- 更新日 : 2024年7月3日
ビジネスチャットツールとは？無料から使えるおすすめ7選を比較！
リアルタイムで気軽に社内・社外の人とコミュニケーションを取りたい場合は、ビジネスチャットツールを活用すると便利です。メールではなくチャット機能を使うことで、自然でスムーズな意思疎通を図れます。
ビジネスチャットツールには複数の種類があり、使用できる機能や操作感が異なります。各ツールの特徴や主な機能について解説するので、ビジネスチャットツールを導入したい方はぜひ参考にしてください。
目次
ビジネスチャットツールとは？
ビジネスチャットツールとは、社内や取引先とのコミュニケーション活性化を目的として開発されたツールのことです。リアルタイムで文面のやりとりができるチャット機能により、会話に近い感覚で自然なコミュニケーションが取れます。
ビジネスチャットツールは、ビジネスの活発化や社内コミュニケーションの課題を解決できるツールとして注目されています。
メールとの違い
社内のコミュニケーション手段として、「メール」も活用されています。
ビジネスチャットツールとメールの違いは、主に下記の3点です。
リアルタイム性があるか
ビジネスチャットツールはメッセージの内容確認を素早く行えます。一方でメールは、メール送信からメールボックスへの格納、相手のメール開封という手順を踏むため、リアルタイムのコミュニケーションには向きません。
複数人の相互コミュニケーションに利用できるか
ビジネスチャットツールには複数人が相互にコミュニケーションを取れる機能があります。メールは基本的に一方通行の連絡手段であり、多人数のコミュニケーション手段には適しません。
重要事項の伝達に向いているか
ビジネスチャットツールは日常的な交流に活用し、やりとりの数も多くなりやすいので、重要事項の伝達には向きません。メールはやりとりをメールボックス内に残せる方法であり、重要事項の通達に向いています。
ビジネスチャットツールは社内での気軽なコミュニケーションや簡易的な連絡に使用しましょう。相手に必ず確認してほしい重要事項の伝達にはメールを使用するなど、使い分けることでビジネスでのコミュニケーションを円滑に行えます。
ビジネスチャットツールを利用するメリット
ビジネスチャット導入を検討する際は、ツールの利用によってどのような効果やビジネス上のメリットがあるかを理解することが重要です。
ビジネスチャットツールを利用する主なメリット4つを解説します。
スピーディーな報連相
ビジネスチャットツールを導入すると、社内のスピーディーな報連相が実現できます。
報連相は「報告」「連絡」「相談」をまとめたビジネス用語で、ビジネスを円滑に進めるために欠かせない3つのコミュニケーションです。
ビジネスチャットツールは情報を端的に伝えられるので、密な報連相を行えます。業務の進捗状況を連絡するときや、トラブル・悩みを相談したいときに、チャットで素早く共有することで業務効率化やトラブルへの早期対処につなげられます。
リアルタイムな情報共有
ビジネスチャットツールはメッセージのやりとりにより、リアルタイムな情報共有ができる点がメリットです。
従来の主なコミュニケーション手段であった対面・メールでは、素早い情報共有が難しい場合があります。対面は相手と会う手間がかかり、メールは相手が内容をすぐに確認するとは限らない点がデメリットです。
ビジネスチャットツールは相手がチャットにログインしていればすぐに内容を確認できるため、リアルタイムな情報共有に適しています。緊急を要する情報も素早く共有でき、迅速な対応を取れるようになるでしょう。
タスク管理・ファイル管理
ビジネスチャットツールはプロジェクトごとにチャットルームを作ることができ、業務のタスク管理に活用可能です。
製品によっては専用のタスク管理機能が備わっているケースもあります。タスク管理機能で「誰が・何を・いつまでに行う」という進捗状況の共有を行えば、チーム全体の作業効率を高められるでしょう。
また、ファイル管理機能が備わっている製品では共有済みファイルの検索や削除ができ、ツール上でファイルの適切な管理が行えます。
高いセキュリティ
ビジネスチャットツールは、アカウントの2段階認証やデータ暗号化など高いセキュリティを備えた製品が多く、情報漏洩リスクを抑えられます。
業務上のコミュニケーションでは、社内のみに留めるべき重要情報について相談したり、プレゼン資料の共有をしたりするケースが少なくありません。
ビジネスチャットツールは高いセキュリティ機能により、日常的なコミュニケーションだけでなく、重要性が高い情報の共有にも活用できます。
ビジネスチャットツールの主な機能
ビジネスチャットツールは1on1の標準的なチャット機能以外にも、さまざまな機能が備わっています。製品によって機能は異なるため、自社に必要な機能を把握しておくとよいでしょう。
ビジネスチャットツールの主な機能を4つ紹介します。
グループチャット
グループチャットは、複数人が集まってチャットができる機能です。基本的には管理者がチャットグループを作成し、招待を受けたメンバーがグループに参加する流れでグループチャットを利用します。
