絡テンプレート

件名:【重要】○○社打ち合わせ資料の確認のお願い

○○様

お疲れ様です。○○部の○○です。

今週末の○○社での打ち合わせに使用する資料を作成しました。

本メールに資料を添付いたしましたので、ご確認くださいますようお願いいたします。

添付資料:○○社打ち合わせ資料(○枚)

打ち合わせ日程:○月○日 ○時~

打ち合わせ場所:自社 第○応接室

本日は○時まで社内におりますので、不明な点や修正点などがございましたらいつでもご連絡ください。

どうぞよろしくお願いいたします。

===========
株式会社○○ ○○部
○○
E-mail:~~~~~~
===========

◆催促の業務連絡テンプレート

件名:【至急】働き方に関するアンケート提出のお願い

従業員各位

お疲れ様です。○○部○○です。

先日、働き方に関するアンケートに関するメールをお送りいたしました。

提出していない方は至急提出をお願いいたします。

提出期限:○月○日 ○時

お忙しい時期とは存じますが、ご協力のほどどうぞよろしくお願いいたします。

===========
株式会社○○ ○○部
○○
E-mail:~~~~~~
===========

◆謝罪の業務連絡テンプレート

件名:○○資料作成に関する遅れのお詫び

○○部 ○○部長

お疲れ様です。○○部○○です。

○○の資料につきまして、作成が遅くなり大変申し訳ございません。

完成目標日の確認ミスで進捗が遅れてしまいました。

○○の資料については、○月○日○時までには必ず提出いたします。

今後は再発がないよう、十分に注意いたします。

引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。

===========
株式会社○○ ○○部
○○
E-mail:~~~~~~
===========

業務連絡ツールのおすすめ5選

業務連絡の効率化を図りたい場合は、下記のような業務連絡専用ツールの活用がおすすめです。

◆おすすめの業務連絡ツール5選

  • Chatwork
  • Slack
  • Microsoft Teams
  • Google Chat
  • LINE Works

ここでは、各ツールの特徴やメリット・注意点について解説します。

Chatwork

日本企業が提供するビジネスチャットツール「Chatwork」は、使いやすいだけでなくセキュリティ水準も高いため、安心して利用できます。グループチャット機能のほか、ビデオ通話機能や音声通話機能、タスク管理機能、ファイル管理機能を無料で利用できる点も大きなメリットです。

ただし、無料プランでは利用範囲に制限があります。Chatworkを使ったやり取りが多い場合は、有料版の検討も視野に入れましょう。

参考:Chatwork

Slack

Slack Technology社が開発したビジネスコミュニケーションツール「Slack」の大きな特徴の1つとして、過去の会話やファイルの検索を行いやすいことが挙げられます。有料プランであれば、途中参加した方もグループ内の過去のやり取りをすべて閲覧できるため、これまでの経緯や業務に関わる情報を効率よく伝えられるでしょう。

一方で、参加人数が多くなると情報も多くなり、必要な情報にたどり着くのが難しくなってしまいます。グループやチャンネルを分けて調整し、重要な連絡・情報が埋もれないようにしましょう。

参考:Slack

Microsoft Teams

「Microsoft Teams」は、グループでのチャットやオンライン会議、ファイル共有などを行えるビジネス用のグループウェアです。WordやExcelなどのOfficeアプリとの連携性が非常によく、チームでの共同作業も簡単に行えるため、連絡業務の効率化と併せて本来の業務の効率化も目指せるでしょう。

ただし、Microsoft Teamsは、ほかのビジネス向けチャットアプリと比べて連携できる外部ツールが少ない点に注意が必要です。「検索しにくい」「直感的に操作しにくい」といった意見もあることを押さえておきましょう。

参考:Microsoft Teams

Google Chat

「Google Chat」は、Googleアカウントを持つ個人であれば無料で始められるチャットアプリです。チャットルーム内ではチャットのほか、「Googleドキュメント」「Googleスプレッドシート」の共同編集もできます。これらのツールを利用している企業・チームが導入するメリットは大きいでしょう。ただし、ビジネス利用の場合は利用に制限のないGoogle Workspaceへの加入がおすすめです。

シンプルで使いやすい一方で、「使い方が分かりにくい場所がある」という意見もあります。導入時には社内向けマニュアルを作成するとよいでしょう。

参考:Google Chat

LINE Works

「LINE WORKS」は、個人向けチャットアプリであるLINEと同様の操作性・インターフェイスを持つ企業向けチャットツールです。個人用のLINEと同じようにチャットや通話ができるほか、ファイル共有機能やスケジュール管理・共有機能も整備されています。既読機能があるだけでなく未読者の特定もできるため、再連絡を効率よく行えるでしょう。

LINE WORKSにはメリットも多い一方で、人数が多いと会話が混線し、大切な連絡が埋もれる可能性があることに注意が必要です。テーマや連絡の種類ごとにグループを分ける、ノート機能を活用するなどの工夫が必要となるでしょう。

参考:LINE Works

業務連絡ツールの導入では比較検討が重要

仕事についての報告や相談などを行う業務連絡は、仕事を進める際のコミュニケーションとして非常に重要です。業務連絡には電話やメールが主に使われていますが、業務連絡の効率化が可能なツールも複数あります。使いやすい機能がそろっているChatworkやメッセージの検索性が高いSlackなど、ツールによって特徴は異なるので、業務連絡ツールを導入する際は自社に合ったものを比較検討しましょう。


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