チャットグループはプロジェクトチーム単位や部門単位で作成することが多く、業務についての報連相や簡単な会議が行える点が魅力です。チーム全体のコミュニケーション活性化・業務効率化につながります。
ファイル共有・管理
ファイル共有・管理は、ファイルをチャット上で共有し、許可したユーザーは誰でもファイルの閲覧や編集を行えるようにする機能です。文書・画像・動画・音声などのさまざまなファイルを共有できて、グループメンバーに閲覧してもらったり、共同編集で資料の完成度を高めたりする使い方ができます。
なお、ファイル共有・管理機能でファイルをアップロードする際はストレージ容量を使用します。ストレージ容量が小さいとアップロードできるファイルの全体サイズも小さくなるため、ビジネスチャットツールを選ぶときは十分なストレージ容量があるかを確認しましょう。
タスク管理
ビジネスチャットツールのタスク管理は、チャット画面上でタスクの管理・確認が行える機能です。タスクの担当者・内容・期限などが表示されて、業務の漏れや重複を防ぎやすくなります。
ビジネスチャットツールでタスク管理を行うと、タスク管理ツールを別個に導入する必要がなくなり、社員が複数のツールを確認して回る手間もかかりません。担当者が自分のやるべきタスクを確認したり、タスク管理者が進捗状況を把握したりが効率的に行えます。
音声・ビデオ通話
音声・ビデオ通話は、テキストチャットから音声・ビデオ通話への切り替えができる機能です。「テキストチャットだけでは用件を伝えにくい」「相手の顔・表情を見て話す必要がある」というケースで役立ちます。
ビジネスチャットツールの音声・ビデオ通話機能は、社内コミュニケーションや業務管理だけでなく、オンライン会議・面接・営業にも活用できます。
無料から使えるビジネスチャットツールを比較
ビジネスチャットツールには無料で利用できる製品や、利用料金がかかる製品・プランなど、さまざまなツールが存在します。
ビジネスチャットツール選びでは、まずは無料で使える製品を試してみることがおすすめです。
以下では、無料から使えるビジネスチャットツールを7つ紹介します。
Chatwork（チャットワーク）
Chatworkは、国内の中小企業で幅広く利用されているツールです。3つの料金プランがあり、「フリー」プランは無料で利用期間の制限なく使えます。
Chatworkの「フリー」プランで利用できる主な機能は下記の通りです。
- グループチャット
- タスク管理・ファイル共有
- メッセージ閲覧（直近40日・最新5,000件まで）
- メッセージ検索（最大200件まで）
- ビデオ通話・音声通話（1on1のみ）
など
ChatworkはチャットログやUIの表示が分かりやすく、初めて利用する方でも直感的に操作・活用できます。
Microsoft Teams（マイクロソフト チームス）
Microsoft Teamsは、共同作業の効率化を促進するためにMicrosoft社が開発したツールです。一般法人向けプランは有料であるものの、1か月の無料期間が用意されています。
Microsoft Teamsの主な機能は下記の通りです。
- グループチャット
- ファイル共有
- 画面共有
- ビデオ通話・音声通話
- Mtcrosoft製品の共同編集
など
なお、無料期間終了後もMicrosoft Teamsを継続使用するには、有料プランへ移行する必要がある点に注意してください。
ビデオ会議、ミーティング、通話 | Microsoft Teams
LINE WORKS（ラインワークス）
LINE WORKSは、SNSのLINEと同じような使い勝手で利用できるツールです。3種類の利用料金があり、「フリー」は無料かつ利用期間の制限なしで使えます。
LINE WORKSの「フリー」プランで利用できる主な機能は下記の通りです。
- グループチャット
- 掲示板
- タスク管理
- 画面共有
- ビデオ通話・音声通話（1on1は制限なし、グループは60分・4人まで）
など
なお、LINE WORKSはLINEとは別のサービスです。アカウントの認証方法が異なるため、LINEユーザーの方も仕事とプライベートを分けてLINE WORKSを利用できます。
LINE WORKS: LINEとつながる唯一のビジネスチャット
Workplace（ワークプレイス）
Workplaceはmeta社が提供するツールであり、Facebookとデザインが似ている点が特徴です。料金プランは有料版の「Core Plan」のみであるものの、30日間の無料期間が用意されています。
Workplaceの主な機能は下記の通りです。
- グループチャット
- ニュースフィード表示
- 情報ライブラリ
- コメント
- ビデオ通話・音声通話
など
無料期間終了後は有料版に移行する必要があるものの、役に立つ機能が揃っていてビジネスチャットの利便性を高められます。
ビジネス向けコラボレーションツール | Workplace from Meta
Slack（スラック）
Slackは、国内・国外のさまざまな大手企業で導入されているツールです。料金プランは無料版の「フリー」を含め5種類が用意されているので、各企業のニーズに合わせて適切なプランを選べます。
Slackの「フリー」プランで利用できる主な機能は下記の通りです。
- グループチャット
- ファイル共有
- メッセージ検索（最大90日分）
- アプリ連携（最大10件）
- ビデオ通話・音声通話（1on1のみ）
など
Slackの「フリー」プランは主要な機能を網羅しているだけでなく、アプリ連携機能による拡張性の高さも魅力です。
Slack はニーズに応えるプロダクティビティプラットフォーム
Talknote（トークノート）
Talknoteは、組織の情報共有やデータ蓄積などをサポートできるツールです。料金プランは要相談となっているものの、14日間の無料トライアルが用意されています。
Talknoteの主な機能は下記の通りです。
- ノート
- メッセージ
- 組織スコアの可視化
- オーバーワーク検知
- タスク管理
など
Talknoteの機能は、文書を書くような感覚で情報発信ができる「ノート」がメインです。チャットは「メッセージ」という機能で提供されていて、グループでの利用にも対応しています。
WowTalk（ワウトーク）
WowTalkは、社内のコミュニケーションや情報共有に便利な機能を搭載したツールです。料金プランは14日間の「無料トライアル」と、3種類の有料プランが用意されています。
WowTalkの「無料トライアル」プランで利用できる主な機能は下記の通りです。
- トーク
- 掲示板
- タスク管理・ファイル共有
- 安否確認
- ビデオ通話・音声通話
など
トーク機能がチャットとなっていて、気軽なコミュニケーションから業務連絡まで活用できます。安否確認にも対応していて、BCP対策を兼ねられる点も特徴です。
【WowTalk】ビジネスチャットでコミュニケーション活性化
ビジネスチャットツールの選び方
ビジネスチャットツールを選ぶときは、3つのポイントを押さえましょう。
導入目的に合っているか
「社内のコミュニケーションを活性化したい」「業務効率化を図りたい」など、ビジネスチャットツールの導入目的は企業によって異なります。ツールの導入目的を明確化して、導入目的に合っているかを検討すると、満足度の高い製品を選べます。
必要な機能が備わっているか
ビジネスチャットツールは製品やプランごとに機能面の差があります。自社に必要な機能が備わっているかを重視して製品・プランを選びましょう。ただし、機能豊富な製品は月額費用が高額になる傾向があるので、コストパフォーマンスの確認も大切です。
セキュリティ性が高いか
ビジネスチャットツールは重要書類・情報のやりとりに使うことがあるため、セキュリティ性の高さを確認してください。2段階認証・通信暗号化・アクセス制限といったセキュリティ対策はもちろん、ISO 27001などの情報セキュリティ規格を取得しているかの確認もおすすめです。
ビジネスチャットツール利用時のマナー
ビジネスチャットツールは便利である一方で、利用時にはマナーやルールを守る必要があります。
最後に、ビジネスチャットツール利用時のマナーを「社内利用時」「社外利用時」のケースに分けて解説します。
社内利用時のマナー
社内利用時の主なマナーを5つ紹介します。
- チャット上でもビジネスマナーを守る
- 返信は早めに行う
- 伝えたい内容を簡潔に、分かりやすく書く
- 全体向けのメッセージにもなるべく反応をする
- グループチャットでは返信相手を明確にする
また、社内利用時にはビジネスチャットの利用ルールを定めましょう。「ビジネスチャットの利用時間は業務時間中のみにする」「プロフィールに本名・役職・部署を登録する」などのルールを決めると、業務で活用しやすくなります。
社外利用時のマナー
取引先や顧客など、社外とのコミュニケーションでビジネスチャットを利用するときは、下記のマナーを守ります。
- 相手に失礼のない言葉遣いを守る
- 返信は早めに行う
- 相手が知りたい情報を最初に伝える
- 個人情報などのプライバシー保護を意識する
ビジネスチャットの社外利用時は、特に返信を素早く行うことが大切です。すぐに回答できない場合でも「現在確認しております」のように、メッセージを確認したことを相手に伝えましょう。
業務効率化にもビジネスチャットツールの活用を
ビジネスチャットツールを導入すると、リアルタイムのやりとりを行うことができ、業務の効率化やコミュニケーションの活性化に役立ちます。さらに、タスク管理やファイル共有、ビデオ会議機能などビジネスチャットツールで活用できる機能は幅広く、進捗管理にも便利です。
どのような機能を使いたいかを考えた上で、各ルーツの無料プランで操作感を確かめながら、ビジネスチャットツールの導入を進めましょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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